Περιεχόμενο

• Βήματα

Η έκφραση ευγνωμοσύνης στους πελάτες σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αναπτύξετε ισχυρές σχέσεις και να κάνετε τους ανθρώπους να επιστρέφουν, ανεξάρτητα από τον τύπο της επιχείρησής σας. Κάθε ευχαριστήριο γράμμα που γράφετε πρέπει να είναι μοναδικό, οπότε δεν υπάρχει σχέδιο που πρέπει να ακολουθήσετε, αλλά υπάρχουν ορισμένες οδηγίες που μπορείτε να λάβετε υπόψη για να διασφαλίσετε ότι η επιστολή σας επιτυγχάνει τον στόχο. Συνεχίστε να διαβάζετε το άρθρο εάν θέλετε να μάθετε πώς να γράψετε μια εξαιρετική ευχαριστήρια επιστολή για να δείξετε ότι εκτιμάτε τους πελάτες σας.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Σύνταξη της επιστολής

1. 

   Στο χαιρετισμό, γράψτε σωστά το όνομα του πελάτη. Πολλές έρευνες αγοράς διαπίστωσαν ότι σχεδόν όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται σε πελάτες είναι μερικές φορές αναποτελεσματικά εάν το όνομα του πελάτη δεν είναι σωστά γραμμένο. Είναι εξαιρετικά σημαντικό η ορθογραφία που χρησιμοποιείται από τον πελάτη να χρησιμοποιείται στην κεφαλίδα μιας επιστολής ευχαριστιών στον καταναλωτή.Παράδειγμα:Αγαπητέ κύριε Σούζα,

2. 

   
   
   Προσδιορίστε τον λόγο για το ευχαριστήριο σημείωμα. Κάντε το όσο πιο ξεκάθαρο γίνεται. Το να πεις κάτι απλό όπως "ευχαριστώ για την αγορά" είναι εντάξει, αλλά είναι χρήσιμο να προσδιορίσεις τι αγόρασε ο αγοραστής και πώς θα / θα παραδοθεί. Αυτό βοηθά τον οδηγό να επιστρέψει στη σχέση του με την εταιρεία σας.Παράδειγμα:Αγαπητέ κύριε Σούζα,Σας ευχαριστώ πολύ που συμμετείχατε στα εγκαίνια του καταστήματός μας στη Rua São Paulo, 157.
   • Αυτή είναι μια στιγμή που πρέπει να είστε ειλικρινά ευγνώμονες. Είναι σκόπιμο να προσθέσετε μερικές γραμμές που αναφέρονται σε μια συνομιλία που είχατε με τον πελάτη.
   • Κάντε το καλύτερο δυνατό για να αποτρέψετε το ηχητικό μήνυμα να ηχηθεί ή να κάνετε τον πελάτη να σκεφτεί ότι το ίδιο ευχαριστήριο μήνυμα αποστέλλεται σε εκατό άτομα.

3. 

   
   
   Συμπεριλάβετε μερικές συμπληρωματικές γραμμές. Όταν γράφετε μια ευχαριστήρια επιστολή προς τους πελάτες, έχετε την κατάλληλη ευκαιρία να κάνετε κάποιες επιπλέον ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης αισθάνεται ότι ικανοποιούνται οι ανάγκες του. Η καλή παρακολούθηση των πελατών συχνά κάνει τους πελάτες να καταναλώνουν ξανά, αυξάνοντας την κερδοφορία μιας επιχείρησης. Δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε πολύ με αυτό το είδος συνοδείας σε μια ευχαριστήρια σημείωση. αλλά το να είσαι προσεκτικός στις ανάγκες των καταναλωτών είναι το κύριο μέρος της εξυπηρέτησης του κοινού.ΠαράδειγμαΑγαπητέ κύριε Souza, Σας ευχαριστώ πολύ που συμμετείχατε στα εγκαίνια του καταστήματός μας στη Rua São Paulo, 157.Χάρη σε εσάς και σε όλους τους πελάτες σαν εσάς, που μοιράζεστε το πάθος για δημιουργικά προϊόντα, αυτή ήταν η μεγαλύτερη μας εγκαίνια στην ιστορία της εταιρείας "
   • Αναφέρετε την επιθυμία σας ότι ο πελάτης είναι ευχαριστημένος με την αγορά και ότι είστε διαθέσιμοι εάν έχει οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή προβλήματα.
   • Ρωτήστε τον πελάτη εάν υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την ικανοποίηση των πελατών.

4. 

   
   
   Συμπεριλάβετε την επωνυμία σας. Είναι σχεδόν πάντα χρήσιμο να παρουσιάζετε το όνομα της εταιρείας, το λογότυπο ή άλλες πληροφορίες σχετικά με το εμπορικό σήμα στην επιστολή ευχαριστίας προς τον πελάτη. Και πάλι, αυτό τονίζει την προβολή της επιχείρησης.ΠαράδειγμαΑγαπητέ κύριε Souza, Σας ευχαριστούμε πολύ που συμμετείχατε στα εγκαίνια του καταστήματός μας στο Rua São Paulo, 157. Χάρη σε εσάς και σε όλους τους πελάτες σαν εσάς, που μοιράζονται το πάθος τους για δημιουργικά προϊόντα, αυτή ήταν η μεγαλύτερη μας εγκαίνια στην ιστορία της εταιρείας.Πάνω από χίλια άτομα, όπως και εσείς, ήρθαν να πω γεια και να ρίξουν μια ματιά στο νέο μας κατάστημα, και δεν μπορούμε να σας καλωσορίσουμε στη νεότερη τοποθεσία μας. Επιστρέψτε για να μας επισκεφτείτε σύντομα. θα θέλαμε να σας ξαναδούμε!
   • Εάν γράφετε μια ευχαριστήρια επιστολή σε χαρτί, φροντίστε να αναφέρετε το όνομα της επιχείρησής σας.
   • Εάν θέλετε να γράψετε την ευχαριστήρια επιστολή σας στο επιστολόχαρτο, το λογότυπο της εταιρείας σας θα είναι ορατό, επομένως δεν χρειάζεται να αναφέρετε το όνομα στο σώμα του κειμένου.
   • Εάν η ευχαριστήρια αποστολή αποστέλλεται ως e-mail, το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας πρέπει να εμφανίζονται κάτω από την υπογραφή σας.

5. 

   Χρησιμοποιήστε το σωστό κλείσιμο. Πρέπει να εναρμονίζεται με τη σχέση που έχει δημιουργηθεί με τον πελάτη και με την προσωπικότητα που θέλετε να προβάλλετε από την επιχείρησή σας. Για παράδειγμα, το "Ειλικρινά", το οποίο είναι περιστασιακά πολύ επίσημο, μπορεί να αντικατασταθεί από το "Φροντίστε" ή άλλο παρόμοιο άτυπο συμπέρασμα, εάν είναι δυνατόν. Άλλα συμπεράσματα που είναι προσανατολισμένα προς τις επιχειρήσεις είναι επίσης δημοφιλή για να κάνουν αυτά τα γράμματα να ακούγονται προσωπικά.Παράδειγμα:Αγαπητέ κύριε Souza, Σας ευχαριστούμε πολύ που συμμετείχατε στα εγκαίνια του καταστήματός μας στη Rua São Paulo, 157. Χάρη σε εσάς και σε όλους τους πελάτες σαν εσάς, που μοιράζονται το πάθος τους για δημιουργικά προϊόντα, αυτή ήταν η μεγαλύτερη μας εγκαίνια στην ιστορία της εταιρείας. Περισσότερα χιλιάδων ανθρώπων, όπως και εσείς, σταμάτησαν να πω γεια και να ρίξουμε μια ματιά στο νέο μας κατάστημα, και δεν μπορούμε να σας καλωσορίσουμε περισσότερο στη νεότερη τοποθεσία μας. Επιστρέψτε για να μας επισκεφτείτε σύντομα. θα θέλαμε να σας ξαναδούμε! Με ευγνωμοσύνη για την ευγενική σας υποστήριξη,

6. 

   Υπογράψτε το γράμμα με το χέρι. Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε τη δική σας υπογραφή για να κλείσετε το σπίτι. Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις συχνά αγωνίζονται με την ιδέα του πώς να κάνουν μια επίσημη επιστολή να φαίνεται προσωπική. Ακόμη και μια μηχανογραφημένη υπογραφή είναι σχεδόν πάντα καλύτερη από ένα δακτυλογραφημένο όνομα, καθώς αυτό κάνει την επιστολή να φαίνεται ότι έχει σταλεί αυτοπροσώπως.Παράδειγμα:Αγαπητέ κύριε Souza, Σας ευχαριστούμε πολύ που συμμετείχατε στα εγκαίνια του καταστήματός μας στη Rua São Paulo, 157. Χάρη σε εσάς και σε όλους τους πελάτες σαν εσάς, που μοιράζονται το πάθος τους για δημιουργικά προϊόντα, αυτή ήταν η μεγαλύτερη μας εγκαίνια στην ιστορία της εταιρείας. Περισσότερα χιλιάδων ανθρώπων, όπως και εσείς, σταμάτησαν να πω γεια και να ρίξουμε μια ματιά στο νέο μας κατάστημα, και δεν μπορούμε να σας καλωσορίσουμε περισσότερο στη νεότερη τοποθεσία μας. Επιστρέψτε για να μας επισκεφτείτε σύντομα. θα θέλαμε να σας ξαναδούμε! Με ευγνωμοσύνη για την ευγενική σας υποστήριξη,Carla Ribeiro, «Ιδρυτής και διαχειριστής CartaCriativa

Μέρος 2 από 3: Χρήση του σωστού τόνου

1. 

   Αντισταθείτε στην επιθυμία να προωθήσετε ξανά την επιχείρησή σας. Γράφετε την επιστολή για να ευχαριστήσετε τον πελάτη σας που συνεργάζεται μαζί σας, επομένως δεν είναι πλέον απαραίτητο να υποβάλετε το άτομο σε περαιτέρω διαφημίσεις. Πάρτε έναν φιλικό τόνο σε αυτό το σημείο. Κάντε τον πελάτη να αισθάνεται σαν κάποιος στο σπίτι.
   • Φράσεις όπως "ελπίζουμε να συνεργαστούμε ξανά μαζί σας" ακούγονται σαν κλισέ. καλύτερα να τα αφήσετε στην άκρη .. Μην πείτε τίποτα που δεν θα λέγατε σε έναν γνωστό.
   • Μην συμπεριλάβετε την προώθηση ενός προϊόντος, την αναφορά μελλοντικών πωλήσεων ή οτιδήποτε άλλο θα μπορούσε να ερμηνευτεί ως διαφήμιση.

2. 

   Στείλτε την επιστολή με πραγματικό γραμματόσημο. Ακόμα κι αν πρόκειται να στείλετε δεκάδες επιστολές, είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιήσετε ψηφιακό σύστημα ταχυδρομικών τελών. Αυτό αποκαλύπτει ότι αυτό το ευχαριστήριο γράμμα είναι ένα από τα πολλά και θα κάνει τον πελάτη να αισθάνεται λιγότερο ξεχωριστό. Στην πραγματικότητα, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι η ευχαριστήρια επιστολή σας μπορεί να καταλήξει στα σκουπίδια μαζί με άλλη άχρηστη αλληλογραφία.

3. 

   Γράψτε επίσης τη διεύθυνση χειροκίνητα, εάν είναι δυνατόν. Και πάλι, όσο πιο εξατομικευμένη είναι η ευχαριστήρια σημείωσή σας, τόσο καλύτερα θα λάβετε. Εάν δεν έχετε χρόνο να απευθυνθείτε στους φακέλους, ζητήστε από κάποιον να το κάνει. Ακόμα κι αν δεν είστε το άτομο που απευθύνεται μόνοι σας στα γράμματα, ο πελάτης θα εντυπωσιαστεί όταν βλέπει ένα χειρόγραφο φάκελο.

4. 

   Δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας και είστε ανοιχτοί στην επικοινωνία. Βεβαιωθείτε ότι ο αριθμός τηλεφώνου και η διεύθυνσή σας περιλαμβάνονται στην αλληλογραφία και ενθαρρύνετε τον καταναλωτή να επικοινωνήσει μαζί σας ανά πάσα στιγμή. Εάν επικοινωνήσει πραγματικά μαζί σας, ετοιμαστείτε να καλύψετε άμεσα τις ανάγκες του.

Μέρος 3 από 3: Επιλογή της σωστής μορφής

1. 

   Γράψτε το γράμμα με το χέρι. Η εκτύπωση τυπικής επιστολής είναι σχεδόν ίδια με την αποστολή διαφημιστικού φυλλαδίου στον πελάτη σας. Αντί να κάνει τον πελάτη σας να αισθάνεται ξεχωριστό και εκτιμημένο, η επιστολή σας μπορεί να έχει το αντίθετο αποτέλεσμα και να προκαλέσει ενόχληση. Προσπαθήστε να γράψετε ευχαριστίες ξεχωριστά στο δικό σας χειρόγραφο.
   • Εάν έχετε πάρα πολλά ευχαριστήρια σημειώματα για να γράψετε και δεν νομίζετε ότι θα μπορείτε να γράψετε το καθένα μόνοι σας και με το χέρι, ζητήστε από κάποιον άλλο να σας βοηθήσει. Ο χρόνος που απαιτείται για να τις γράψετε ξεχωριστά δεν θα ήταν μάταιος.
   • Εάν είναι αδύνατο να γράψετε όλα τα γράμματα με το χέρι, θα πρέπει να βρείτε έναν διαφορετικό τρόπο για να τα εξατομικεύσετε. Τουλάχιστον, το όνομα και η πραγματική υπογραφή του πελάτη πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε ευχαριστήριο σημείωμα.
   • Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως είναι σκόπιμο να γράψετε ένα ευχαριστήριο email αντί να στείλετε μια χειρόγραφη σημείωση. Αυτό μπορεί να είναι κατάλληλο όταν έχετε μια προσωπική σχέση με τον πελάτη. Το κλειδί είναι να διασφαλιστεί ότι το email είναι εξατομικευμένο και ειλικρινές. Εάν υπάρχει πιθανότητα το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να είναι λάθος για μια διαφήμιση, στείλτε μια χειρόγραφη σημείωση.

2. 

   Επιλέξτε επιστολόχαρτο για την ευχαριστήρια επιστολή σας. Τόσο οι ευχαριστήριες κάρτες όσο και το επιστολόχαρτο με το λογότυπο της εταιρείας είναι κατάλληλα για μια εταιρική ευχαριστήρια επιστολή. Εάν πρέπει να γράψετε μερικές σημειώσεις, μια κομψή κάρτα ευχαριστιών, όπως αυτές που βρίσκετε στους σταθμούς, θα κάνει τους πελάτες σας να αισθάνονται ότι έχουν κάποια προτεραιότητα. Διαφορετικά, χρησιμοποιήστε το απόθεμα καρτών με το λογότυπο της εταιρείας στην κεφαλίδα.
   • Αποφύγετε τη χρήση απλού χαρτιού για μια ευχαριστήρια επιστολή.
   • Επιλέξτε ευχαριστήριες κάρτες που θα ήταν κατάλληλες για αποστολή σε οποιοδήποτε επιχειρηματικό περιβάλλον. Εάν η επιχείρησή σας είναι περίεργη και διασκεδαστική, είναι εντάξει να χρησιμοποιείτε πολύχρωμες κάρτες που αντιπροσωπεύουν την εταιρεία σας με τον τρόπο που θέλετε να εκπροσωπείται. Αποφύγετε τη χρήση καρτών με ακατάλληλες ή εξαιρετικά προσωπικές εικόνες ή μηνύματα.

3. 

   Σκεφτείτε να στείλετε ένα δώρο. Εάν θέλετε να προχωρήσετε ακόμη περισσότερο για να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας, μπορείτε να στείλετε μια μικρή υπενθύμιση μαζί με την επιστολή. Αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο, αλλά για τους ειδικούς πελάτες μπορεί να είναι το σωστό. Το δώρο πρέπει να είναι μικρό και χρήσιμο και μπορεί να αντιπροσωπεύει τις υπηρεσίες που προσφέρει η εταιρεία σας ή κάτι που δεν έχει καμία σχέση με την επιχείρησή σας, αλλά επαγγελματικό στη φύση.
   • Οι μικρές ιδέες για δώρα είναι σελιδοδείκτες, μαγνήτες, καραμέλες, μπλουζάκια ή πιστοποιητικό δώρων.
   • Η αξία του δώρου δεν μπορεί να υπερβαίνει τα 25 $ - 50 $. Στην πραγματικότητα, ορισμένες εταιρείες έχουν δεοντολογικές πολιτικές που τους εμποδίζουν να δέχονται ακριβά δώρα.