Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές

Η υποβολή αντιγράφων ιατρικών αρχείων είναι πολύ σημαντική, καθώς αυτά τα έγγραφα μπορεί να είναι χρήσιμα εάν αποφασίσετε να συμβουλευτείτε άλλους γιατρούς, πρέπει να τα δείτε στο νοσοκομείο, να αρρωστήσετε ενώ ταξιδεύετε ή να μετακινηθείτε σε άλλη τοποθεσία. Η συστηματική οργάνωση των έντυπων και ψηφιακών αντιγράφων αυτών των εγγραφών μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο και να εξασφαλίσει καλύτερη ιατρική περίθαλψη. Μελέτες δείχνουν ότι οι καρδιακοί ασθενείς που τηρούν ιατρικά αρχεία λαμβάνουν καλύτερη φροντίδα, καθώς οι γιατροί έχουν πρόσβαση σε ολόκληρο το ιστορικό υγείας τους. Αυτό ισχύει επίσης για άτομα που πάσχουν από άλλες χρόνιες ασθένειες όπως ο καρκίνος, ο διαβήτης και η αρθρίτιδα.

Βήματα

Μέρος 1 από 2: Οργάνωση έντυπων αντιγράφων

1. 

   
   
   Ζητήστε από τους υπεύθυνους της ιατρικής μονάδας πρόσβαση σε αυτά τα αρχεία. Το πρώτο βήμα στην οργάνωση ιατρικών αρχείων είναι η συλλογή όσο το δυνατόν περισσότερων (έντυπων) αντιγράφων της θεραπείας και της διάγνωσης με γιατρούς, νοσοκόμες, χειροπράκτες, φυσιοθεραπευτές, ψυχολόγους κ.λπ. Ο νόμος εγγυάται το δικαίωμα πρόσβασης σε ορισμένες πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της υγείας σας.
   • Να είστε ευγενικοί και υπομονετικοί όταν παραγγέλνετε αντίγραφα αυτών των αρχείων. Ενημερώστε ότι θέλετε να δημιουργήσετε το δικό σας δίσκο. Ορισμένοι γιατροί και νοσοκομειακά κέντρα μπορεί να διστάζουν να επιτρέψουν την πρόσβαση σε αυτά τα έγγραφα λόγω φόβου για πιθανή ιατρική αμέλεια.
   • Οι καταχωρίζοντες ενδέχεται να χρειαστούν λίγο χρόνο για να τους οργανώσουν, καθώς υπάρχει πιθανότητα να μην βρίσκονται σε ένα αρχείο. Εάν ναι, κλείστε ραντεβού για να επιστρέψετε στην τοποθεσία αργότερα.
   • Ο ιατρικός φάκελος συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες που επισημαίνονται από κάθε γιατρό και νοσοκομείο όπου είδατε, σε ένα μόνο αρχείο.
   • Ο νόμος εγγυάται την πρόσβαση του ασθενούς στις περισσότερες πληροφορίες για την υγεία (ιατρικά αρχεία, εικόνες, αποτελέσματα δοκιμών, οικονομικά αρχεία κ.λπ.). Ωστόσο, ορισμένα δεδομένα είναι εμπιστευτικά, όπως ψυχικές εκτιμήσεις (σημειώσεις από επαγγελματία ψυχικής υγείας κατά τη διάρκεια της θεραπείας) και έγγραφα για χρήση σε αστικές ή ποινικές διαδικασίες.

2. 

   
   
   Φυλάξτε ένα αντίγραφο όλων των εγγράφων. Μόλις λάβετε τις επιθυμητές πληροφορίες από το νοσοκομείο, δημιουργήστε ένα αντίγραφο όλων. Το ιστορικό πρέπει να περιέχει αντίγραφα των αποτελεσμάτων όλων των εργαστηριακών εξετάσεων και εξετάσεων, διαγνώσεων, αναφορών σχετικά με τη θεραπεία, ακτινολογιών, δηλώσεων ασφάλισης υγείας και ιατρικών συστάσεων από όλα τα νοσοκομεία που επισκέπτονται. Είναι πιθανώς η ομάδα υποστήριξης που θα αντιγράψει τα πρωτότυπα έγγραφα.
   • Αν και παραδίδονται όλα τα απαραίτητα έγγραφα, τα πρωτότυπα αρχειοθετούνται στα ίδια τα ιατρικά ιδρύματα. Να γνωρίζετε ότι οι ασθενείς δικαιούνται νόμιμα μόνο αντίγραφο.
   • Τα νοσοκομεία δικαιούνται να χρεώσουν τέλη γι 'αυτά, οπότε φροντίστε να ρωτήσετε την τιμή. Ενδεχομένως θα χρεωθεί μια χρέωση για κάθε σελίδα ή ένα σταθερό τέλος για την εκτύπωση ολόκληρου του αρχείου.
   • Θα χρειαστεί πιθανώς να υπογράψετε μια φόρμα εξουσιοδότησης σε κάθε κλινική που ζητά ιατρική εγγραφή.

3. 

   
   
   Οργανώστε αντίγραφα τοποθετώντας τα σε ένα φάκελο. Κατά τη λήψη ιατρικού ιστορικού, διαχωρίστε τα σε διαφορετικούς φακέλους για κάθε νοσοκομείο ή γιατρό που συμβουλεύτηκε. Στη συνέχεια, οργανώστε το καθένα με χρονολογική σειρά, από την πρώτη επίσκεψη στην πιο πρόσφατη. Αυτός ο τύπος οργάνωσης κάνει συγκεκριμένες πληροφορίες να βρεθούν γρήγορα και εύκολα. Μπορείτε να τρυπήσετε τρεις οπές στην αριστερή άκρη των φύλλων και να τις τοποθετήσετε σε ένα συνδετικό τριών δακτυλίων ή να χρησιμοποιήσετε ένα σπειροειδές σημειωματάριο για να αρχειοθετήσετε αυτά τα έγγραφα (με διαχωριστικά για κάθε μέλος της οικογένειας ή μεμονωμένο συνδετικό για κάθε ένα).
   • Χρησιμοποιήστε διαφορετικά χρωματιστά διαχωριστικά για να προσδιορίσετε κάθε γιατρό ή νοσοκομείο. Επίσης, τακτοποιήστε τα ονόματα των γιατρών με αλφαβητική σειρά.
   • Ενισχύστε τους δακτυλίους στο φάκελο συνδέσμου όπου είναι αποθηκευμένα τα έγγραφά σας, ειδικά εάν έχει αναλυθεί πολύ συχνά.
   • Τα έγγραφα που σχετίζονται με την αίτηση και την πληρωμή της σύμβασης πρέπει να φυλάσσονται για περίοδο τουλάχιστον πέντε ετών και φορολογικές δηλώσεις για τουλάχιστον επτά έτη.

4. 

   Δημιουργήστε ένα ευρετήριο, χρησιμοποιώντας έναν υπολογιστή επεξεργαστή κειμένου, για να οργανώσετε ιατρικά αρχεία. Αυτή η δυνατότητα περιγράφει τις πληροφορίες με χρονολογική ή αλφαβητική σειρά, κάνοντας την αναζήτηση δεδομένων πολύ πιο εύκολη. Εκτυπώστε το ευρετήριο σε πιο στιβαρό χαρτί για να αποφύγετε το σχίσιμο ή τη φθορά.
   • Επιλέξτε μια μεγάλη, ευανάγνωστη γραμματοσειρά για τη σελίδα ευρετηρίου: τίποτα φανταχτερό ή καλλιτεχνικό (θυμηθείτε, αυτό δεν είναι λεύκωμα).
   • Εάν είναι απαραίτητο, αναζητήστε βοήθεια στο Διαδίκτυο σχετικά με τον τρόπο δημιουργίας ευρετηρίου για εκτύπωση.
   • Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τους κενούς πίνακες που συνοδεύουν τα διαχωριστικά συνδετικών.

5. 

   Φυλάξτε το συνδετικό / φορητό υπολογιστή σε ασφαλές μέρος. Αφού αρχειοθετήσετε όλα τα ιατρικά έγγραφα, φυλάξτε τους φακέλους σε ένα ράφι ή ένα ντουλάπι κλειδιού, μακριά από παιδιά και κατοικίδια. Η κατοχή αυτών των αρχείων στο σπίτι σας επιτρέπει να διαβάσετε και να κατανοήσετε τι γράφεται όποτε θέλετε. Εκτός από την αίσθηση ελέγχου της υγείας σας, μπορείτε να επιλέξετε την καλύτερη θεραπεία.
   • Για να αποθηκεύσετε τον φάκελο με τα τυπωμένα αντίγραφα με μεγαλύτερη ασφάλεια, τοποθετήστε τον σε ένα ασφαλές ή πυρίμαχο κουτί.
   • Μπορεί να είναι πιο προσιτό να διατηρείτε αρχεία κοντά στο γραφείο του υπολογιστή. Δείτε παρακάτω πώς να προστατεύσετε έγγραφα σε ψηφιακές πλατφόρμες.

Μέρος 2 από 2: Καταχώριση ηλεκτρονικών αντιγράφων

1. 

   Σάρωση ιατρικών αρχείων. Μετά την αποθήκευση όλων των έντυπων αντιγράφων, πρέπει επίσης να τα σαρώσετε σε ψηφιακή μορφή. Αυτό θα αποτρέψει την καταστροφή ή την απώλεια αρχείων - μια ανησυχητική πραγματικότητα για όσους ζουν σε περιοχές με υψηλό κίνδυνο πλημμυρών, κατολισθήσεων και άλλων φυσικών καταστροφών.
   • Οι περισσότεροι εκτυπωτές έχουν λειτουργία σάρωσης, οπότε δεν απαιτείται άλλος εξοπλισμός.
   • Μετά τη σάρωση, δημιουργήστε ένα φάκελο με το όνομα "Ιατρικά αρχεία" και, στη συνέχεια, υποφακέλους για κάθε νοσοκομείο / γιατρό που επισκέπτεστε. Στη συνέχεια, σύρετε τα αρχεία στις κατάλληλες τοποθεσίες.
   • Εναλλακτικά, καταγράψτε τα δεδομένα για κάθε αντίγραφο που τυπώνεται με το χέρι στον υπολογιστή (πληκτρολογώντας), ωστόσο, αυτό διαρκεί πολύ περισσότερο από τη σάρωση των εγγράφων.

2. 

   Αγοράστε το δικό σας λογισμικό για την εγγραφή ιατρικών εγγράφων. Το να εξοικειωθείτε με έναν επεξεργαστή κειμένου είναι μια καλή αρχή, αλλά είναι επίσης καλό να γνωρίζετε τα προγράμματα για αυτόν τον συγκεκριμένο τύπο αρχειοθέτησης. Θα χρειαστεί να σαρώσετε όλα τα αντίγραφα, αλλά αυτό το λογισμικό θα κάνει ολόκληρο τον οργανισμό.
   • Η κατά προσέγγιση τιμή κυμαίνεται μεταξύ 80,00 R $ και 230,00 R $, και μερικά από αυτά περιλαμβάνουν ηλεκτρονική τεχνική υποστήριξη.
   • Αναζητήστε το πρόγραμμα που ταιριάζει καλύτερα στον προϋπολογισμό σας και στο επίπεδο γνώσεων υπολογιστών. Ορισμένες εταιρείες προσφέρουν ακόμη και δωρεάν δοκιμή για περιορισμένο χρονικό διάστημα.
   • Ανεξάρτητα από το πώς να οργανώσετε τα αρχεία, είναι σημαντικό να τα δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας, δηλαδή να τα αντιγράψετε σε CD, εξωτερικό HD ή στυλό.

3. 

   Αναζήτηση ιατρικών αρχείων στο Διαδίκτυο. Ορισμένα ιδρύματα υγειονομικής περίθαλψης, καθώς και νοσοκομεία και ασφαλιστικά γραφεία, παρέχουν αρχεία σε πλατφόρμες στις οποίες μπορεί να προσεγγιστεί εξ αποστάσεως. Με άλλα λόγια, αποθηκεύουν το ιατρικό ιστορικό, με την άδειά σας, σε μια ασφαλή βάση δεδομένων. Έτσι, είναι δυνατή η πρόσβαση σε αυτά όποτε θέλετε μέσω υπολογιστή ή κινητού τηλεφώνου. Εάν αυτό ισχύει για το νοσοκομείο σας, αυτή η εγκατάσταση, εκτός από την εξοικονόμηση χρόνου, αποφεύγει την ταλαιπωρία της σάρωσης έντυπων αντιγράφων.
   • Θα χρειαστεί πιθανώς να αποκτήσετε πρόσβαση σε ιατρικά αρχεία μέσω των δικών σας εφαρμογών ή προγραμμάτων. Ζητήστε συστάσεις από το γιατρό ή το προσωπικό υποστήριξης του νοσοκομείου.
   • Εάν ανησυχείτε για την ασφάλεια των προσωπικών σας στοιχείων, ζητήστε να μην αποθηκευτούν τα δεδομένα σε διαδικτυακές πλατφόρμες.

4. 

   Αποθηκεύστε το ιστορικό υγείας σας στο διαδίκτυο. Κατά τη σάρωση αυτών των εγγράφων, μια άλλη επιλογή για την αρχειοθέτησή τους είναι οι ιστότοποι αποθήκευσης ή ακόμη και η «αποθήκευση στο cloud». Είναι πιθανό ο οργανισμός υγείας ή το ίδιο το νοσοκομείο να παρέχει στον ασθενή δωρεάν πρόσβαση σε αυτές τις πλατφόρμες. Επιπλέον, υπάρχουν πολλές εταιρείες που παρέχουν ψηφιακούς ιστότοπους αποθήκευσης δωρεάν ή έναντι αμοιβής, όπως τα Έγγραφα Google.
   • Με την άδειά σας, τα μέλη της οικογένειας και οι γιατροί θα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο προσωπικό αρχείο υγείας χωρίς την ανάγκη μεταφοράς φακέλων με έντυπα αντίγραφα.
   • Όταν χρησιμοποιείτε οποιονδήποτε τύπο διαδικτυακής πλατφόρμας, βεβαιωθείτε ότι προστατεύονται οι κωδικοί πρόσβασης.
   • Θυμηθείτε να απομνημονεύσετε τις πληροφορίες σύνδεσης και κωδικού πρόσβασης των ιστότοπων που χρησιμοποιούνται για αποθήκευση.

Συμβουλές

• Ένα πλήρες ιατρικό ιστορικό δίνει στους νέους γιατρούς ακριβείς και σημαντικές πληροφορίες που θα διασφαλίσουν την καλύτερη δυνατή θεραπεία.
• Ξεκινήστε την εγγραφή εγγράφων το συντομότερο δυνατό. Όταν αφήνετε ραντεβού ή εργαστήριο, φυλάξτε τα αρχεία. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια συγκέντρωσης όλων των πληροφοριών αργότερα.
• Οι νόμοι ιατρικών αρχείων ποικίλλουν ανάλογα με την τοποθεσία. Ελέγξτε τους κανονισμούς για τη χώρα, την πολιτεία και τον δήμό σας.
• Τα ιατρικά αρχεία μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε καλύτερα την ασφάλιση υγείας, την ασφάλιση ζωής και άλλα τέλη.
• Όταν ζητάτε από το νοσοκομείο να οργανώσει το ιστορικό, να είστε συγκεκριμένοι για το ποια χρειάζεστε, διαφορετικά θα είναι σε θέση να αντιγράψουν όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες και να σας χρεώσουν για αυτό.
• Εξετάστε το ενδεχόμενο αποθήκευσης σαρωμένων αντιγράφων σε φορητή συσκευή USB ή αφαιρούμενο σκληρό δίσκο και αποθηκεύστε σε ασφαλές μέρος.