Περιεχόμενο

• Βήματα

Το απόθεμα είναι ένα σημαντικό καθήκον σε πολλές εταιρείες. Περιλαμβάνει τη συνολική ποσότητα των εμπορευμάτων στο χέρι και τη διαδικασία της μέτρησής τους. Πολλές εταιρείες πραγματοποιούν περιοδικούς ελέγχους για να βεβαιωθούν ότι δεν εξαντλούνται δημοφιλή αντικείμενα, ενώ άλλες συνδυάζουν το συνολικό ποσό των παραγγελιών με τον φυσικό αριθμό. Εάν η διαδικασία έχει ως αποτέλεσμα υπερβολική ή έλλειψη, θα σας ειδοποιήσει για ένα πρόβλημα όπως εσφαλμένη παρακολούθηση αποθέματος ή πιθανή κλοπή.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Προετοιμασία επιπέδων αποθεμάτων

1. 

   Ανακαλύψτε τις τέσσερις κατηγορίες του αποθέματος. Αποτελείται από όλα όσα χρησιμοποιείτε για να διευθύνετε την επιχείρησή σας και να παρέχετε την υπηρεσία σας ή να παράγετε τα προϊόντα σας, και μπορεί να χωριστεί σε τέσσερις κατηγορίες. Ο τύπος αποθέματος καθορίζει πόσα θα πρέπει να έχετε στη διάθεσή σας.
   • Οι πρώτες ύλες και τα εξαρτήματα είναι είδη που χρησιμοποιείτε για την παραγωγή αγαθών.
   • Η εργασία σε εξέλιξη είναι το απόθεμα αγαθών σας που βρίσκεται στη μέση της παραγωγής. Δεν είναι έτοιμοι.
   • Τα τελικά προϊόντα είναι προϊόντα έτοιμα προς πώληση.
   • Τα αναλώσιμα είναι τα υλικά που χρησιμοποιείτε για να κάνετε την επιχείρησή σας να λειτουργεί, όπως είδη γραφείου ή καύσιμα.
2. Κατανοήστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της τήρησης ενός αποθέματος. Μπορείτε να επιλέξετε να διατηρήσετε μικρά αποθέματα στο χέρι και να τα παραδώσετε ανάλογα με τις ανάγκες ή μπορεί να προτιμάτε να έχετε άφθονο απόθεμα στο χέρι και να διατηρήσετε αυτό που δεν χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή. Κάθε μέθοδος έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα.
   • Έχοντας λίγα ή καθόλου αποθέματα εξοικονομεί χρήματα για το κόστος αποθήκευσης και σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε πάντα τα πιο ενημερωμένα στοιχεία. Ωστόσο, πρέπει να έχετε αξιόπιστους προμηθευτές και διατρέχετε επίσης τον κίνδυνο εξάντλησης υλικών στη μέση της παραγωγής.
   • Η διαθεσιμότητα πολλών αποθεμάτων σημαίνει ότι μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα αγοράζοντας υλικά από τη χονδρική πώληση και δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εξάντληση. Ωστόσο, ενδέχεται να χρειαστεί να πληρώσετε για αποθηκευτικό χώρο και τα αντικείμενα ενδέχεται να λήξουν ή να είναι ξεπερασμένα πριν να τα χρησιμοποιήσετε.
3. Κατανοήστε το κόστος της απογραφής. Ο καθορισμός του καλύτερου επιπέδου αποθέματος συνεπάγεται εξισορρόπηση των διαφόρων δαπανών που σχετίζονται με την αποθήκευση και την αγορά αποθέματος. Το κόστος αποθέματος περιλαμβάνει αγορά, συντήρηση και εξάντληση αποθεμάτων.
   • Το κόστος αγοράς περιλαμβάνει πληρωμή για μεταφορά και για τους υπαλλήλους που θα λάβουν, αποθηκεύουν και ελέγχουν την ποιότητα των υλικών, καθώς και για τους διοικητικούς υπαλλήλους που θα προετοιμάσουν τις παραγγελίες, θα τις υποβάλουν και θα διαχειριστούν τη διαδικασία.
   • Τα έξοδα συντήρησης περιλαμβάνουν αποθήκευση εκτός χώρου, ασφάλιση, προμήθειες, έξοδα κεφαλαίου και την πληρωμή υπαλλήλων για τον χειρισμό των υλικών.
   • Το εξαντλημένο κόστος αναφέρεται στη διακοπή της παραγωγής εάν εξαντληθεί το υλικό.
4. Μάθετε πώς ο τύπος του αποθέματος επηρεάζει το ποσό που πρέπει να αποθηκεύσετε. Τα επίπεδα που πρέπει να διατηρηθούν ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τον τύπο του αποθέματος. Για κάθε κατηγορία, σκεφτείτε πόσο αξιόπιστοι είναι οι προμηθευτές σας. Η τιμή είναι επίσης κάτι που πρέπει να σκεφτείτε, καθώς η αξία ορισμένων υλικών κυμαίνεται και μπορείτε να λάβετε εκπτώσεις αγοράζοντας μερικά από αυτά χύμα.
   • Στην περίπτωση των πρώτων υλών, ο προγραμματισμός και το πόσο μπορείτε να εμπιστευτείτε τους προμηθευτές επηρεάζει το ποσό που έχετε στη διάθεσή σας. Είναι καλή ιδέα να έχετε εναλλακτικές πηγές υλικών σε περίπτωση που παρουσιαστεί πρόβλημα στον προμηθευτή. Επιπλέον, εάν η τιμή των υλικών κυμαίνεται, ίσως χρειαστεί να προγραμματίσετε αγορές για να επωφεληθείτε από τις καλύτερες τιμές.
   • Η διατήρηση των εργασιών σε εξέλιξη μπορεί να είναι χρήσιμη εάν υπάρχει πρόβλημα με την παράδοση πρώτων υλών που διακόπτει την παραγωγή.
   • Διατηρήστε προμήθεια έτοιμων προϊόντων μόνο εάν παράγετε προϊόντα σε παρτίδες ή στη μέση παραγωγής μεγάλης παραγγελίας.
   • Το επίπεδο αποθεμάτων των αναλώσιμων εξαρτάται από το πόσο τα χρησιμοποιείτε, τις εκπτώσεις σε αγορές χονδρικής και πόσο αξιόπιστοι είναι οι προμηθευτές σας.
5. Προσδιορίστε ένα ελάχιστο επίπεδο. Το απόθεμα χειρός δεν πρέπει ποτέ να πέσει κάτω από αυτό το επίπεδο και η περίοδος αντικατάστασης το επηρεάζει. Δείχνει πόσο καιρό χρειάζεται για την αναπλήρωση του χρησιμοποιημένου αποθέματος. Επιπλέον, το ποσοστό κατανάλωσης καθορίζει το ελάχιστο επίπεδο. Μάθετε πόσο γρήγορα χρησιμοποιείτε τα υλικά και πόσο θα χρησιμοποιήσετε κατά την περίοδο αντικατάστασης.
   • Η περίοδος αντικατάστασης αντιπροσωπεύει το χρόνο που απαιτείται για την αναπλήρωση του αποθέματος. Είναι ο αριθμός ημερών μεταξύ μιας παραγγελίας και της παραλαβής της.
   • Το ποσοστό κατανάλωσης αναφέρεται στο ποσό ενός αντικειμένου που χρησιμοποιείτε σε μια δεδομένη χρονική περίοδο.
   • Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι έχετε ένα γραφείο και πρέπει να αποφασίσετε τον ελάχιστο αριθμό δεσμίδων χαρτιού ομολόγων για αποθήκευση.
   • Γνωρίζετε ότι ο προμηθευτής σας μπορεί να σας παραδώσει μια παραγγελία σε χαρτί εντός πέντε εργάσιμων ημερών. Αυτή είναι η περίοδος αντικατάστασης.
   • Γνωρίζετε επίσης ότι το γραφείο σας χρησιμοποιεί κατά μέσο όρο τρεις δεσμίδες χαρτιού την ημέρα. Αυτό είναι το ποσοστό κατανάλωσης.
   • Εφόσον γνωρίζετε ότι η περίοδος αντικατάστασής σας είναι πέντε ημέρες, δεν πρέπει ποτέ να αφήνετε το απόθεμα χαρτιού σας να πέσει κάτω από το ποσό που απαιτείται για τη συγκεκριμένη περίοδο. Εάν το γραφείο σας χρησιμοποιεί τρεις δέσμες χαρτιού την ημέρα, το απόθεμα για πέντε ημέρες θα είναι 15 καρέ.
   • 15 δεσμίδες χαρτιού είναι το ελάχιστο επίπεδο αποθεμάτων σας.
6. Προσδιορίστε το επίπεδο επαναφόρτισης. Όταν το απόθεμα φτάσει σε αυτό το επίπεδο, ήρθε η ώρα να κάνετε παραγγελίες. Συνήθως βρίσκεται μεταξύ των μέγιστων και των ελάχιστων επιπέδων. Όταν φτάσετε, ένα μέλος της ομάδας πρέπει να υποβάλει αίτημα αγοράς για να ξεκινήσει η διαδικασία αποκατάστασης αποθέματος με νέο υλικό.
   • Χρησιμοποιώντας το παραπάνω παράδειγμα, ενδέχεται να μην είναι η καλύτερη πρακτική να αφήνετε πάντα την παροχή χαρτιού σας να φτάσει στο ελάχιστο επίπεδο πριν από την παραγγελία. Αμέτρητες περιστάσεις θα μπορούσαν να καθυστερήσουν την παράδοση και να σας αφήσουν χωρίς χαρτί στο γραφείο.
   • Για να προσδιορίσετε το επίπεδο της επαναφόρτισης, πρέπει να λάβετε υπόψη πόσο αξιόπιστος είναι ο προμηθευτής σας. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι γνωρίζετε ότι μερικές φορές, κατά τη διάρκεια των βροχερών μηνών, ο κακός καιρός καθυστέρησε την παράδοσή σας κατά μερικές ημέρες.
   • Με βάση το ιστορικό σας με αυτόν τον προμηθευτή, αποφασίζετε να αναδιατάξετε όταν το απόθεμα χαρτιού σας πέσει στο ισοδύναμο των 10 ημερών ή 30 δεσμίδων.
   • Το επίπεδο ανανέωσης του χαρτιού θα είναι 30 ακτίνες.
7. Προσδιορίστε ένα μέγιστο επίπεδο. Αυτή είναι η ποσότητα υλικών πάνω από τα οποία δεν πρέπει να διατηρείτε το απόθεμα. Αυτό το επίπεδο επηρεάζεται από πολλούς παράγοντες. Για παράδειγμα, πρέπει να λάβετε υπόψη το μέγεθος του χώρου που διαθέτετε και το κόστος αποθήκευσης. Επιπλέον, ανάλογα με τον τύπο του αποθέματος που έχετε, οι κυβερνητικές απαιτήσεις ενδέχεται να περιορίσουν το ποσό που μπορείτε να αποθηκεύσετε. Οι εποχιακές ανάγκες μπορούν επίσης να επηρεάσουν το ποσό που πρέπει να έχετε στη διάθεσή σας. Τέλος, ανάλογα με τη βιομηχανία σας, οι αλλαγές στη μόδα ή τη ζήτηση μπορούν να επηρεάσουν το μέγιστο επίπεδο ορισμένων υλικών.
   • Ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν έναν τύπο για τον υπολογισμό των μέγιστων επιπέδων αποθέματος. Ο τύπος είναι: Μέγιστο επίπεδο = Επίπεδο επαναφοράς - Ποσοστό κατανάλωσης x Χρόνος αντικατάστασης + Ποσότητα οικονομικής παραγγελίας.
   • Η ποσότητα οικονομικής παραγγελίας (EOQ) είναι ένας υπολογισμός που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό μιας σταθερής ποσότητας κατά την επαναφορά του αποθέματος. Θα συζητηθεί αργότερα σε αυτό το άρθρο. Για αυτό το παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι το EOQ είναι 30 δεσμίδες χαρτιού.
   • Χρησιμοποιώντας τις παραπάνω πληροφορίες, το μέγιστο επίπεδο αποθεμάτων μπορεί να υπολογιστεί με τον τύπο.
   • Το μέγιστο επίπεδο για το χαρτί θα είναι 945 δέσμες.

Μέθοδος 2 από 3: Έλεγχος του αποθέματος

1. Κατανοήστε τον σκοπό του ελέγχου αποθέματος. Καταλαβαίνει τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για τη διατήρηση του καλύτερου επιπέδου αποθεμάτων. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον συνδυασμό μεθόδων που ταιριάζουν στην εταιρεία σας. Το πρώτο βήμα είναι να δώσετε προτεραιότητα στο απόθεμα για να προσδιορίσετε τα πιο σημαντικά αντικείμενα που πρέπει να διαχειριστείτε.
2. Δώστε προτεραιότητα στο απόθεμα χρησιμοποιώντας τη μέθοδο ABC. Πρόκειται για μια μεθοδολογία για τον έλεγχο των επιπέδων αποθεμάτων που χωρίζει το απόθεμα σε τρεις κατηγορίες. Είναι επίσης γνωστή ως η καμπύλη ABC ή η μέθοδος 80-20. Ο σκοπός είναι να καθοριστούν προτεραιότητες για τη διαχείριση υλικών. Η χρήση αυτής της μεθόδου βοηθά τις εταιρείες να μειώσουν το κόστος αποθήκευσης και να διατηρήσουν ακριβά υλικά.
   • Η ομάδα Α αποτελείται από ακριβά είδη. Γενικά αντιπροσωπεύουν το 10 έως 20% του συνολικού αποθέματος, αλλά το 50% της αξίας των αποθεμάτων. Θα επενδύσετε τις περισσότερες προσπάθειές σας στον έλεγχο αυτών των αντικειμένων.
   • Η ομάδα Β αντιπροσωπεύει το 20 έως 30% του συνολικού αποθέματος και περίπου το 30% της αξίας της. Αυτά τα στοιχεία απαιτούν μέτρια μέτρα ελέγχου.
   • Η ομάδα Γ αντιπροσωπεύει το 70 έως 80% του συνολικού αποθέματος, αλλά μόνο περίπου το 30% της αξίας. Οι συνήθεις διαδικασίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον έλεγχο αυτής της κατηγορίας.
3. Διατηρήστε το απόθεμα με ένα συνεχές σύστημα. Σημαίνει παραγγελία μιας σταθερής ποσότητας κάθε φορά, όταν το απόθεμα φτάσει σε ένα προκαθορισμένο επίπεδο. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιείται με αντικείμενα που τοποθετούνται στην κατηγορία Α, τα ακριβά προϊόντα που πρέπει να παρακολουθείτε προσεκτικά. Δεν θέλετε να ξοδέψετε πολλά χρήματα για τη συντήρηση, αλλά επίσης δεν θέλετε να είστε χωρίς αυτούς, οπότε πρέπει να παρακολουθείτε πόσα έχετε σε συνεχή βάση.
4. Υπολογίστε την Οικονομική Ποσότητα Παραγγελίας (EOQ) για να προσδιορίσετε την αξία της ποσότητας πάγιας παραγγελίας. Αυτός ο μαθηματικός τύπος χρησιμοποιείται για να αποφασίσει το καλύτερο επίπεδο αποθεμάτων. Αυτή είναι μια συνεχής μέθοδος ελέγχου αποθέματος που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό της σταθερής ποσότητας που πρέπει να παραγγείλετε κάθε φορά που πραγματοποιείτε παραγγελία για αυτά τα αντικείμενα. Πρέπει να το χρησιμοποιήσετε με είδη της κατηγορίας Α από το απόθεμα.
   • Ο τύπος EOQ είναι.
   • Στον τύπο, Q = η ποσότητα ανά παραγγελία, A = η ετήσια ποσότητα που απαιτείται για αυτό το είδος, S = το κόστος ανά παραγγελία και I = το ετήσιο κόστος συντήρησης του αποθέματος ανά μονάδα, σε reais.
   • Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πουλάτε μπάσκετ. Το κόστος ανά παραγγελία είναι R $ 400,00, το κόστος συντήρησης είναι 10,00 R $ ετησίως ανά μονάδα και έχετε ζήτηση μπάσκετ 20.000,00 R $ ετησίως.
   • Η καλύτερη μέση παραγγελία θα ήταν 1.265 μπάσκετ. Εάν η ετήσια ζήτηση είναι 20.000, θα χρειαστεί να κάνετε 16 παραγγελίες σε ένα έτος ().
5. Διατηρήστε τα επίπεδα αποθέματος με ένα περιοδικό σύστημα. Αυτό σημαίνει αναδιάταξη αντικειμένων μετά από μια καθορισμένη χρονική περίοδο. Ζητείται ένα μεταβλητό ποσό αφού περάσει ένα σταθερό διάστημα. Για παράδειγμα, μία φορά το μήνα παραγγέλνετε ένα είδος του οποίου η ποσότητα ποικίλλει ανάλογα με το ποσό που χρησιμοποιήθηκε τον προηγούμενο μήνα. Αυτή η μέθοδος λειτουργεί καλά για αντικείμενα των κατηγοριών Β και Γ, καθώς δεν χρειάζεται να έχετε τόσο αυστηρό έλεγχο σε αυτά και να αποδεχτείτε τον κίνδυνο να ζητήσετε πάρα πολλά από τη χονδρική.

Μέθοδος 3 από 3: Παρακολούθηση του αποθέματός σας

1. Κάντε έναν κανονικό αριθμό αποθέματος. Ως μέρος της λογιστικής διαδικασίας, πρέπει να εκτελείτε μια ετήσια διαδικασία καταμέτρησης για να προσδιορίσετε την αξία του αποθέματός σας, που σημαίνει τη δημιουργία μιας λίστας ή το ίδιο το απόθεμα του αποθέματος, σημειώνοντας την τοποθεσία και την αξία του. Εργαλεία όπως γραμμικοί κώδικες ή ετικέτες αναγνώρισης ραδιοσυχνοτήτων σάς βοηθούν να ελέγχετε το απόθεμά σας. Μπορείτε να κάνετε τη διαδικασία χειροκίνητα, με τους υπαλλήλους να μετρούν φυσικά στοιχεία, ή ηλεκτρονικά, με λογισμικό ελέγχου.

2. 

   
   
   Χρησιμοποιήστε μια χειροκίνητη μέθοδο. Τα χειροκίνητα συστήματα ταιριάζουν καλύτερα στις μικρές επιχειρήσεις με λίγα είδη σε απόθεμα. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε δύο μεθόδους για μη αυτόματο έλεγχο αποθέματος. Το πρώτο είναι γνωστό ως σύστημα δύο κουτιών. Το δεύτερο περιλαμβάνει τη δημιουργία ευρετηρίου και τη χρήση καρτών ελέγχου αποθέματος.
   • Στο σύστημα δύο κουτιών, καθορίζεται ένας κύκλος αγοράς για τα είδη και την ποσότητα που αγοράστηκε σε κάθε κύκλο. Για παράδειγμα, τα γραφεία μπορούν να αγοράζουν προμήθειες ανά εβδομάδα ή ανά μήνα. Για να ξεκινήσετε, αγοράστε αρκετό από το αντικείμενο για να διαρκέσετε δύο κύκλους αγοράς. Χωρίστε τα άρθρα σε δύο ομάδες.Όταν χρησιμοποιείται το πρώτο, είναι ώρα να παραγγείλετε αρκετά για έναν κύκλο αγοράς. Τα υλικά της δεύτερης ομάδας χρησιμοποιούνται ενώ παραγγέλλονται τα άλλα.
   • Για το δεύτερο σύστημα, δημιουργήστε ένα ευρετήριο που παραθέτει όλα τα στοιχεία στο απόθεμα και ένα αρχείο κάρτας για κάθε στοιχείο. Καταγράψτε την περιγραφή ενός αντικειμένου σε κάθε κάρτα. Όταν ένα υλικό αγοράζεται ή παραγγέλλεται ξανά, κάποιος καταγράφει την ποσότητα που έλαβε, την τιμή ανά μονάδα και άλλες πληροφορίες όπως περιγραφή παραγγελίας, αριθμός καταλόγου ή σειριακό αριθμό.

3. 

   
   
   Χρησιμοποιήστε λογισμικό. Τα προγράμματα διαχείρισης αποθέματος παρακολουθούν τα επίπεδα αποθέματος και καταγράφουν τις αγορές, τις παραδόσεις και τις πωλήσεις αντικειμένων σε απόθεμα. Τα εργοστάσια μπορούν επίσης να το χρησιμοποιήσουν για την παραγωγή εγγράφων που σχετίζονται με την παραγωγή, όπως παραγγελίες εργασίας και τιμολόγια. Μπορεί να πραγματοποιήσει μια ανάλυση EOQ του αποθέματός σας για να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα καλύτερα επίπεδα.
   • Τα πλεονεκτήματα της χρήσης λογισμικού ελέγχου αποθέματος περιλαμβάνουν χαμηλότερο κόστος συντήρησης και παραγγελίας, αυξημένη αποδοτικότητα στη διαχείριση αποθέματος, καλύτερη οργάνωση και ασφάλεια και πληροφορίες σχετικά με τις τάσεις στον τρόπο χρήσης των υλικών.
   • Τα μειονεκτήματα είναι ότι το λογισμικό μπορεί να είναι ακριβό και πολύπλοκο στη χρήση.