Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Οργανώστε με χρόνο και χώρο
• Μέρος 2 Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Μέρος 3 Διαχειριστείτε το χρόνο
• Μέρος 4 Διατήρηση της σωματικής και ψυχικής υγείας

Σε αυτό το άρθρο: Οργάνωση του χρόνου και SpaceManaging EmailManaging TimeMaintaining Φυσική και Ψυχική Υγεία15 Αναφορές

Η οργάνωση είναι μια ποιότητα που επιδιώκεται από τους recruiters, καθώς είναι ένα από τα καλύτερα πλεονεκτήματα για την παροχή ποιοτικής εργασίας. Ωστόσο, πολλοί εργαζόμενοι αντιμετωπίζουν οργανωτικές δυσκολίες ποικίλου βαθμού.Εάν είστε μέρος αυτής, γνωρίζετε ότι υπάρχουν απλές και αποτελεσματικές λύσεις. σας δίνει μερικές συμβουλές για να διευκολύνετε την επαγγελματική σας ζωή μέσα από μια καλύτερη οργάνωση.

στάδια

Μέρος 1 Οργανώστε με χρόνο και χώρο

1. 
   

   
   Καταγράψτε τις δραστηριότητές σας σε εφημερίδα. Πάρτε μια εβδομάδα για να αξιολογήσετε κάθε δραστηριότητα σας καθώς πηγαίνετε. Αυτή η τυπική εβδομάδα θα σας επιτρέψει να έχετε μια επισκόπηση των καθημερινών καθηκόντων σας. Θα μπορείτε να τα ταξινομήσετε ανάλογα με το χρόνο που χρειάζονται και τους στόχους που θα σας επιτρέψουν να φτάσετε.

2. 
   

   
   Προσδιορίστε τις μέγιστες παραγωγικές σας ικανότητες. Μερικοί άνθρωποι είναι πιο ενεργοί το πρωί ενώ άλλοι είναι πιο αποτελεσματικοί μετά το γεύμα. Οποιοσδήποτε είναι ο καλύτερος χρόνος για εσάς, επωφεληθείτε από αυτό για να ολοκληρώσετε τα πιο σημαντικά και πολύπλοκα καθήκοντα.

3. 
   

   
   
   
   Προτεραιότητα στις εργασίες σας. Πάρτε τη συνήθεια να έχετε ένα ημερολόγιο σε χαρτί ή σε ψηφιακή μορφή. Πριν φύγετε το βράδυ ή φτάνετε το πρωί, σημειώστε τις πιο σημαντικές δραστηριότητες: σύντομη αναφορά, προετοιμασία ραντεβού ... Αυτό θα σας επιτρέψει να δώσετε το χρόνο και την ενέργεια που είναι απαραίτητα για κάθε εργασία χωρίς να σκεδαστείτε. Ωστόσο, παραμείνετε αρκετά ευέλικτοι ώστε να ενσωματώσετε νέες απαιτήσεις σε περίπτωση αλλαγής των συνθηκών. Εάν δεν είστε σίγουροι για τη σχετική σημασία μιας εργασίας, ρωτήστε τον συνεργάτη ή τον επόπτη σας για λεπτομέρειες.

4. 
   

   
   Γρήγορα αποστολή μικρών εργασιών. Η ιεράρχηση δεν σημαίνει αναβολή. Με άλλα λόγια, αν έχετε καθόλου ασήμαντα, αλλά εύκολα επιτεύξιμα καθήκοντα, μην τα αφήνετε εν μία νυκτί. Φροντίστε τις μικρές αυτές δραστηριότητες όσο το δυνατόν γρηγορότερα, ώστε να εστιάσετε στα πιο σημαντικά σημεία.

5. 
   

   
   
   
   Οργανώστε το χώρο εργασίας σας. Είτε έχετε ένα μικρό γραφείο ή ένα πραγματικό δωμάτιο, ο χώρος σας πρέπει να είναι ευνοϊκό για την αποτελεσματική εργασία! Ένας ακατάστατος χώρος εργασίας μπορεί να προκαλέσει άγχος και να περιορίσει την παραγωγικότητά σας. Δεν πρόκειται να γίνει μανιακός τουαλέτας! Απλά πρέπει να πάρετε τη συνήθεια να καθαρίζετε το γραφείο σας.
   • Αποθηκεύστε το χώρο εργασίας σας. Απαλλαγείτε από όλα τα αρχεία και τα σκουπίδια που απορρίπτουν το γραφείο σας. Αντίθετα, ταξινομήστε προσεκτικά τα σημαντικά μέρη. Αποθηκεύστε και καθαρίστε το χώρο εργασίας μόλις έχετε την ευκαιρία: κατά τη διάρκεια μιας περιόδου δραστηριότητας, κατά τη διάρκεια ενός διαλείμματος, ανάμεσα σε δύο εργασίες ...
   • Καθαρίστε όσο πηγαίνετε. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε να συσσωρεύετε χαρτιά ή απορρίμματα τροφίμων στο γραφείο σας.
   • Κρατήστε τα πράγματα στα χέρια σας: τηλέφωνο, στυλό, χαρτόνι ... Οργανώστε το χώρο εργασίας σας για να το κάνετε όσο το δυνατόν πιο λειτουργικό.

6. 
   

   
   Σχεδιάστε την ημέρα σας. Για να οργανωθείτε αποτελεσματικά, πρέπει να προγραμματίσετε τα ραντεβού σας, αλλά και όλα τα άλλα επαγγελματικά καθήκοντα, όπως η ανάγνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η σύνταξη αναφορών ... Για παράδειγμα, μπορείτε να περάσετε μία ή δύο μέρες της εβδομάδας ραντεβού εσείς και το υπόλοιπο της εβδομάδας στις άλλες σας αποστολές. Μην προσπαθήσετε να πληρώσετε τις περιόδους χωρίς άδεια με κάθε κόστος. Πάρτε την ευκαιρία να χαλαρώσετε ή να σκεφτείτε λιγότερο άμεσα προβλήματα. Αυτές οι περιόδους χαμηλής δραστηριότητας μπορούν επίσης να προβλέψουν την αναμενόμενη.
   • Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο ή ένα ημερολόγιο. Μπορείτε να επιλέξετε μια ατζέντα χαρτιού, ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο ή εφαρμογές όπως iCalendar ή Το Google Now.
   • Κατηγοριοποιήστε τις δραστηριότητές σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να τα ταξινομήσετε ανά τύπο (έργο, γεγονός, συνάντηση, διάλειμμα ...) ή με σειρά σπουδαιότητας. Επιλέξτε ένα σύστημα που σας επιτρέπει να δείτε τις κύριες δραστηριότητές σας με μια ματιά.
   • Βελτιστοποιήστε τη χρήση ψηφιακών εργαλείων. Για παράδειγμα, θέα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βιβλίο διευθύνσεων, ημερολόγιο ή λίστα δραστηριοτήτων που πρέπει να κάνετε. Χρησιμοποιώντας το ίδιο εργαλείο για να σχεδιάσετε την επαγγελματική σας ζωή, κερδίζετε αποδοτικότητα.
   • Αν είναι δυνατόν, μεταβιβάστε μέρος της δουλειάς σας. Μπορεί να είναι δύσκολο να φορτώσετε έναν βοηθό με καθήκοντα που σας έχουν ανατεθεί ή να ζητήσετε τη βοήθεια ενός συναδέλφου. Ωστόσο, αυτό σας επιτρέπει να εστιάσετε ξανά τις δραστηριότητες που μπορείτε να κάνετε και να βελτιστοποιήσετε τη διαχείριση του χρόνου σας.

Μέρος 2 Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. 
   

   
   Εάν είναι δυνατόν, προγραμματίστε την ανάγνωση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Ορισμένες αναρτήσεις ενδέχεται να απαιτούν μόνιμη σύνδεση με το s. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, μη διαβάζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μέχρι τις προγραμματισμένες ώρες της ημέρας.

2. 
   

   
   Ταξινόμηση των μηνυμάτων σας. Σημειώστε τις σημαντικές συνομιλίες και ταξινομήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τον προορισμό τους, τον αποστολέα τους ... Χρησιμοποιήστε τα χαρακτηριστικά που προσφέρονται θέα (φακέλους και υποφακέλους) ή Gmail (ετικέτες).
   • Διαγράψτε τα s καθώς υποβάλλονται σε επεξεργασία. Αρχειοθετήστε σημαντικές συνομιλίες και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενδέχεται να χρειαστείτε. Έχοντας ένα κενό κουτί, όλα τα οποία έχουν διαβαστεί και επεξεργαστεί, μπορεί να είναι ανακούφιση στο τέλος της ημέρας. Εάν το κάνετε ένας κανόνας, βεβαιωθείτε ότι δεν σπεύδετε την επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.

3. 
   

   
   Βελτιστοποιήστε τα μέσα επικοινωνίας. Είτε είστε μεταξύ συναδέλφων είτε με συνεργάτες, μην περιορίζεστε σε μια συνομιλία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η άμεση συζήτηση ή απλά το τηλέφωνο αποτελούν προτιμώμενες λύσεις για την ταχύτητα και την ανθρώπινη επαφή. Μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύτιμο χρόνο και να σας σώσουν το άγχος της αναμονής για την απάντησή σας. Επιπλέον, είναι ευκολότερο να ανταλλάσσονται πληροφορίες στο νήμα μιας προφορικής συνομιλίας παρά γραπτώς.

4. 
   

   
   Περιορίστε τις πρόωρες διακοπές εργασίας. Είναι απαραίτητο να κάνετε διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας. Από την άλλη πλευρά, η διακοπή σας στη μέση μιας εργασίας για να απαντήσετε στο τηλέφωνο ή ένας συνάδελφος που περπατάει πέρα ​​από το γραφείο σας σπάει το πρόγραμμα εργασίας σας και σπαταλάει χρόνο. Χωρίς να απομονώσετε τον εαυτό σας εντελώς, μη διστάσετε να κλείσετε την πόρτα σας ή να αφήσετε το τηλέφωνό σας στο τηλεφωνητή. Μόλις ολοκληρωθεί η εργασία σας, απαντήστε στα διάφορα αιτήματα. Τούτου λεχθέντος, μην κάνετε έναν απόλυτο κανόνα με κίνδυνο να εμφανιστείς κοινωνικός ή απρόσιτος!

5. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε το cloud computing. Αυτή η τεχνολογία καθιστά δυνατή την αποθήκευση μεγάλων ποσοτήτων πληροφοριών μέσω ενός απομακρυσμένου διακομιστή. Συνεπώς, είναι φθηνό και βελτιώνει την προσβασιμότητα των δεδομένων. Έτσι, μπορείτε να εργαστείτε από οποιαδήποτε συσκευή υπό την προϋπόθεση ότι έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο. ο cloud computing μπορεί να βελτιώσει την ποιότητα της εργασίας σας και τη διαχείριση του χρόνου σας, διότι σας επιτρέπει να εργάζεστε ταχύτερα και πιο αποτελεσματικά. Αυτή η υπηρεσία είναι συνήθως διαθέσιμη ως συνδρομή που καταβάλλεται από την εταιρεία. Μην διστάσετε να προτείνετε τη χρήση αυτής της τεχνολογίας για την υπηρεσία σας.

6. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες που προσφέρουν οι μηχανές αναζήτησης. Ίσως έχετε ήδη τη συνήθεια να καταγράφετε και να ταξινομείτε τα sites στα αγαπημένα σας σε προσωπική βάση. Μην διστάσετε να κάνετε το ίδιο και στο γραφείο, ειδικά εάν έχετε δικό σας υπολογιστή. Για παράδειγμα, οι ιστότοποι εταιρικών συνεργατών ή οι γενικές πληροφορίες είναι πηγές στις οποίες χρειάζεστε γρήγορη πρόσβαση.

Μέρος 3 Διαχειριστείτε το χρόνο

1. 
   

   
   Μην προσπαθήσετε να κάνετε περισσότερα από ένα καθήκοντα κάθε φορά. Σε έναν κόσμο που κυριαρχείται από τεχνολογίες πληροφοριών και επικοινωνιών, οι εργαζόμενοι αναμένεται να είναι πάντα διαθέσιμοι και να ανταποκρίνονται ταυτόχρονα σε όλα τα αιτήματα. Όλοι οι ειδικοί είναι πρόθυμοι να πούμε ότι αυτό το φαινόμενο multitasking οδηγεί, σε αντίθεση με τις εμφανίσεις, με απώλεια χρόνου και ποιότητας εργασίας. Όταν ο εγκέφαλός μας είναι κορεσμένος με πληροφορίες, δεν έχει χρόνο να αναλύσει τα πάντα. Έτσι, η εκτέλεση αρκετών εργασιών ταυτόχρονα αυξάνει το άγχος και μειώνει την ικανότητα ανάλυσης και συγκέντρωσης. Είναι πιο λογικό να λύνουμε ένα πρόβλημα κάθε φορά.

2. 
   

   
   Δημιουργήστε το δικό σας πρόγραμμα. Πέρα από τη δημιουργία μιας συγκεκριμένης ημερήσιας διάταξης (σύσκεψη, εκδήλωση, συνάντηση ...), καλό είναι να έχετε ένα γενικό πρόγραμμα της ημέρας σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να προβλέψετε κορυφές δραστηριότητας και περιόδους ανάπαυσης.
   • Ορισμένες δραστηριότητες, όπως η σκέψη για ένα έργο ή η μελέτη του φακέλου ενός πελάτη, απαιτούν συγκέντρωση και ανάλυση. Για να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητά σας, σχεδιάστε έναν συγκεκριμένο χρόνο για να περάσετε σε αυτόν τον τύπο δραστηριότητας. Αν μετακινήσετε αρχεία ή έργα, η πνευματική σας ικανότητα μπορεί να μειωθεί, καθιστώντας σας λιγότερο αποτελεσματική. Παρομοίως, πιο κουραστικά καθήκοντα όπως η ανάγνωση αλληλογραφίας ή η έκθεση πρέπει να είναι περιορισμένα χρονικά. Διαφορετικά, μπορεί να αισθάνεστε βαριούνται και να καθυστερείτε ή να καθυστερείτε τη δραστηριότητα.
   • Επιτρέψτε επιπλέον χρόνο για ορισμένες δραστηριότητες. Πράγματι, οι συναντήσεις ή οι διορισμοί μπορεί να διαρκέσουν περισσότερο από το αναμενόμενο. Με βάση την εμπειρία σας, συμπεριλάβετε στο πρόγραμμά σας ένα χρονικό διάστημα μεγαλύτερο από την αναγγελθείσα διάρκεια του συμβάντος.

3. 
   

   
   Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ξυπνητήρι. Μπορεί να σας υπενθυμίσει ένα συμβάν, να σηματοδοτήσει το τέλος του χρόνου που έχει διατεθεί για την ολοκλήρωση μιας εργασίας ή απλά να σας δώσει ένα ρυθμό εργασίας. Ωστόσο, αποφύγετε να το δακτύλιο απροσδόκητα, καθώς αυτό μπορεί να σας τονίσει χωρίς να σας κάνει πιο αποτελεσματικούς.

4. 
   

   
   Μην εκτελείτε τα καθήκοντά σας χωρίς βάσιμο λόγο. Lennui, κόπωση, η επιθυμία να φύγεις από το γραφείο νωρίτερα ... είναι όλοι καλοί λόγοι για να αναβάλεις μια δραστηριότητα. Η αναβολή είναι ένα πραγματικό χάσιμο χρόνου και αποτελεσματικότητας. Ωστόσο, πρέπει να παραμείνετε ευέλικτοι. Εάν εμφανιστεί ένα απροσδόκητο συμβάν (συνάντηση της τελευταίας στιγμής, αναθεώρηση ενός επείγοντος αρχείου ...), σημειώστε τι πρέπει να κάνετε και επαναλάβετε τη δραστηριότητά σας αργότερα. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια εναλλακτική λύση. Για παράδειγμα, εάν δεν μπορείτε να πάτε σε μια συνάντηση, δοκιμάστε να ρυθμίσετε μια κλήση συνδιάσκεψης.

Μέρος 4 Διατήρηση της σωματικής και ψυχικής υγείας

1. 
   

   
   Πάρτε διαλείμματα. Όπως αναφέρεται στο άρθρο, είναι επιτακτικό να προγραμματιστούν περιόδους φυσικής και πνευματικής ανάπαυσης. Πράγματι, η λήψη ενός διάλειμμα το απόγευμα για να κάνουμε αυτό που δεν είχαμε χρόνο να κάνουμε το πρωί είναι άχρηστο. Το διάλειμμα σας επιτρέπει να κάνετε ένα βήμα πίσω, να εκτιμήσετε το έργο και να ανταλλάξετε με τους συναδέλφους σας. Επιπλέον, συμβάλλει στην καλύτερη οργάνωση και βελτίωση της παραγωγικότητας. Αν είστε συγκλονισμένοι με την εργασία, εισαγάγετε την περίοδο διάλειμμα στο ημερολόγιό σας, ώστε να μην το ξεχάσετε. Εάν είναι απαραίτητο, σχεδιάστε ένα συναγερμό.

2. 
   

   
   Πάρτε αρκετό ύπνο. Τα οφέλη του ύπνου αναγνωρίζονται πάντοτε. Ωστόσο, πολλοί εργάτες δεν κοιμούνται αρκετά. Ρυθμίστε μια ρουτίνα για να πάρετε έναν καλό ύπνο επτά ή οκτώ ωρών.

3. 
   

   
   Μην συγκρίνετε τον εαυτό σας με τους συναδέλφους σας. Ο καθένας έχει έναν ιδιαίτερο ρόλο που αντιλαμβάνεται διαφορετικά. Μια αποτελεσματική μέθοδος οργάνωσης για έναν συνάδελφο δεν θα είναι απαραίτητα για εσάς. Μπορείτε να συζητήσετε τις βέλτιστες πρακτικές, αλλά πρέπει να βρείτε το δικό σας σύστημα.

4. 
   

   
   Η οργάνωση είναι μια χρονοβόρα διαδικασία. Το πρόγραμμά σας θα τεθεί σε εφαρμογή καθώς εργάζεστε στην εταιρεία. Μην προσπαθήσετε να ακολουθήσετε την ατζέντα σας με κάθε κόστος και να είστε ευέλικτοι. Ξεκινήστε με μια γενική οργάνωση (τακτικό γραφείο, διανομή του χρόνου μεταξύ εργασίας και διάλειμμα ...) και στη συνέχεια να τελειοποιήσετε τη διαδικασία σταδιακά.