Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Συμβουλευτείτε τον ιστότοπο
• Μέρος 2 Γράψτε το
• Μέρος 3 Μείνετε ευγενικοί

Σε αυτό το άρθρο: Επισκεφθείτε την ιστοσελίδαE-mail lRester poli10 Αναφορές

Μερικοί άνθρωποι δεν είναι σίγουροι πώς να στείλουν μια εξυπηρέτηση πελατών. Πώς είναι δυνατόν να περιγράψουμε αυτό το είδος της φόρμας d όταν το κάνατε σε χαρτί; Ποιες είναι οι συμβάσεις και τα πρότυπα για μια τέτοια αίτηση; Παρόλο που θα είναι διαφορετική ανάλογα με τον κλάδο, την περιοχή και τον πολιτισμό, υπάρχουν ορισμένοι γενικοί κανόνες που μπορείτε να ακολουθήσετε για να διασφαλίσετε την αποτελεσματικότητα της αίτησής σας.

στάδια

Μέρος 1 Συμβουλευτείτε τον ιστότοπο

1. 
   
   

   
   Βρείτε μια απάντηση. Πριν καθίσετε στο γραφείο σας γράφοντας την εξυπηρέτηση πελατών σας, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η απάντηση στην ερώτησή σας δεν εμφανίζεται ήδη στον ιστότοπό τους. Πολλές εταιρείες έχουν συχνά θέσει ερωτήσεις ή βοηθούν τις σελίδες που απαντούν στις πιο συχνές ερωτήσεις.
   • Συνήθως μπορείτε να βρείτε έναν σύνδεσμο σε αυτές τις σελίδες, κατεβαίνοντας στο κάτω μέρος της σελίδας του ιστότοπου και κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί όπου θα μπορούσε να γραφτεί "επικοινωνήστε μαζί μας" ή "εξυπηρέτηση πελατών".

2. 
   
   

   
   Βρείτε τις σελίδες βοήθειας. Αν δεν βλέπετε έναν σύνδεσμο προς την υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών στο κάτω μέρος της σελίδας του ιστότοπου, μπορείτε να δοκιμάσετε να κάνετε αναζήτηση στην αποκλειστική γραμμή. Θα δείτε συχνά μια μπάρα όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε την αναζήτησή σας ή ένα εικονίδιο μεγεθυντικού φακού στην επάνω δεξιά γωνία της αρχικής σελίδας. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε "Εξυπηρέτηση πελατών" ή "Επικοινωνία" και πατήστε Enter.
   • Συχνά θα βρείτε στη διεύθυνση επαφών μια διεύθυνση για να στείλετε τα αιτήματα και τις καταγγελίες σας.
     • Ελέγξτε αυτήν τη σελίδα για να βεβαιωθείτε ότι θα λάβετε ένα αντίγραφο του αιτήματός σας. Εάν όχι, κάντε μια αναζήτηση για να βρείτε μια διεύθυνση για να στείλετε απευθείας από τον πελάτη σας για να παρακολουθείτε την αλληλογραφία σας.

3. 
   
   

   
   
   
   Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης. Κάντε μια αναζήτηση για την ερώτησή σας στην ίδια γραμμή αναζήτησης που χρησιμοποιήσατε για να βρείτε τη διεύθυνση. Αν ξεκινήσετε κάνοντας μια αναζήτηση με αυτόν τον τρόπο για να βρείτε μια λύση στο πρόβλημά σας, ίσως να μην χρειάζεται να στείλετε ένα.
   • Αυτό είναι ένα ουσιαστικό βήμα για να μην πάμε για έναν ηλίθιο και για να ληφθεί υπόψη η ερώτησή σας όταν στέλνετε το δικό σας. Εάν υποβάλλετε μια ερώτηση η απάντηση της οποίας βρίσκεται ήδη στον ιστότοπο, το προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών θα σας δει ως έναν απαιτητικό και τεμπέληχο πελάτη και ενδέχεται να μην σας δώσει τις καλύτερες απαντήσεις.
   • Ελέγξτε επίσης τις συνήθεις ερωτήσεις. Συχνά, κάποιος άλλος έχει ήδη υποβάλει την ίδια ερώτηση με εσάς και η απάντηση έχει αναρτηθεί στις συνήθεις ερωτήσεις.Πολλοί ιστότοποι προσφέρουν αυτόν τον τύπο υπηρεσίας για να μειώσουν το ποσό της αλληλογραφίας που αποστέλλεται στην εξυπηρέτηση πελατών.

4. 
   
   

   
   
   
   Συμβουλευτείτε την πολιτική της εταιρείας. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε μια απάντηση στην ερώτησή σας χρησιμοποιώντας τη γραμμή αναζήτησης ή τις συνήθεις ερωτήσεις, μπορείτε να την βρείτε με την επίσκεψη στη σελίδα πληροφοριών ή πολιτικής της ιστοσελίδας. Για άλλη μια φορά, θα πρέπει να το βρείτε στο κάτω μέρος της αρχικής σελίδας. Κάντε κλικ στους συνδέσμους που θα μπορούσαν να σας κατευθύνουν στην απάντηση που ψάχνετε: "about", "index", "credit cards", "products", "conditions of return", "privacy protection" χρήση, κ.λπ.
   • Ακόμα κι αν δεν μπορείτε να βρείτε μια απάντηση κοιτάζοντας αυτές τις σελίδες, είναι πάντα χρήσιμο να ρίξετε μια ματιά για να πάρετε μια καλύτερη ιδέα για το πώς λειτουργεί η εταιρεία και να ξέρετε τι να θέσει στην αίτησή σας από.

Μέρος 2 Γράψτε το

1. 
   
   

   
   Αποφασίστε το περιεχόμενο. Μπορείτε να διαμαρτυρηθείτε ή να εκφράσετε την ικανοποίησή σας. Οτιδήποτε στέλνετε στην υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών δεν χρειάζεται να αποτελεί παράπονο. Μπορείτε επίσης να τους ευχαριστήσετε για την υπηρεσία που σας έδωσαν. Οι περισσότερες εταιρείες είναι στην ευχάριστη θέση να λάβουν τέτοιου είδους ερωτήσεις καθώς και ερωτήσεις.
   • Να γνωρίζετε, ωστόσο, ότι είναι γενικά ταχύτερη και πιο άμεση η καταγραφή μιας καταγγελίας μέσω τηλεφώνου παρά από. Το τελευταίο είναι μεγάλο για να σας ευχαριστήσω ή για να ρωτήσετε μια ερώτηση που δεν χρειάζεται άμεση απάντηση, αλλά εάν πρέπει να λύσετε το πρόβλημά σας αμέσως, θα πρέπει να σκεφτείτε την κλήση.

2. 
   
   

   
   Γράψτε έναν σαφή τίτλο. Βρείτε έναν δίκαιο και άμεσο τίτλο. Ο στόχος σας είναι να επισημάνετε το όνομά σας από το άτομο που ελέγχει το κουτί για ταχύτερη απάντηση. Βρείτε ένα σύντομο θέμα που περιέχει μια περίληψη του αιτήματός σας και ζητά να διαβάσετε μόνο.
   • Για παράδειγμα: "ο σκύλος μου έκοψε την εγγύηση ζωής μου, χρειάζομαι αντικατάσταση".

3. 
   
   

   
   Ξεκινήστε με χαιρετισμούς. Μόλις βρείτε έναν καλό τίτλο, πρέπει να χαιρετήσετε το άτομο που σας διαβάζει. Μην ξεκινήσετε αμέσως μιλώντας για το πρόβλημά σας. Θα χαιρετίζετε ένα άτομο με το οποίο μιλάτε στο τηλέφωνο, έτσι δεν είναι; Μπορείτε να επιλέξετε κάτι απλό, για παράδειγμα: "Αγαπητή ομάδα εξυπηρέτησης πελατών" ή γενικότερα, "Αγαπητέ κύριε / κυρία".
   • Προσπαθήστε να βρείτε ένα όνομα για τα χαιρετισμούς σας. Ορισμένες μικρότερες εταιρείες ενδέχεται να δηλώνουν το όνομα του ατόμου που ασχολείται με την εξυπηρέτηση πελατών και αν το χρησιμοποιείτε, θα μπορούσατε να κάνετε το προσωπικό σας και σημαντικότερο.
   • Μπορείτε να τερματίσετε το χαιρετισμό με κόμμα: "Αγαπητή ομάδα εξυπηρέτησης πελατών"

4. 
   
   

   
   Ακολουθήστε γραπτώς τα πρότυπα επικοινωνίας. Κρατήστε την προσοχή του ατόμου που σας διαβάζει ακολουθώντας τα τυπογραφικά πρότυπα. Μην γράφετε τα πάντα σε κεφαλαία, μην συνδυάζετε κεφαλαία και πεζά ή διαφορετικές γραμματοσειρές. Απλώς πληκτρολογήστε χρησιμοποιώντας πρότυπα στίξης, ορθογραφίας και κεφαλαίων. Αυτό θα επιτρέψει να ληφθεί σοβαρά υπόψη το αίτημά σας.

5. 
   
   

   
   Κρατήστε έναν ευγενικό τόνο. Κρατήστε έναν ευγενικό τόνο, ακόμη και αν γράφετε για να παραπονεθείτε ή να εκφράσετε την απογοήτευσή σας. Το άτομο που σας διαβάζει θα σε σέβεται περισσότερο ως πελάτης και πιθανότατα θα πάρετε μια πιο ευγενική θεραπεία.

6. 
   
   

   
   Παρουσιάστε τον εαυτό σας. Μετά τα χαιρετισμούς, εισάγετε τον εαυτό σας. Δώστε το όνομά σας και εξηγήστε τη σχέση σας με την εταιρεία διευκρινίζοντας εάν είναι η πρώτη σας ή εάν έχετε ήδη επικοινωνήσει μαζί της. Σε κάθε περίπτωση, ο υπάλληλος εξυπηρέτησης πελατών θα θέλει να σας κρατήσει ανάμεσα στους πελάτες του. Εάν χρειάζεται, αναφέρετε επίσης και πού γράφετε (π.χ. για ένα προϊόν ή μια υπηρεσία εκτός).

7. 
   
   

   
   Να είστε συγκεκριμένοι. Χρησιμοποιήστε συγκεκριμένες λέξεις στο. Αποφύγετε πάρα πολύ γενικούς όρους όπως "το προϊόν μου", μάλλον περιγράψτε λεπτομερώς το προϊόν ή την υπηρεσία σας και τον λόγο για το δικό σας. Περιγράψτε τα συμβάντα που σχετίζονται με το προϊόν που σας παρακίνησε να επικοινωνήσετε μαζί του, έτσι ώστε ο υπάλληλος να μπορεί να σας απαντήσει συγκεκριμένα. Εάν δώσετε αυτές τις πληροφορίες αμέσως, εξοικονομήσετε περιττές ανταλλαγές.
   • Εάν το προϊόν υπάρχει στον ιστότοπό του, συμπεριλάβετε τη διεύθυνση URL του, ώστε ο εργαζόμενος να μπορεί να το συμβουλευτεί γρήγορα.
   • Επίσης, συμπεριλάβετε το αναγνωριστικό της παραγγελίας σας, γιατί ούτως ή άλλως θα σας ρωτήσω αργά ή γρήγορα. Αυτός ο αριθμός σάς επιτρέπει να εντοπίσετε την παραγγελία σας και να την βρείτε στο σύστημά της.

8. 
   
   

   
   Ρωτήστε σαφείς ερωτήσεις. Πάντα να είναι άμεση στο δικό σου. Μην γυρίζετε το δοχείο. Μόλις χαιρετήσετε και εισάγετε τον εαυτό σας, ξεκινήστε μια νέα παράγραφο για να εξηγήσετε τι συμβαίνει χρησιμοποιώντας συγκεκριμένη γλώσσα όπως αναφέρθηκε παραπάνω.
   • Ρωτήστε άμεσα για τις παραχωρήσεις που θέλετε να αποκτήσετε. Ίσως νιώθετε λίγο ντροπαλός στην αρχή, αλλά θα πρέπει να θέσετε τη συρόμωση σας στην άκρη για χάρη σας. Εάν θέλετε κάτι σε αντάλλαγμα για το ελαττωματικό προϊόν σας, ζητήστε το.

9. 
   
   

   
   Γράψτε σύντομες παραγράφους. Μην τεντώσετε πάρα πολύ. Θα είναι πιο εύκολο να διαβάσετε αν κρατάτε μία, δύο ή τρεις προτάσεις ανά παράγραφο. Επιτρέπει επίσης στον χρήστη να περιηγηθεί γρήγορα για να μάθετε αν θα πρέπει πρώτα να απαντήσει. Αν στείλετε ένα μεγάλο κομμάτι αβλαβών e, θα καταλήξει στο κάτω μέρος του σωρού, επειδή ο εργαζόμενος δεν είχε το θάρρος να βρει αυτό που μιλάτε.

10. 
    
    

    
    Ολοκληρώστε με μια απλή υπογραφή. Τελειώστε με μια πρόταση που συνοψίζει το αίτημά σας ή φιλοφρόνηση, ακολουθούμενη από καλές ευχές. Μπορείτε να τελειώσετε με "εγκάρδια", αλλά μπορείτε επίσης να παραλείψετε αυτό το βήμα και απλά να βάλετε την υπογραφή σας. Μπορείτε επίσης να αναφέρετε ότι αναμένετε γρήγορα μια απάντηση γράφοντας "εν αναμονή της άμεσης απάντησής σας" ή κάτι τέτοιο.
    • Η υπογραφή του e είναι ένα μικρό κομμάτι e όπου γράφετε το όνομά σας, το επάγγελμα και τα στοιχεία επικοινωνίας. Μπορείτε συχνά να επιλέξετε μια τυπική υπογραφή στον πελάτη σας και να τον ορίσετε αυτό που εμφανίζεται αυτόματα στο κάτω μέρος του λογαριασμού σας.

11. 
    
    

    
    Μην βάζετε συνημμένα. Προσπαθήστε να μην επισυνάπτετε συνημμένα όταν τα στείλετε πρώτα. Πολλοί ιστότοποι έχουν φίλτρα που στοχεύουν συγκεκριμένα συνημμένα και ενδέχεται να βρεθείτε στο ανεπιθύμητο πλαίσιο πριν μπορέσετε να τα διαβάσετε.
    • Φυσικά, πρέπει να τοποθετήσετε ένα συνημμένο εάν υποβάλλετε αίτηση για μια θέση ή έχετε ζητηθεί να επισυνάψετε ένα βιογραφικό σημείωμα σε μορφή Word.
    • Μην βάζετε τους αριθμούς των χρηστών, του κωδικού πρόσβασης ή των αριθμών πιστωτικών καρτών σας.

12. 
    
    

    
    Διορθώστε τα λάθη πριν από την αποστολή. Μόλις τελειώσετε την περιγραφή σας, αντισταθείτε στο να την στείλετε αμέσως. Πρέπει να διορθώσετε τα λάθη βεβαιώνοντας ότι δεν παρεμβαίνουν στην ποιότητα της γραφής σας. Ακόμα κι αν γράφετε στο smartphone σας, η φράση "Αποστολή από το iPhone μου" που προστέθηκε αυτόματα δεν υπερισχύει των σφαλμάτων γραμματικής ή στίξης που θα κάνουν το αίτημά σας να φαίνεται πολύ λιγότερο επαγγελματικό.

13. 
    
    

    
    Συνέχεια. Αν δεν έχετε λάβει απάντηση τις επόμενες ημέρες, είναι πιθανό να βρεθείτε στο μη επιθυμητό πλαίσιο ή στο κάτω μέρος της λίστας των ατόμων που θα αντιμετωπιστούν. Επιστρέψτε ένα αναφέροντας το πρώτο και ρωτώντας αν έχει παραληφθεί.

Μέρος 3 Μείνετε ευγενικοί

1. 
   
   

   
   Προσέξτε τη γραμματική και την ορθογραφία. Ίσως να μην το συνειδητοποιήσετε, αλλά θα είστε ευγενικοί στην προσοχή σας στη γραμματική και την ορθογραφία. Εάν αντιμετωπίζετε το πρόβλημα να επικοινωνήσετε με σαφήνεια το πρόβλημά σας, δείξτε ότι σέβεστε το άτομο που θα σας διαβάσει, πράγμα που δείχνει ότι είστε ευγενικός γενικά.

2. 
   
   

   
   Δείξτε την εκπαίδευσή σας και τις γνώσεις σας. Μην είστε επιφυλακτικοί, αλλά αφήστε την εκπαίδευσή σας να λάμψει χρησιμοποιώντας κατάλληλα λόγια. Επιπλέον, αν έχετε εξετάσει τον ιστότοπό τους και ρωτήσετε για την πολιτική τους, αναφέρετε το στο l και πείτε τους ότι δεν μπορείτε να βρείτε μια απάντηση.

3. 
   
   

   
   Αποφύγετε τα αστεία. Κρατήστε τα πνευματικά σχόλιά σας και αστεία για τους φίλους σας αν θέλετε να ληφθούν σοβαρά υπόψη σας, τουλάχιστον στην πρώτη. Αυτό το είδος γλώσσας θα μπορούσε να θεωρηθεί ακατάλληλο και θα πρέπει να αφηγηθείτε σε όλη την αλληλογραφία, ανεξάρτητα από την εταιρεία στην οποία γράφετε.
   • Αφού έρθετε σε επαφή μετά από μερικά s, είναι συνήθως πιο αποδεκτό και κατανοητό να κάνετε αστεία.

4. 
   
   

   
   Εκφράστε τον εαυτό σας χωρίς να είστε επιθετικοί. Ακόμα κι αν είστε θυμωμένοι λόγω του συγκεκριμένου προϊόντος ή υπηρεσίας, δεν θα πάρετε αυτό που θέλετε εκφράζοντάς το στο δικό σας. Θα φτάσετε σε πολύ πιο θετικά αποτελέσματα παραμένοντας σεβασμό και ευγενικό αντί να παίρνετε έναν επιθετικό τόνο.
   • Θυμηθείτε επίσης ότι δεν μπορείτε να εκφράσετε σωστά τα συναισθήματά σας σε ένα. Εάν είστε πραγματικά απογοητευμένοι και θέλετε μια γρήγορη απάντηση, θα πρέπει να σκεφτείτε να καλέσετε.

5. 
   
   

   
   Αναφέρετε την πίστη και την ευγνωμοσύνη σας. Τέλος, θα μπορούσατε να αναφέρετε την πίστη σας σε αυτή την εταιρεία και την ευγνωμοσύνη που αισθάνεστε για τις προηγούμενες υπηρεσίες σας, προκειμένου να κάνετε τα πιο πολύτιμα και να λάβετε πιο γρήγορα μια απάντηση.