Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Ξεκινήστε το γράμμα
• Μέρος 2 Γράψτε το σώμα του γράμματος
• Μέρος 3 Τελειώστε την επιστολή
• Μέρος 4 Ολοκλήρωση της επιστολής

Σε αυτό το άρθρο: Ξεκινήστε το γράμμαΚαθαρίστε το σώμα του γράμματος Συμπληρώστε το γράμμαΒρείτε το γράμμα14 Αναφορές

Χρειάζεται να γράψετε μια εμπορική επιστολή; Γενικά, αυτά τα είδη επιστολών ακολουθούν μια καλά γνωστή και εύκολη στην εφαρμογή δομή που προσαρμόζεται σε μια ποικιλία περιεχομένων. Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει πάντα να έχει ημερομηνία. Επιπλέον, θα πρέπει να περιέχει μερικές παραγράφους και πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα και τον δέκτη. Γράψτε τη δική σας και πραγματοποιήστε τις απαραίτητες αλλαγές, εάν είναι απαραίτητο, για να συμμορφωθείτε με τα πρότυπα που έχει καθορίσει η εταιρεία σας.

στάδια

Μέρος 1 Ξεκινήστε το γράμμα

1. 
   

   
   Εξοικειωθείτε με τη διάταξη. Όποιο και αν είναι το περιεχόμενο της επιστολής σας, πρέπει να εφαρμόσετε ορισμένους κανόνες παρουσίασης. Τα εμπορικά γράμματα πρέπει να πληκτρολογούνται. Χρησιμοποιήστε μια κοινή γραμματοσειρά όπως "Arial" ή "Times New Roman". Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε παραγεμισμένες παραγράφους, κάτι που ισοδυναμεί με την εκκίνηση κάθε νέας παραγράφου πατώντας δύο φορές το πλήκτρο. εγγραφή και μην απολαύσετε.
   • Αφήστε ένα περιθώριο 2,5 cm και στις τέσσερις πλευρές.
   • Μια ψηφιακή επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να αποτελείται από μια κοινή γραμματοσειρά. Σε ένα επαγγελματικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αποφύγετε τη χρήση cursive ή e σε χρώμα διαφορετικό από το ασπρόμαυρο.

2. 
   

   
   
   
   Επιλέξτε ένα κατάλληλο χαρτί. Το ε πρέπει να εκτυπωθεί σε φύλλο μεγέθους A4. Εάν ζείτε στις Ηνωμένες Πολιτείες, χρησιμοποιήστε χαρτί μεγέθους letter, το οποίο είναι 216 mm × 279 mm ή 8.5 "× 11". Ορισμένες μεγάλες συμβάσεις ενδέχεται να εκτυπώνονται σε έντυπα μεγέθους μεγέθους (216 mm × 356 mm).
   • Εάν εκτυπώσετε μια επιστολή για να την στείλετε, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε χαρτί που φέρει το κεφάλι της εταιρείας. Αυτό θα δώσει στην επιστολή σας επίσημο άγγιγμα, επειδή ο αναγνώστης θα δει το λογότυπο και τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας σας.

3. 
   

   
   Καταχωρίστε τις πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία. Καταχωρίστε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας, γράφοντας κάθε στοιχείο της διεύθυνσης σε ξεχωριστή γραμμή. Εάν εργάζεστε για λογαριασμό σας, προσθέστε το όνομά σας είτε αντί του ονόματος της εταιρείας είτε παραπάνω.
   • Εάν η εταιρεία σας διαθέτει μια έτοιμη για χρήση κεφαλίδα, μπορείτε να την χρησιμοποιήσετε αντί να πληκτρολογήσετε τα δεδομένα μόνοι σας.
   • Εάν εισαγάγετε μόνοι σας τη διεύθυνση, δικαιολογήστε την είτε προς τα αριστερά είτε προς τα δεξιά στο επάνω μέρος της σελίδας, ανάλογα με τις προτιμήσεις σας ή τις οδηγίες της εταιρείας.
   • Εάν στέλνετε το γράμμα στο εξωτερικό, γράψτε το όνομα της χώρας με κεφαλαία γράμματα.

4. 
   

   
   
   
   Υποδείξτε την ημερομηνία. Για περισσότερη αυστηρότητα, γράψτε την πλήρη ημερομηνία. Για παράδειγμα: "1η Απριλίου 2012". Σε μια επιστολή που παρουσιάζεται στα γαλλικά, ο τόπος και η ημερομηνία πρέπει να εμφανίζονται στην επάνω δεξιά πλευρά της σελίδας.
   • Εάν η σύνταξη της επιστολής σας διήρκεσε αρκετές ημέρες, αναφέρετε την ημερομηνία κατά την οποία ολοκληρώσατε την επιστολή.

5. 
   

   
   Προσθέστε τις πληροφορίες του παραλήπτη. Καταχωρίστε το πλήρες όνομα του παραλήπτη, τον τίτλο, αν υπάρχει, το όνομα και τη διεύθυνση της επιχείρησης. Αυτές οι πληροφορίες πρέπει να εμφανίζονται με αυτή τη σειρά, με κάθε στοιχείο σε ξεχωριστή γραμμή. Εάν υπάρχει, συμπεριλάβετε έναν αριθμό αναφοράς. Σε μια επιστολή που παρουσιάστηκε στα γαλλικά, οι πληροφορίες σχετικά με τον παραλήπτη πρέπει να αναγράφονται στα δεξιά, μερικές γραμμές κάτω από την ημερομηνία.
   • Για να λάβετε άμεσα μια απάντηση, είναι επιθυμητό να απευθύνετε την επιστολή σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Κάντε μια μικρή έρευνα, αν αγνοήσετε το όνομα του παραλήπτη. Επικοινωνήστε με την εταιρεία για να μάθετε το όνομα και τον τίτλο του ενδιαφερόμενου προσώπου.

6. 
   

   
   Επιλέξτε μια φόρμα κλήσης. Αυτός ο τύπος χρησιμεύει για να εκφράσει τον σεβασμό σας στον παραλήπτη. Θα επιλέξετε τη φόρμουλά σας ανάλογα με το αν γνωρίζετε το γείτονά σας ή όχι. Θα εξετάσετε επίσης το βαθμό οικειότητας ή φορμαλισμού της σχέσης σας. Εξετάστε τις επιλογές στην παρακάτω λίστα.
   • Χρησιμοποιήστε την έκφραση "Σε ποιον δικαίωμα:" μόνο αν δεν γνωρίζετε ακριβώς ποιον θα απευθυνθεί στην επιστολή σας.
   • Εάν η σχέση σας με τον παραλήπτη είναι επιφανειακή, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε το "Sir" ή "Madam", για να αποφύγετε ένα περίεργο.
   • Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τον τίτλο του παραλήπτη, για παράδειγμα: "Mr. Mr. Director".
   • Εάν γνωρίζετε τον παραλήπτη πολύ καλά και εάν οι αναφορές σας είναι εξοικειωμένες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πιο προσωπική φόρμουλα, όπως το "αγαπητό μου Suzanne".
   • Εάν έχετε αμφιβολίες σχετικά με το φύλο του παραλήπτη, χρησιμοποιήστε τον τύπο: "Κυρίες, κύριοι,".
   • Μην ξεχνάτε να βάζετε ένα κόμμα μετά από τον τύπο κλήσης ή του παχέος εντέρου (:) μετά την έκφραση "Σε ποιον έχει δίκιο".

Μέρος 2 Γράψτε το σώμα του γράμματος

1. 
   

   
   Υιοθετήστε τον κατάλληλο τόνο. Σύμφωνα με ένα πολύ γνωστό ρητό, ο χρόνος είναι χρήμα και οι περισσότεροι επιχειρηματίες μοιράζονται να χάσουν το χρόνο τους. Ως εκ τούτου, η επιστολή σας πρέπει να είναι γραμμένη με ένα σύντομο και ακριβή τόνο. Κάνετε την ανάγνωση ευκολότερη πηγαίνοντας κατευθείαν στο σημείο και ξεκινώντας με μια συνοπτική παράγραφο.Για παράδειγμα, μπορείτε πάντα να ξεκινήσετε με μια πρόταση όπως αυτή: "Γράφω για ...".
   • Αποφύγετε τις μεταβολές της λουλουδένιας, τις πομπώδεις λέξεις ή τις μακρόχρονες προτάσεις. Αντ 'αυτού, αναζητήστε τα πιο βασικά όσο το δυνατόν ταχύτερα και σαφέστερα.
   • Υιοθετήστε ένα πειστικό ύφος. Πιθανότατα, ο στόχος σας είναι να πείσετε τον αναγνώστη σας να κάνει κάτι, να αλλάξει γνώμη, να διορθώσει ένα πρόβλημα, να πληρώσει ένα νομοσχέδιο ή να αναλάβει δράση. Έτσι, εκθέστε την άποψή σας με πεποίθηση.

2. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε προσωπικές αντωνυμίες Είναι απολύτως σωστό να χρησιμοποιείτε σε εμπορική επιστολή προσωπικές αντωνυμίες εγώ, μας και εσείς. Όταν πρόκειται για τον εαυτό σας, χρησιμοποιήστε την προσωπική αντωνυμία εγώ. Θα χρησιμοποιήσετε την προσωπική αντωνυμία, εσείς για να μιλήσει για τον παραλήπτη.
   • Προσέχετε όταν γράφετε μια επιστολή εκ μέρους ενός οργανισμού. Αν παρουσιάσετε την άποψη της εταιρείας, πρέπει να χρησιμοποιήσετε την προσωπική αντωνυμία μας. Έτσι, ο αναγνώστης θα γνωρίζει ότι πρόκειται για την άποψη της εταιρείας. Εάν εκφράσετε τη δική σας γνώμη, χρησιμοποιήστε εγώ .

3. 
   

   
   Να είναι σαφής και συνοπτική. Ενημερώστε τον αναγνώστη σας με ακρίβεια σχετικά με το θέμα της ομιλίας σας, γιατί θα σας απαντήσει γρήγορα μόνο εάν η επιστολή σας είναι σαφής σαν το νερό του βράχου. Συγκεκριμένα, πρέπει να δηλώσετε χωρίς αμφιβολία εάν θέλετε ο παραλήπτης να σας δώσει κάτι ή να ενεργήσει προς κάποια κατεύθυνση. Εξηγήστε τη θέση σας όσο το δυνατόν πιο σύντομα.

4. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή. Όταν περιγράφετε μια κατάσταση ή όταν κάνετε ένα αίτημα, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε την ενεργή φωνή και όχι την παθητική φωνή. Ο κίνδυνος να είναι διφορούμενος ή απρόσωπος, αν εκφράζεται με παθητική φωνή. Επιπλέον, η ενεργή φωνή είναι απλούστερη και πηγαίνει κατευθείαν στο σημείο. Ακολουθούν δύο παραδείγματα.
   • Παθητικός τρόπος: "Τα γυαλιά ηλίου σας δεν έχουν σχεδιαστεί ή κατασκευαστεί με γνώμονα τη δύναμη. "
   • Active Way: "Η εταιρεία σας σχεδιάζει και κατασκευάζει γυαλιά ηλίου χωρίς να δίνεται προσοχή στη δύναμή τους. "

5. 
   

   
   Χαλαρώστε εάν είναι απαραίτητο. Οι επιστολές γράφονται από ανθρώπους σε άλλους ανθρώπους. Αποφύγετε τα τυποποιημένα γράμματα όσο το δυνατόν περισσότερο, επειδή δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια σχέση με κάποιον, στέλνοντάς τους μια στερεότυπη επιστολή. Ωστόσο, αποφύγετε τις λεγόμενες εκφράσεις, όπως "πρέπει να πούμε" για "πρέπει να γίνουν δεκτές" ή "χρήματα" για "χρήματα". Κρατήστε ένα επαγγελματικό στυλ, αλλά φιλικό και φιλικό.
   • Αν γνωρίζετε τον παραλήπτη πολύ καλά, είναι δυνατόν να συμπεριλάβετε έναν καλό τύπο για να εκφράσετε τα χαιρετισμούς σας.
   • Χρησιμοποιήστε την κοινή λογική για να καθορίσετε τις πτυχές της προσωπικότητάς σας που θα αποκαλύψετε. Μερικές φορές ένα μικρό χιούμορ κάνει πραγματικά μια επιχειρηματική σχέση ευκολότερη, αλλά να είστε προσεκτικοί πριν λέτε ένα ανέκδοτο.

6. 
   

   
   Να είστε ευγενικοί. Πρέπει να είστε, ακόμη και αν γράφετε μια καταγγελία ή μια επιστολή καταγγελίας. Εξετάστε τη θέση του παραλήπτη και τον προσφέρετε, με ευχάριστο και ευχάριστο τόνο, για να κάνετε ό, τι μπορείτε μέσα σε εύλογα όρια.
   • Για παράδειγμα, μια αβάσιμη καταγγελία θα μπορούσε να γραφτεί ως εξής: "Νομίζω ότι τα γυαλιά ηλίου σας είναι τόσο φτωχά που αποφάσισα να μην αγοράσω πια. Από την άλλη πλευρά, μια ευγενική απαίτηση θα έμοιαζε με αυτό: «Είμαι απογοητευμένος με τα γυαλιά σας και αποφάσισα να προχωρήσω με άλλους προμηθευτές στο μέλλον. "

7. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε ένα δεύτερη σελίδα στην κεφαλίδα για τις επιπλέον σελίδες σας. Η πλειοψηφία των επιχειρηματικών επιστολών πρέπει να είναι αρκετά σύντομη ώστε να ταιριάζει σε μία σελίδα. Αν όμως η επιστολή σας είναι μεγαλύτερη, όπως μια σύμβαση ή νομικά συμπεράσματα, μπορεί να χρειαστείτε πρόσθετες σελίδες. Χρησιμοποιήστε ένα δεύτερη σελίδα header, από το ίδιο χαρτί με την πρώτη σελίδα, αλλά συνήθως με συντομευμένη διεύθυνση.
   • Γράψτε τον αριθμό της σελίδας στη δεύτερη και στις επόμενες σελίδες στο επάνω μέρος της σελίδας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το όνομα του παραλήπτη και την ημερομηνία.

8. 
   

   
   Συνδέστε τα πάντα. Στην τελευταία παράγραφο, συνοψίζετε τα σημεία που έχετε αναφέρει στο σώμα της επιστολής και δηλώστε σαφώς το σχέδιο δράσης σας ή τι περιμένετε από τον παραλήπτη. Προτείνετε να επικοινωνήσει μαζί σας εάν έχει ερωτήσεις ή ανησυχίες για να εκφράσει. Ευχαριστεί τον παραλήπτη για την προσοχή που έδωσε στην επιστολή ή την υπό εξέταση ερώτηση.

Μέρος 3 Τελειώστε την επιστολή

1. 
   

   
   Επιλέξτε ένα έντυπο ευγένειας. Στο συμπέρασμα, όπως και στα έντυπα προσφυγής, είναι να δείξουμε σεβασμό και φορμαλισμό. Μπορείτε να επιλέξετε, χωρίς να διακινδυνεύσετε να εξαπατήσετε τον εαυτό σας, μια φόρμουλα όπως: "παρακαλώ πιστεύω (κύριε) για τη διαβεβαίωση της διακεκριμένης μου εκτίμησης" ή "Σας παρακαλώ να εκφράσετε (Κύριε) την έκφραση των αφοσιωμένων συναισθημάτων μου. Ομοίως, εάν πρόκειται για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως "εγκάρδια", "με σεβασμό" ή "ειλικρινά", οι οποίες είναι λιγότερο τυπικές αλλά αποδεκτές.

2. 
   

   
   Υπογράψτε την επιστολή. Πηδήξτε περίπου τέσσερις γραμμές πριν υπογράψετε την υπογραφή σας. Εκτυπώστε την επιστολή σας πριν την υπογράψετε. Είναι προτιμότερο να χρησιμοποιήσετε μπλε ή μαύρο μελάνι. Αν στείλετε την επιστολή σας με email, σαρώστε την υπογραφή σας και βάλτε την εικόνα στο κατάλληλο μέρος της επιστολής.
   • Εάν υπογράψετε το γράμμα για λογαριασμό άλλου ατόμου, γράψτε "p. σελ. : »Πριν την υπογραφή σας. Αυτή είναι η σύντμηση της έκφρασης "με πληρεξούσιο", που σημαίνει "αντί για" ή "στο όνομα του".

3. 
   

   
   Πληκτρολογήστε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας Στην υπογραφή σας, πληκτρολογήστε το όνομά σας, τον τίτλο, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλα σχετικά στοιχεία επικοινωνίας. Γράψτε κάθε στοιχείο σε μια ανεξάρτητη γραμμή.

4. 
   

   
   Προσθέστε τα αρχικά του δακτυλογράφου. Εάν η επιστολή πληκτρολογήθηκε από κάποιον άλλο από τον συγγραφέα, μπορείτε να προσθέσετε τα αρχικά του ατόμου κάτω από το πεδίο υπογραφής. Μερικές φορές, ορισμένες εταιρείες ζητούν να συμπεριλάβουν τα αρχικά του συντάκτη της επιστολής για να βρουν πιο εύκολα τους ανθρώπους που συμμετείχαν στην ανάπτυξη της επιστολής.
   • Αν βρείτε μόνο τα αρχικά του δακτυλογράφου, γράψτε τα με πεζά γράμματα, για παράδειγμα: mj.
   • Εάν συμπεριλάβετε τον συγγραφέα, χρησιμοποιήστε κεφαλαία γράμματα διατηρώντας τα αρχικά του δακτυλογράφου με πεζά γράμματα, για παράδειγμα: RW: mj. Είναι δυνατό να διαχωρίσετε τα δύο αρχικά με μια κάθετο, για παράδειγμα: MW / mj.

5. 
   

   
   Υποδείξτε τα συνημμένα. Αν έχετε επισυνάψει εξαρτήματα στην επιστολή σας, γράψτε τη φύση αυτών των μερών, μερικές γραμμές κάτω από τις συντεταγμένες σας, καθορίζοντας τον αριθμό και τον τύπο των εξαρτημάτων. Για παράδειγμα, γράψτε: "Συνημμένα (2): μια φόρμα, ένα φυλλάδιο".
   • Μπορείτε επίσης να συντομεύσετε την έκφραση "Συνημμένα" γράφοντας "P. j".

6. 
   

   
   Καταχωρίστε τα ονόματα των παραληπτών. Αν στείλετε ένα αντίγραφο της επιστολής σε άλλο πρόσωπο, πρέπει να το αναφέρετε στην επιστολή γράφοντας τη συντομογραφία "cc" στη γραμμή "Συνημμένα", ακολουθούμενη από το όνομα και τον τίτλο του ατόμου. Αυτή η συντομογραφία σημαίνει "αντίγραφο ευγένειας". Είναι επίσης η συντομογραφία της έκφρασης "true copy", όταν τα γράμματα πληκτρολογούνταν με χαρτί άνθρακα.
   • Για παράδειγμα, γράψτε: "cc: Marie Martin, Διευθυντής Marketing".
   • Εάν προσθέσετε περισσότερα από ένα ονόματα, παρατάξτε το δεύτερο όνομα κάτω από το πρώτο αλλά χωρίς το "cc:"

Μέρος 4 Ολοκλήρωση της επιστολής

1. 
   

   
   Διορθώστε το γράμμα. Η διάταξη είναι ένα βασικό στοιχείο που αντικατοπτρίζει τον επαγγελματισμό σας. Αλλά, πρέπει να διορθώσετε τα λάθη σας για να αποδείξετε στον παραλήπτη ότι είστε ικανός και υπεύθυνος. Εκτελέστε τον ορθογραφικό έλεγχο του λογισμικού ηλεκτρονικής επεξεργασίας, αλλά διαβάστε προσεκτικά την επιστολή σας πριν την στείλετε.
   • Ελέγξτε ότι η επιστολή είναι σαφής και συνοπτική. Υπάρχουν παράγραφοι που περιέχουν περισσότερες από τρεις ή τέσσερις προτάσεις; Εάν συμβαίνει αυτό, προσπαθήστε να καταργήσετε τις άσκοπες προτάσεις.
   • Εάν η επιστολή είναι εξαιρετικά σημαντική, σκεφτείτε να ζητήσετε από έναν από τους φίλους ή τον συνάδελφό σας να το διαβάσουν. Μερικές φορές μια νέα εμφάνιση μπορεί να εντοπίσει λάθη ή λάθη που μπορεί να μην παρατηρήσετε.

2. 
   

   
   Μην χαράξετε την επιστολή σας. Αν έχετε πολλές σελίδες, μην τις συρραφήσετε. Αν θέλετε να διατηρήσετε τις σελίδες σας στη σειρά, μπορείτε να τις προσαρτήσετε με ένα πάνω αριστερόχειρο συνδετήρα.

3. 
   

   
   Δημοσιεύστε την επιστολή. Εάν στέλνετε την επιστολή με το ταχυδρομείο, χρησιμοποιήστε ένα φάκελο εμπορικού μεγέθους. Αν είναι δυνατόν, πάρτε ένα φάκελο που φέρει το λογότυπο της εταιρείας. Καταγράψτε σωστά τη διεύθυνση του αποστολέα και του παραλήπτη. Διπλώστε το γράμμα στο μισό, έτσι ώστε ο παραλήπτης να ξεδιπλώνει πρώτα το επάνω καπάκι και στη συνέχεια το κατώτερο πτερύγιο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάρει αρκετό από την επιστολή σας πριν την αποστείλετε.
   • Εάν αισθάνεστε ότι η γραφή σας είναι ακατάλληλη και δεν αντικατοπτρίζει την επαγγελματική σας ικανότητα, καταχωρίστε τις διευθύνσεις χρησιμοποιώντας το λογισμικό επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εκτυπώστε τις στον φάκελο με τον εκτυπωτή σας.
   • Εάν το γράμμα είναι εξαιρετικά σημαντικό ή επείγον, σκεφτείτε να το παραδώσετε από μια υπηρεσία.
   • Αν θέλετε να το στείλετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετατρέψτε το σε μορφή "HTML" ή PDF για να διατηρήσετε τη μορφοποίηση. Ωστόσο, είναι καλύτερο να στείλετε το γράμμα που έχει τυπωθεί σε χαρτί.