Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέρος 1 Γράψτε μια προσωπική επιστολή
• Μέρος 2 Γράψτε μια επιχειρησιακή επιστολή
• Μέρος 3 Γράψτε μια συνοδευτική επιστολή

Σε αυτό το άρθρο: Γράψτε μια προσωπική επιστολήReduce μια επιχειρησιακή letterReduce μια συνοδευτική επιστολή19 Αναφορές

Μια καλά γραμμένη επιστολή από την αρχή είναι πιο πιθανό να δώσει μια καλή εντύπωση στον παραλήπτη σας. Αν προετοιμάζετε να γράψετε μια προσωπική, επιχειρησιακή ή κίνητρο επιστολή, μπορεί να έχετε δυσκολία στην συμπλήρωση της βραδυκαρδίας και των πρώτων γραμμών. Αν θέλετε να μάθετε την κατάλληλη μορφή ή αν θέλετε να μάθετε τον καλύτερο τρόπο για να ξεκινήσετε την εισαγωγή μιας επιστολής, υπάρχουν συγκεκριμένες αρχές και στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

στάδια

Μέρος 1 Γράψτε μια προσωπική επιστολή

1. Γράψτε τη διεύθυνσή σας. Για μια προσωπική επιστολή, τοποθετήστε τη διεύθυνσή σας στο πάνω μέρος της σελίδας και ευθυγραμμίστε την προς τα αριστερά. Αυτό θα επιτρέψει στον παραλήπτη να σας απαντήσει εύκολα, διότι δεν θα χρειαστεί να αναζητήσετε τη διεύθυνσή σας ή να κρατήσετε το φάκελο για να σας γράψω.
   • Δεν χρειάζεται να προσθέσετε το όνομά σας στη διεύθυνση. Απλώς τοποθετήστε τη διεύθυνση του δρόμου ή του ταχυδρομικού σας πλαισίου στην πρώτη γραμμή, στη συνέχεια την πόλη σας, την πολιτεία σας και τον ταχυδρομικό σας κωδικό στην επόμενη γραμμή.

2. 
   

   
   Γράψτε την ημερομηνία μετά τη διεύθυνσή σας. Είναι σημαντικό να θέσετε μια ημερομηνία ώστε ο ανταποκριτής σας να γνωρίζει πότε γράψατε την επιστολή. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο και για τον ανταποκριτή σας εάν θέλει να κρατήσει τα μηνύματα που λαμβάνει και να τα ταξινομήσει κατά ημερομηνίες. Καταχωρίστε την ημερομηνία στη γραμμή ακολουθώντας τη διεύθυνσή σας.
   • Για τη μορφή, τοποθετήστε πρώτα την ημερομηνία, το μήνα και στη συνέχεια το έτος. Για παράδειγμα, "22 Απριλίου 2016".

3. 
   

   
   
   
   Βάλτε τη διεύθυνση του ανταποκριτή σας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να παραλείψετε μια γραμμή και να γράψετε στη δεξιά πλευρά της σελίδας σας. Πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε το "χαιρετισμό" για να ξεκινήσετε. Γράψτε αμέσως μετά το όνομα του παραλήπτη σας και τοποθετήστε ένα κόμμα.
   • Σκεφτείτε πώς συνήθως καλείτε τον ανταποκριτή σας. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα: "Αγαπητή Στεφανία", "Αγαπητή γιαγιά", ή "Αγαπητέ κύριε Thompson".

4. 
   

   
   Κάντε μια ερώτηση. Για μια προσωπική επιστολή προς έναν φίλο ή ένα μέλος της οικογένειάς σας, η κοινή προσέγγιση είναι να ξεκινήσετε θέτοντας μια ερώτηση. Μπορείτε να ξεκινήσετε με το να δείχνετε ενδιαφέρον για το τι κάνει ο συνομιλητής σας ή για να τον ρωτήσετε πώς κάνει.
   • Ακολουθούν μερικά παραδείγματα για το τι θα μπορούσατε να πείτε: "Πώς είσαι; "Τι πιστεύεις για το νέο σου σχολείο; "Νιώθεις καλύτερα; "

5. 
   

   
   
   
   Εκφράστε το ενδιαφέρον σας για κάτι που είπε ή έκανε ο συνομιλητής σας. Ένας άλλος αποτελεσματικός τρόπος για να ξεκινήσετε μια προσωπική επιστολή είναι να ξεκινήσετε εκφράζοντας το ενδιαφέρον σας για κάτι που είπε ο παραλήπτης σας στην τελευταία επιστολή, όπως μια πρόσφατη επιτυχία, μια μεγάλη διακοπές που είχατε ή ένα εμπόδιο που αντιμετωπίζουν.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε την επιστολή σας λέγοντας: "Συγχαρητήρια για το βραβείο σας". "Φαίνεται ότι οι διακοπές σας ήταν πραγματικά διασκεδαστικές." "Λυπάμαι πολύ που έπρεπε να περάσετε από σκληρές στιγμές στο σχολείο. "

Μέρος 2 Γράψτε μια επιχειρησιακή επιστολή

1. 
   

   
   Γράψτε τη διεύθυνσή σας. Η πλήρης διεύθυνση αλληλογραφίας σας πρέπει να εμφανίζεται στην κορυφή της επιστολής σας. Μην γράφετε το όνομά σας πριν από τη διεύθυνση. Ωστόσο, μπορείτε να γράψετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή / και έναν αριθμό τηλεφώνου κάτω από τη διεύθυνση αλληλογραφίας, εάν το επιθυμείτε.
   • Γράψτε τη διεύθυνσή σας στην αριστερή πλευρά του φύλλου.

2. 
   

   
   Βάλτε την ημερομηνία. Αφού γράψετε τη διεύθυνσή σας ή μετά την τοποθέτηση οποιωνδήποτε άλλων πληροφοριών στα στοιχεία επικοινωνίας σας, παραλείψτε μια γραμμή και γράψτε την ημερομηνία. Γράψτε την ημερομηνία στην πλήρη ημερομηνία, ορίζοντας την ημέρα, το μήνα και το έτος.
   • Για παράδειγμα, "22 Απριλίου 2016".

3. 
   

   
   Τοποθετήστε τη διεύθυνση του ανταποκριτή της επιστολής σας στη δεξιά πλευρά του φύλλου σας. Γράψτε το όνομα του ανταποκριτή και την πλήρη διεύθυνση στην αριστερή πλευρά του φύλλου. Γράψτε τη διεύθυνση μετά την ημερομηνία με ένα διάστημα που χωρίζει τα δύο.
   • Περάστε μια ακόμη γραμμή μετά τη θέση της διεύθυνσής σας. Ο χαιρετισμός σας ("Αγαπητέ ___" ή "Σε ποιον είναι σωστό") θα πρέπει να τοποθετηθεί στην επόμενη γραμμή.

4. 
   

   
   Προσδιορίστε αν η "Αγαπητέ" χαιρετισμός είναι κατάλληλη στον κώνο σας. Αρχίζοντας να γράφετε γράμματα με αυτόν τον τύπο είναι μια τυπική μέθοδος, αλλά αυτό το χαιρετισμό μπορεί να μην είναι πάντα κατάλληλο. Για παράδειγμα, αυτός ο τύπος μπορεί να φαίνεται πολύ προσωπικός για μια επιστολή καταγγελίας ή μια επιχειρησιακή επιστολή.
   • Εξετάστε το άτομο στο οποίο γράφετε και προσδιορίστε εάν η εισαγωγή της επιστολής με "Αγαπητέ" θα επιτύχει ή δεν θα επιτύχει τους στόχους σας. Εάν ελπίζετε να γνωρίσετε καλύτερα τον παραλήπτη, όπως τη συσχέτιση με το άτομο αυτό σε ένα έργο, αυτή η διατύπωση είναι πιθανώς κατάλληλη.
   • Αν δυσκολεύεστε να ακολουθήσετε αυτόν τον τύπο, μπορείτε να τον αφαιρέσετε και να ξεκινήσετε τη δική σας, γράφοντας τον τίτλο και το όνομα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να εισαγάγετε την επιστολή σας με τον "κ. Smith", στη συνέχεια να συνεχίσετε με μια εισαγωγική πρόταση.
   • "Σε ποιον έχει δίκιο" είναι μια άλλη εναλλακτική λύση, αλλά αυτή η διατύπωση είναι πιο μακρινή και πιο σοβαρή από τη "Αγαπητή" χαιρετισμό. Χρησιμοποιήστε μόνο αυτή την εισαγωγική φράση εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του δέκτη σας.

5. 
   

   
   Σκεφτείτε πώς θα απευθυνθείτε στον παραλήπτη σας. Πριν περιγράψετε το όνομα του παραλήπτη σας, πάρτε μια στιγμή για να καθορίσετε τον καλύτερο τρόπο να του μιλήσετε. Σε πολλές περιπτώσεις, οι επιχειρηματικές επιστολές πρέπει να απευθύνονται στους αποδέκτες με πιο επίσημο τρόπο, όπως ο τίτλος του ατόμου. Μπορείτε επίσης να σκεφτείτε πώς το άτομο ήρθε σε σας με τις παλιές του επιστολές και να εξετάσει τη σχέση σας.
   • Εξετάστε τον τίτλο και τη θέση του ατόμου . Εάν ο παραλήπτης σας έχει τίτλο ή κατέχει συγκεκριμένη θέση, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε την επιχείρησή σας με αυτό: "Αγαπητέ Δρ Τζόουνς". Εάν είναι στρατηγός του στρατού, πρέπει να ξεκινήσετε την επιστολή σας με: "Αγαπητέ κύριο Γουίλσον". Θα πρέπει επίσης να καλέσετε τους κατόχους πτυχίου γιατρού με έναν "Δρ".
   • Διαβάστε την επιστολή στην οποία ανταποκρίνεστε. Εάν γράψετε μια επιστολή σε απάντηση σε μια άλλη, προσπαθήστε να δείτε πώς ήρθε ο παραλήπτης σας σε εσάς για να καθορίσετε ποια διατύπωση θα χρησιμοποιηθεί. Για παράδειγμα, εάν η επιστολή που λάβατε αρχίζει με "Αγαπητέ κύριε Johnson", θα πρέπει να ξεκινήσετε την επιστολή σας με "Αγαπητέ κ. ____".
   • Σκεφτείτε το είδος της σχέσης που σας συνδέει με τον δέκτη. Πρέπει να εξετάσετε τη σχέση που σας συνδέει με τον παραλήπτη σας πριν απαντήσετε στην επιστολή του. Μοιράζεστε το ίδιο επώνυμο; Χρησιμοποιείτε συνήθως έναν συγκεκριμένο τίτλο όταν του μιλάτε; Λάβετε υπόψη ότι ακόμα και αν κάλεσα το άτομο με το επώνυμό του στο παρελθόν, αυτό θα μπορούσε να είναι πολύ άτυπο σε επαγγελματική επιστολή. Εάν έχετε αμφιβολίες, να είστε προσεκτικοί και να απευθυνθείτε στο πρόσωπο με επίσημο τρόπο, για παράδειγμα γράφοντας τον κ., Κυρία, Δρ, κλπ.

6. 
   

   
   Επιλέξτε έναν ευχάριστο τόνο. Ανεξάρτητα από το περιεχόμενό σας, είναι καλό να διατηρήσετε έναν ευχάριστο τόνο για να προκαλέσετε το ενδιαφέρον του παραλήπτη. Ακόμα κι αν γράφετε μια επιστολή καταγγελίας ή οποιοδήποτε άλλο τύπο αποστολής, μην αρχίζετε να λέτε κάτι αγενές ή να κάνετε αιτήματα. Αντ 'αυτού, να του στείλετε τις καλύτερες ευχές σας ή να τον συγχαρώ για να κάνει κάτι.
   • Για παράδειγμα, για να φανεί φιλική στην αρχή του, θα μπορούσατε να δοκιμάσετε μία από αυτές τις δύο φράσεις: "Ελπίζω ότι θα πάρετε καλά" "Τα ειλικρινή συγχαρητήριά μου για την προώθησή σας".

7. 
   

   
   Δηλώστε το σκοπό της αποστολής σας. Ενώ είναι σημαντικό να ξεκινήσετε μια επιχειρησιακή επιστολή με φιλικό τόνο, είναι εξίσου σημαντικό να φτάσετε στο σημείο και να πείτε τι γράφετε. Μπορείτε να γνωστοποιήσετε τον λόγο της επιστολής σας χρησιμοποιώντας μια απλή και απλή φόρμουλα που ξεκινά με αυτό: "Σας γράφω αυτή την επιστολή επειδή / για. "
   • Μπορείτε να προσαρμόσετε αυτήν την εισαγωγή για διάφορες χρήσεις. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε με μία από τις παρακάτω φράσεις: "Σας γράφω αυτή την επιστολή εξαιτίας των κοινών μας συμφερόντων" "Γράφω αυτή την επιστολή για να υποβάλω ένα αίτημα" "Γράφω αυτό το μήνυμα για να προτείνω μια εταιρική σχέση μεταξύ των εταιρειών μας. "

Μέρος 3 Γράψτε μια συνοδευτική επιστολή

1. 
   

   
   Χρησιμοποιήστε την ίδια μορφή με μια επαγγελματική επιστολή. Όταν γράφετε αυτό το είδος αποστολής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ίδιες προσεγγίσεις που χρησιμοποιούνται για μια επαγγελματική επιστολή.
   • Βάλτε τη διεύθυνσή σας στο πάνω μέρος της σελίδας και αριστερά ευθυγραμμισμένη. Μη βάζετε το όνομά σας, μόνο τη διεύθυνσή σας.
   • Προσθέστε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την προσωπική σας διεύθυνση ιστότοπου και τον αριθμό τηλεφώνου στην επόμενη γραμμή.
   • Μετάβαση σε μια γραμμή.
   • Βάλτε την ημερομηνία με την πρώτη ημέρα: "22 Απριλίου 2016".
   • Μετάβαση άλλης γραμμής.
   • Προσθέστε το χαιρετισμό σας: "Αγαπητέ ___", ή "Σε ποιον μπορεί να είναι,".

2. 
   

   
   Συνοψίστε τις επιτυχίες σας. Είναι φυσιολογικό να ξεκινήσετε μια συνοδευτική επιστολή με μια απλή πρόταση όπως "Εγώ γράφω για να υποβάλετε αίτηση για τη θέση του___". Ωστόσο, εάν θέλετε να κάνετε μια μικρή διαφορά στην εισαγωγή σας, προσπαθήστε να κάνετε μια μικρή περίληψη των καλύτερων επιτευγμάτων σας. Παρέχοντας μια περίληψη όλων όσων έχετε επιτύχει μπορεί να προσελκύσει την προσοχή του προστάτη και να αυξήσει τις πιθανότητες να πάρει μια συνέντευξη.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε αυτό το είδος φράσης στην αρχή της επιστολής σας: «Τα τελευταία πέντε χρόνια διπλασίασα τις πωλήσεις μου και επέκτεινα την επιχείρησή μου σε τρεις περιοχές της χώρας. Θα μπορούσατε να μιλήσετε λίγο περισσότερο για την επαγγελματική σας εμπειρία, την εκπαίδευσή σας, την ειδική σας κατάρτιση και άλλα προσόντα που απαιτεί η δουλειά και που έχετε.

3. 
   

   
   Δείξτε τον ενθουσιασμό σας. Εκφράζοντας τη χαρά σας μέσα από το γράμμα μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες να πάρει μια συνέντευξη. Η αφοσίωσή σας μπορεί να εντυπωσιάσει τον υπεύθυνο προσλήψεων.
   • Μπορείτε να πείτε κάτι σαν αυτό: «Ήμουν ενθουσιασμένος που έχω δει αυτήν την προσφορά εργασίας, γιατί πάντα είμαι ένας θαυμάσιος θαυμαστής της εταιρείας σας». Θα μπορούσατε αργότερα να εξηγήσετε τι σας αρέσει στην εταιρεία, γιατί είστε τόσο παθιασμένοι με την εργασία σας και γιατί είστε ο ιδανικός υποψήφιος για αυτή τη δουλειά.

4. 
   

   
   Συμπεριλάβετε σημαντικές λέξεις-κλειδιά στο γράμμα. Οι λέξεις-κλειδιά μπορούν να είναι χρήσιμες αν γνωρίζετε ότι θα αντιμετωπίσετε πολλούς ανθρώπους που θα έχουν την εν λόγω δουλειά. Η χρήση λέξεων-κλειδιών στην επιστολή σας μπορεί να αυξήσει τις πιθανότητες επιτυχίας της εφαρμογής σας, ειδικά αν ταιριάζει με τη θέση.
   • Μπορεί να είναι λέξεις που εμφανίζονται πολλές φορές στην προσφορά εργασίας, συμπεριλαμβανομένων συγκεκριμένων γνώσεων ή εμπειριών. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε τη συνοδευτική επιστολή σας με αυτό το είδος διατύπωσης: «Κατά τη διάρκεια των πέντε χρόνων μου ως διευθυντής πωλήσεων, πραγματοποίησα τακτικές παρουσιάσεις, ανέπτυξα μερικές μεγάλες στρατηγικές πωλήσεων και έγραψα αρκετές δέσμες πωλήσεων για τους υπαλλήλους μου. "
   • Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τα ονόματα των ατόμων που σας έχουν ανακατευθύνει στη θέση αυτή. Αυτό θα μπορούσε να προσελκύσει την προσοχή του διαχειριστή μίσθωσης και να εξασφαλίσει τη συντήρηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε αυτό το μήνυμα: "Άκουσα για αυτή τη θέση από τον διευθυντή του τμήματος μας: Δρ Smith. "

συμβουλή

• Προσωπικές επιστολές μπορεί να είναι όσο θέλετε. Ωστόσο, αν πρόκειται για αίτηση εργασίας ή για επιχειρηματικό αγώνα, κρατήστε την επιστολή σας όσο το δυνατόν πιο σύντομη και ακριβή. Θα πρέπει να είστε σε θέση να εκφράσετε τον εαυτό σας μόνο σε μια σελίδα για αυτό το είδος της missive.