Περιεχόμενο

• στάδια
• Μέθοδος 1 Αυξήστε την παραγωγικότητά σας στην εργασία
• Μέθοδος 2 Αυξήστε την παραγωγικότητα των υπαλλήλων της
• Μέθοδος 3 Χρήση τεχνολογίας

Σε αυτό το άρθρο: Αύξηση της παραγωγικότητας στο χώρο εργασίαςΑύξηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων Ανακύκλωση της τεχνολογίας24 Αναφορές

Εάν είστε υπάλληλος, η αύξηση της παραγωγικότητάς σας μπορεί να σας επιτρέψει να πάρετε μια προσφορά ή περισσότερο ελεύθερο χρόνο. Αν ασκείτε μια επιχείρηση, η αύξηση της παραγωγικότητάς σας θα αυξήσει τα κέρδη σας και θα σας βοηθήσει να ξεπεράσετε οικονομικές δυσκολίες. Και στις δύο περιπτώσεις, θα πρέπει πάντα να προσπαθείτε να είστε πιο παραγωγικοί. Για το σκοπό αυτό, οι εργαζόμενοι και τα αφεντικά θα πρέπει να επανεξετάσουν τις εργασιακές τους συνήθειες. Επιπλέον, οι ηγέτες επιχειρήσεων μπορούν επίσης να λάβουν τα απαραίτητα μέτρα για να δημιουργήσουν ένα περιβάλλον που θα παρακινήσει τους εργαζόμενους και θα τους προσφέρει τα εργαλεία που χρειάζονται για να πετύχουν, συμπεριλαμβανομένων των τεχνολογιών που θα επιτρέψουν στις ομάδες να είναι πιο ευέλικτες και να εξοικονομήσουν χρόνο.

στάδια

Μέθοδος 1 Αυξήστε την παραγωγικότητά σας στην εργασία

1. 
   

   
   Ξεκινήστε με τον εαυτό σας. Για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα της επιχείρησής σας, θα ήταν καλύτερο να ξεκινήσετε αναδιοργανώνοντας τις δικές σας εργάσιμες ημέρες. Με την αύξηση της παραγωγικότητας του εαυτού σας, θα ενισχύσετε την επιχείρηση και θα αναπτύξετε τεχνικές που μπορείτε στη συνέχεια να μεταβιβάσετε στους υπαλλήλους σας.

2. 
   

   
   Ορίστε προθεσμίες και ενημερώστε τα μέλη της ομάδας σας. Με έργα και καθήκοντα που δεν έχουν συγκεκριμένο σκοπό, ο καθορισμός προθεσμιών για τον εαυτό τους μπορεί να είναι αρκετός για να δώσει το κίνητρο για να εργαστεί σκληρότερα. Αυτή η συμβουλή θα είναι πιο αποτελεσματική αν ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας σχετικά με τις ημερομηνίες που έχετε ορίσει, επειδή αυτοί οι άνθρωποι θα σας κρατήσουν υπεύθυνο για τις δεσμεύσεις σας.

3. 
   

   
   
   
   Εργαστείτε σε διαστήματα 90 λεπτών. Μελέτες έχουν δείξει ότι μετά από 90 λεπτά η παραγωγικότητα αρχίζει να μειώνεται. Για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας, εργάζονται σε 4 έως 5 συνεδρίες 90 λεπτών, δίνοντάς σας ένα διάλειμμα μεταξύ των περιόδων σύνδεσης.

4. 
   

   
   Πάρτε τακτικά διαλείμματα. Μελέτες έχουν δείξει ότι τα τακτικά σύντομα διαλείμματα βοηθούν στην εστίαση και αποτρέπουν την πτώση της παραγωγικότητας Η απλή συγκέντρωση μερικών λεπτών σε μια άλλη εργασία μερικές φορές κατά τη διάρκεια μίας ώρας εργασίας θα μπορούσε να σας βοηθήσει να εστιάσετε καλύτερα μακροπρόθεσμα.
   • Λαμβάνοντας ένα διάλειμμα για μια μικρή άσκηση, μία φορά την ημέρα, ακόμη και σε σύντομο περίπατο ή μερικές αναρτήσεις, θα αυξήσει ακόμη περισσότερο την παραγωγικότητά σας.

5. 
   

   
   
   
   Ακολουθήστε τον κανόνα των 2 λεπτών. Εάν μια εργασία που μπορείτε να ολοκληρώσετε σε δύο λεπτά ή λιγότερο έρχεται σε σας, να την αντιμετωπίσετε αμέσως. Θα χρειαστεί λιγότερο χρόνος από ό, τι θα πάρει αργότερα, και αυτό το έργο θα είναι ένα μικρό διάλειμμα, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε καλύτερα σε αυτό που κάνετε.

6. 
   

   
   Απολαύστε το χρόνο μεταφοράς σας. Απάντηση στα s, κάντε ένα λίστα υποχρεώσεων, αναζητώντας ιδέες ή έγγραφα ανάγνωσης είναι για παράδειγμα εργασίες που μπορείτε να κάνετε οπουδήποτε, μόλις έχετε λίγο χρόνο μπροστά σας, για παράδειγμα όταν μεταφέρετε ή στην αίθουσα αναμονής του γιατρού.

7. 
   

   
   Κάντε πολλά σχέδια. Όλη η δουλειά σας και όχι μόνο οι γραπτές σημειώσεις θα πρέπει να γίνονται σε πολλά "σχέδια", αντί να προσπαθείτε να κάνετε τα πάντα σωστά την πρώτη φορά. Πραγματοποιήστε μια πρώτη έκδοση, ζητήστε από κάποιον να σας δώσει τη γνώμη σας σχετικά με αυτό το έργο ή να επιστρέψετε αργότερα, κατά τη διάρκεια του ελεύθερου χρόνου σας. Θα δείτε ότι θα είστε σε θέση να ολοκληρώσετε τα έργα σας πολύ πιο γρήγορα, εκτελέστε τα σε 4 έως 5 σχέδια, από ό, τι προσπαθώντας να τα τελειώσετε ταυτόχρονα.

8. 
   

   
   Διαχειριστείτε την επιχείρησή σας πιο αποτελεσματικά Κατά μέσο όρο, ο εργαζόμενος ξοδεύει περίπου το 28% της εργάσιμης ημέρας που διαχειρίζεται την επιχείρησή του. Αυτό αντιστοιχεί σε 11 ώρες σε 40ωρη εβδομάδα εργασίας. Για να εξοικονομήσετε χρόνο σε αυτή την εργασία, εξετάστε τις παρακάτω συμβουλές.
   • Ορίστε ώρες για να συμβουλευτείτε το γραμματοκιβώτιό σας. Ανοίξτε το γραμματοκιβώτιό σας είναι σίγουρα μέρος των καθηκόντων σας, αλλά εξακολουθεί να είναι μια εργασία πολύ πιο εύκολη από άλλα. Για αυτό, πολλοί άνθρωποι μπαίνουν στον πειρασμό να ελέγξουν το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο δέκα φορές την ώρα. Αυτή η συνήθεια είναι μια πραγματική χάσιμο χρόνου. Προτιμήστε να συμβουλευτείτε το γραμματοκιβώτιό σας μόνο τρεις φορές την ημέρα: όταν φτάσετε στην εργασία, μετά το μεσημεριανό γεύμα και προτού εγκαταλείψετε το γραφείο σας. Το πολύ, ελέγξτε τη δική σας μία φορά την ώρα.
   • Μην δημιουργείτε φακέλους. Μπορεί να πιστεύετε ότι αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να παραμείνετε οργανωμένοι, αλλά θα είναι πολύ πιο εύκολο για εσάς να βρείτε τα μηνύματά σας, αφήνοντάς τα όλα στα εισερχόμενά σας.
   • Καταργήστε την εγγραφή από τις λίστες αλληλογραφίας. Κατά μέσο όρο, το 50% του εργαζόμενου λαμβάνει ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Η διαγραφή αυτού του είδους αλληλογραφίας διαρκεί μόνο μερικά δευτερόλεπτα, αλλά συσσωρεύεται κατά τη διάρκεια ενός έτους, αυτά τα δευτερόλεπτα γίνονται γρήγορα ώρες.

Μέθοδος 2 Αυξήστε την παραγωγικότητα των υπαλλήλων της

1. 
   

   
   Εφαρμόστε στους υπαλλήλους σας τις ίδιες τεχνικές που χρησιμοποιείτε μόνοι σας. Μόλις μάθετε πώς να αυξήσετε τη δική σας παραγωγικότητα, προσπαθήστε, όπου είναι δυνατόν, να εφαρμόσετε αυτές τις τεχνικές στις ομάδες εργασίας σας.
   • Ενθαρρύνετε τα διαλείμματα. Το να λέτε στους υπαλλήλους σας να κάνουν διαλείμματα μπορεί να μην είναι αρκετό. Σε αυτή την περίπτωση, δημιουργήστε αυτά τα διαλείμματα: να γιορτάσετε γενέθλια, να οργανώσετε ομαδικές δραστηριότητες ή γεύματα ομάδων.
   • Ρυθμίστε τη χρήση του s. Αν ένας εργαζόμενος χρειάζεται άμεση απάντηση, θα πρέπει να επικοινωνήσει με τον συνάδελφό του τηλεφωνικά ή να πάει στο γραφείο του. Αναμένοντας τους ανθρώπους να τα διαβάσουν αμέσως, οι εργαζόμενοι έρχονται να ελέγχουν συνεχώς τα γραμματοκιβώτια τους και να χάσουν πολύτιμο χρόνο.
   • Ορίστε προθεσμίες. Ακόμη και για τα έργα που δεν έχουν συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης, οι υπάλληλοί σας θα δουλέψουν με περισσότερα κίνητρα αν θέσετε τους στόχους τους και τις προθεσμίες για να συναντηθούν.
   • Δώστε τους πρόσβαση σε ένα γυμναστήριο. Με τη δημιουργία ενός γυμναστηρίου στους χώρους των επιχειρήσεων ή με την προσφορά συνδρομής σε ένα δωμάτιο γειτονιάς σε όλους τους υπαλλήλους σας, θα τους ενθαρρύνετε να κάνουν την άσκηση και έτσι να προωθήσουν την παραγωγικότητά τους. Θα μπορούσατε επίσης να ενισχύσετε τη συμμετοχή των ομάδων σας οργανώνοντας μηνιαίες προκλήσεις.

2. 
   

   
   Επιτρέψτε απομακρυσμένη εργασία και χρονοδιαγράμματα. Δεν έχει σημασία πού και πότε εργάζονται οι υπάλληλοί σας, εφ 'όσον κάνουν ό, τι αναμένεται δύο. Μια μελέτη Gallup δείχνει ότι οι εργαζόμενοι που εργάζονται μακριά από την εβδομάδα συμμετέχουν περισσότερο στην εργασία τους και ακόμη περισσότερο. Δώστε στους εργαζόμενους σας την ευκαιρία να εργαστούν όπου και πότε είναι πιο παραγωγικοί.

3. 
   

   
   Απολαύστε το έργο των υπαλλήλων σας. Οι εργαζόμενοι που θεωρούν ότι αναγνωρίζεται η αξία τους θα είναι περισσότερο παρακινημένοι και παραγωγικοί. Σε μια συνάντηση, συγχαίρω δημόσια τους υπαλλήλους σας. Βραβεία βραβείων. Εισάγετε τις ομάδες σας και το έργο τους στις εκδόσεις της εταιρείας. Εάν ένας εργαζόμενος έχει διακριθεί ιδιαίτερα σε ένα έργο, αναγνωρίστε τις προσπάθειές του. Αν δεν ανταμείψετε τη δουλειά τους, οι υπάλληλοί σας δεν θα σας δώσουν τα δύο καλύτερα.

4. 
   

   
   Δημιουργήστε μια κουλτούρα λογοδοσίας. Με τη δυνατότητα να ανταμείβετε πραγματικά το έργο τους και γνωρίζοντας ότι θα λάβουν ανατροφοδότηση για το τι έχουν κάνει, οι υπάλληλοί σας θα συνεργαστούν με περισσότερη εφαρμογή. Η ενδυνάμωση των υπαλλήλων σας σημαίνει επίσης ότι θα πρέπει να τους παρουσιάσετε μια σαφή επιχειρηματική στρατηγική και να τους δείξετε πώς η εργασία τους συμβάλλει στην πρόοδο της εταιρείας προς αυτήν την κατεύθυνση. Εάν αισθάνονται πραγματικά ότι το έργο τους είναι σημαντικό και όχι μόνο πιόνια, οι υπάλληλοί σας θα εργαστούν σκληρότερα.
   • Η παροχή οικονομικών κινήτρων με σαφείς στόχους είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενθαρρύνετε την εμπλοκή των εργαζομένων και τα κίνητρα σε όλα τα επίπεδα της εταιρείας.

5. 
   

   
   Προωθήστε την ομαδική εργασία. Η εργασία ως ομάδα μπορεί συχνά να βελτιώσει την παραγωγικότητα του ομίλου συγκεντρώνοντας διαφορετικές οπτικές γωνίες. Σε μια ομάδα, οι εργαζόμενοι τείνουν επίσης να δουλεύουν με περισσότερες εφαρμογές επειδή δεν θέλουν να απογοητεύσουν τους συναδέλφους τους ή φαίνονται λιγότερο ικανοί από άλλους. Τέλος, η ομαδική εργασία βοηθά στην αποτροπή της απομόνωσης που συχνά οδηγεί ορισμένους υπαλλήλους να αισθάνονται άχρηστοι και αγνοούνται.

6. 
   

   
   Αλλάξτε τα καθήκοντα των υπαλλήλων σας. Αν το μεγαλύτερο μέρος του έργου του κάθε εργαζόμενου ταιριάζει με τα προσόντα του, το ίδιο πράγμα ξανά και ξανά μπορεί να οδηγήσει επαγγελματική εξουθένωση. Οι μεταβαλλόμενοι τύποι θέσεων εργασίας και το περιβάλλον εργασίας (για παράδειγμα, σόλο ή σε μια ομάδα), βοηθούν στην αποφυγή της κόπωσης των εργαζομένων και στην ανάπτυξη δεξιοτήτων των ομάδων, δίνοντάς τους μια πιο ολοκληρωμένη εικόνα της εταιρείας.

7. 
   

   
   Επενδύστε στην κατάρτιση. Η εκπαίδευση θα ωφελήσει όλους τους υπαλλήλους σας, διότι θα γίνει πιο επιτυχημένη και θα αισθάνονται χρεωμένες στην εταιρεία, γεγονός που θα τους εμπνεύσει να δουλέψουν πιο σκληρά. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στους επόπτες και τα μεσαία στελέχη, που εισέρχονται μόλις στο ρόλο του ηγέτη. Η κεντρική θέση τους δίνει τη δυνατότητα να μεταφέρουν στους εργαζομένους το όραμα της ανώτατης διοίκησης και να οργανώνουν αποτελεσματικά τις ομάδες. Η συγκέντρωση της κατάρτισης διαχείρισης σε αυτές τις θέσεις θα βελτιώσει την παραγωγικότητα της εταιρείας στο σύνολό της.

8. 
   

   
   Τείνουν να βελτιωθούν. Για τη συνεχή αύξηση της παραγωγικότητας της επιχείρησής τους, οι διαχειριστές πρέπει να ακολουθήσουν μια διαδικασία μόνιμης αλλαγής. Η διαδικασία αυτή αποτελείται από τέσσερα μέρη.
   • Προσδιορίστε ένα σημείο αναφοράς. Εάν πουλάτε υπηρεσίες, ποια είναι τα συνολικά έσοδα της εταιρείας ανά ώρα εργασίας; Ποιες είναι οι βασικές υπηρεσίες που προσφέρετε και πόσο χρόνο χρειάζεστε συνήθως; Αν παράγετε αγαθά, πόσο καιρό χρειάζεται συνήθως για την παραγωγή του εν λόγω αγαθού; Έχετε πλεόνασμα πρώτης ύλης ή πάρα πολύ απόθεμα; Ποιο είναι το ποσοστό των ελαττωματικών προϊόντων που παράγετε;
   • Προσδιορίστε τους τομείς βελτίωσης Ίσως θα θέλατε να παράγετε περισσότερα χωρίς να προσλαμβάνετε επιπλέον υπαλλήλους. Ή ίσως θέλετε να μειώσετε τον αριθμό των ελαττωματικών προϊόντων που πρέπει να επανεξεταστούν.
   • Δημιουργήστε μια διαδικασία αλλαγής και μέτρησης της επιτυχίας. Αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει μήνες ή και χρόνια. Θα χρειαστεί να δοκιμάσετε νέες διαδικασίες και να δείτε αν βελτιώνουν τις αποδόσεις σας, αναφέροντας το σύστημα μέτρησης.
   • Υιοθετήστε τις νέες μεθόδους και εκπαιδεύστε τις ομάδες σας. Εάν μια διαδικασία είναι αποτελεσματική, θα πρέπει να ξεκινήσετε με την εκπαίδευση των διευθυντών σας, οι οποίοι στη συνέχεια θα είναι υπεύθυνοι για την εφαρμογή τους στους υπαλλήλους σας.

Μέθοδος 3 Χρήση τεχνολογίας

1. 
   

   
   Εξοπλίστε τον εαυτό σας με τεχνολογίες που απαιτούν λίγο χρόνο και προσπάθεια. Ο σκοπός της τεχνολογίας είναι η βελτίωση της απόδοσης και η εξοικονόμηση χρόνου για τους χρήστες. Εάν χρειάζεστε πολλούς υπαλλήλους πλήρους απασχόλησης για τη διαχείριση του συστήματός σας ή οι ομάδες σας αντιμετωπίζουν συνεχώς προβλήματα, το σύστημα αυτό δεν ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας. Επιλέγοντας τη λύση που θα πάρει το λιγότερο χρόνο και προσπάθεια για εγκατάσταση και συντήρηση.

2. 
   

   
   Αποκτήστε στους υπαλλήλους σας τους υπολογιστές που χρειάζονται. Οι παλιοί υπολογιστές μπορεί να είναι φθηνότεροι, αλλά τα χαμένα δευτερόλεπτα κάθε μέρα για να επανεκκινήσετε το μηχάνημα ή να περιμένετε για την απόψυξη που κάνετε, μακροπρόθεσμα, σπαταλάτε πολύτιμο χρόνο. Η επένδυση σε νέους υπολογιστές θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα δείξει στις ομάδες σας ότι θέλετε να τους δώσετε τα καλύτερα δυνατά εργαλεία. Σε αντάλλαγμα, οι υπάλληλοί σας θα σας δώσουν τις καλύτερες δυνατές προσπάθειες.

3. 
   

   
   Παρέχετε στις ομάδες σας τον απαραίτητο εξοπλισμό για να εργάζονται εξ αποστάσεως. Έχει αποδειχθεί ότι οι εργαζόμενοι που εργάζονται εν μέρει εξ αποστάσεως είναι πιο παραγωγικοί. Και ένας καλός τρόπος για να είστε πιο παραγωγικός είναι να επωφεληθείτε από τους χρόνους "μπόνους", όπως ο χρόνος που αφιερώνεται στη δημόσια συγκοινωνία ή να περιμένετε ένα ραντεβού, για να συνεχίσετε με το έργο σας. Για να μπορέσετε να εργαστείτε σε αυτές τις περιόδους, οι υπάλληλοί σας θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε μια κατάλληλη τεχνολογία.
   • Φορητοί υπολογιστές. Ένας φορητός υπολογιστής είναι απαραίτητος για τους υπαλλήλους σας να εργάζονται από απόσταση, αλλά το εργαλείο θα χρειαστεί να συγχρονιστεί με επιτραπέζιους υπολογιστές και υπολογιστές.
   • Smartphones και δισκία. Αυτά τα εργαλεία επιτρέπουν στους υπαλλήλους σας να ελέγχουν τα γραμματοκιβώτια τους και να εργάζονται σε έγγραφα όπου κι αν βρίσκονται.
   • Προγράμματα που συγχρονίζουν πολλαπλές συσκευές. Όλα τα αρχεία και τα έγγραφα που είναι διαθέσιμα στην επιφάνεια εργασίας ενός υπαλλήλου θα πρέπει επίσης να είναι διαθέσιμα στο φορητό υπολογιστή, το smartphone και το tablet. Θα δημιουργήσετε ένα ευέλικτο και συνδεδεμένο εργατικό δυναμικό. Εάν οι υπάλληλοί σας έχουν πρόσβαση σε συγκεκριμένα προγράμματα μόνο από τον επιτραπέζιο υπολογιστή τους, θα χάσουν την ευελιξία που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν στην εργασία τους.
   • Συνεργατική τεχνολογία. Επενδύστε σε επαγγελματικά κοινωνικά δίκτυα όπως το Tibbr, το Jive ή το Yammer και χρησιμοποιήστε υπηρεσίες επικοινωνίας όπως το Skype και το Google Hangouts για να διατηρήσετε τους εργαζόμενους συνδεδεμένους ακόμα και όταν δεν βρίσκονται στο χώρο εργασίας.
   • Το σύννεφο. Συνδέοντας την επιχείρησή σας με το σύννεφο, οι υπάλληλοί σας μπορούν εύκολα να μοιράζονται και να έχουν πρόσβαση στην εργασία τους όπου κι αν βρίσκονται.

4. 
   

   
   Οργανώστε μια εικονική παρακολούθηση εργασιών. Σκεφτείτε όλη την ώρα που οι υπάλληλοί σας ξοδεύουν τον έλεγχο μεταξύ τους ότι μια εργασία έχει ολοκληρωθεί ή συζητά την πρόοδό τους στις συναντήσεις. Το λογισμικό παρακολούθησης εργασιών, όπως το Flow, το HiTask, το Producteev και το Asana, επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να ενημερώσουν άμεσα την πρόοδό τους για ένα έργο, ώστε οι συνάδελφοί τους να μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες όπου κι αν βρίσκονται. Αυτή η προσέγγιση θα σας επιτρέψει να περιορίσετε τις συνεδριάσεις και τις ανταλλαγές ds και έτσι να βελτιώσετε την παραγωγικότητα των ομάδων.

5. 
   

   
   Ζητήστε από τους υπαλλήλους σας να κάνουν μερικά λίστες υποχρεώσεων. Υπάρχουν πολύ προσιτά προγράμματα, όπως το Todoist, Wunderlist, Task και Pocket List, τα οποία δίνουν προτεραιότητα σε εργασίες σύμφωνα με τις προθεσμίες και άλλες παραμέτρους, για να διασφαλιστεί ότι τα έργα θα ολοκληρωθούν έγκαιρα.

6. 
   

   
   Επενδύστε σε διαφορετικά προσαρμοσμένα προγράμματα. Προτιμήστε να επενδύσετε σε διαφορετικά προγράμματα προσαρμοσμένα σε διαφορετικά καθήκοντα, αντί να προσπαθήσετε να κάνετε περισσότερα με ένα λογισμικό. Το λογισμικό που έχει σχεδιαστεί για συγκεκριμένες λειτουργίες, όπως οι σχέσεις με τους πελάτες, είναι πολύ πιο ισχυρό και εύκολο στη χρήση για αυτά τα καθήκοντα από τα γενικότερα προγράμματα, όπως το Excel. Ενισχύστε την παραγωγικότητα της επιχείρησής σας παρέχοντας λογισμικό προσαρμοσμένο σε κάθε εργασία.