Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις
• Απαραίτητα υλικά

Για μεγάλες ή μεσαίες ποσότητες δεδομένων, η χρήση του Microsoft Excel AutoFilter είναι ένας γρήγορος και απλός τρόπος για να φιλτράρετε αυτές τις πληροφορίες και να βρείτε αυτό που χρειάζεστε. Ξεκινώντας με την εισαγωγή δεδομένων, θα πρέπει να το επιλέξετε και να το ταξινομήσετε, προσαρμόζοντας το Αυτόματο Φίλτρο όπως θέλετε. Αυτή η διαδικασία 5 βημάτων μπορεί να επιτευχθεί σε λίγα λεπτά, αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα και την ταχύτητά της στο Excel.

Βήματα

1. 

   Εισαγάγετε όλα τα δεδομένα σας ή ανοίξτε το υπολογιστικό φύλλο που περιέχει. Είναι καλύτερα εάν τα δεδομένα σας έχουν τον τίτλο στη στήλη σας, ως κατηγορίες για να καθορίσετε τα δεδομένα κάτω από αυτήν. Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, τοποθετήστε το πριν το φιλτράρισμα.

2. 

   
   
   Επιλέξτε όλα τα δεδομένα που θέλετε να φιλτράρετε.
   • Δεδομένου ότι η επιλογή AutoFilter είναι μια αυτόματη διαδικασία, η οποία δεν λαμβάνει συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο φιλτραρίσματος, συνιστάται να επιλέξετε "όλα" τα δεδομένα που έχετε. Αυτό θα αποφύγει την πιθανότητα απώλειας συσχετίσεων δεδομένων μέσω σειρών ή στηλών.

3. 

   
   
   Κάντε κλικ στο "Δεδομένα" και μετά επιλέξτε "Φίλτρο".

4. 

   Θα παρατηρήσετε αμέσως ότι οι κατηγορίες έχουν αναπτυσσόμενα κουμπιά. Χρησιμοποιώντας αυτά τα κουμπιά, μπορείτε να ορίσετε τις επιλογές φίλτρου.
   • Αύξουσα ταξινόμηση: ταξινομεί τα δεδομένα σε αύξουσα σειρά με βάση τα δεδομένα στηλών. οι αριθμοί ταξινομούνται 1, 2, 3, 4, 5 κ.λπ. και οι λέξεις ταξινομούνται αλφαβητικά, ξεκινώντας από a, b, c, d, e, κ.λπ.
   • Φθίνουσα ταξινόμηση: ταξινομεί τα δεδομένα σε φθίνουσα σειρά, με βάση τα δεδομένα της στήλης. οι αριθμοί ταξινομούνται με αντίστροφη σειρά 5, 4, 3, 2, 1 κ.λπ. και οι λέξεις ταξινομούνται με αντίστροφη αλφαβητική σειρά, e, d, c, b, a, κ.λπ.
   • Κορυφαία 10: οι πρώτες 10 σειρές δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο σας ή οι πρώτες 10 σειρές δεδομένων από τη φιλτραρισμένη επιλογή.
   • Προσαρμοσμένο: Μπορείτε να προσαρμόσετε τον τρόπο ταξινόμησης του Excel βάσει δεδομένων εύρους δεδομένων και πληροφοριών.
   • Πολλαπλά δεδομένα: Μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα με βάση όλα τα άλλα σημεία δεδομένων στη στήλη. Το Excel συνδυάζει σημεία δεδομένων που είναι τα ίδια. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι που ζουν στην ίδια πόλη μπορούν να ταξινομηθούν χρησιμοποιώντας δεδομένα από ένα μόνο σημείο.

5. 

   
   
   Για να απενεργοποιήσετε το Αυτόματο φίλτρο, επαναλάβετε το βήμα 3 και αποεπιλέξτε την επιλογή Αυτόματο φίλτρο.

Συμβουλές

• Μπορείτε να δείτε ποιες επικεφαλίδες στηλών έχουν εφαρμοστεί φίλτρα κοιτάζοντας το αναπτυσσόμενο κουμπί. Εάν το βέλος στο κουμπί είναι μπλε, τότε έχει εφαρμοστεί ένα φίλτρο στο μενού. Εάν το βέλος στο κουμπί είναι μαύρο, τότε δεν έχει εφαρμοστεί κανένα φίλτρο στο μενού.
• Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας των δεδομένων σας πριν χρησιμοποιήσετε το Αυτόματο φίλτρο. Παρόλο που το αυτόματο φίλτρο μπορεί να απενεργοποιηθεί, τυχόν αλλαγές στα δεδομένα μπορούν να αντικαταστήσουν τις υπάρχουσες πληροφορίες.
• Το AutoFilter οργανώνει τα δεδομένα κάθετα, αυτό σημαίνει ότι οι επιλογές φίλτρου μπορούν να εφαρμοστούν μόνο σε στήλες, αλλά όχι σε σειρές. Ωστόσο, εισάγοντας κατηγορίες για κάθε σειρά και στη συνέχεια φιλτράροντας μόνο αυτήν τη στήλη, μπορείτε να επιτύχετε το ίδιο αποτέλεσμα.
• Το φίλτρο δεν θα λειτουργεί για κενά κελιά, εάν αφήσετε κενά τα κελιά.

Προειδοποιήσεις

• Αποθηκεύετε τις αλλαγές σας συχνά, εκτός εάν έχετε δημιουργήσει αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων σας και δεν σκοπεύετε να τα αντικαταστήσετε.
• Φιλτράροντας τα δεδομένα σας, δεν διαγράφετε τις γραμμές, τα κρύβετε. Οι κρυφές γραμμές μπορούν να εμφανιστούν ξανά επιλέγοντας τη γραμμή πάνω και κάτω από την κρυφή γραμμή, κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας "Απόκρυψη".

Απαραίτητα υλικά

• Υπολογιστή
• Microsoft Excel