Συγγραφέας:
Robert White
Ημερομηνία Δημιουργίας:
6 Αύγουστος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης:
12 Ενδέχεται 2024
Περιεχόμενο
Όλοι γνωρίζουμε ότι η οργάνωση στην εργασία είναι σημαντική. παρόλα αυτά, αυτή είναι μια ατελείωτη μάχη για πολλούς ανθρώπους. Είτε το πιστεύετε είτε όχι, η παραμονή οργανωμένη δεν είναι τόσο αποθαρρυντική όσο ακούγεται. Ορισμένες γρήγορες αλλαγές στις συνήθειες και τις συνεχιζόμενες λύσεις μπορούν να κάνουν τη διαδικασία πιο εύκολη από ό, τι νομίζετε.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 4: Διαχείριση του χώρου και του χρόνου σας
Παρακολουθήστε τις δραστηριότητές σας. Για αρκετές ημέρες, καταγράψτε πολλές από τις δραστηριότητές σας σε ένα ημερολόγιο. Αυτό θα σας βοηθήσει να δείτε ακριβώς τι κάνετε χωρίς καν να το συνειδητοποιήσετε και θα έχετε μια αρχική αίσθηση των οργανωτικών και παραγωγικών αποτυχιών σας. Επιπλέον, θα πρέπει να εκτελέσετε αυτήν την άσκηση έχοντας κατά νου τους γενικούς στόχους σας. Μέσω του ημερολογίου δραστηριοτήτων, θα μπορείτε να δείτε ποιες εργασίες μπορούν να χάσουν το χρόνο σας και ποιες μπορούν να συμβάλουν στους στόχους σας.
Προσδιορίστε τα προγράμματα υψηλής παραγωγικότητας. Μερικοί άνθρωποι είναι παραγωγικοί το πρωί, ενώ άλλοι μισούν την ιδέα να ξυπνήσουν νωρίς. Ίσως έχετε ήδη μια αίσθηση των τμημάτων της ημέρας που σας κάνουν πιο παραγωγικούς. Ανεξάρτητα από τις προτιμήσεις σας - νύχτες, πρωί, μεσημεριανό γεύμα ή λίγο πριν ή μετά την "ώρα αιχμής" - επωφεληθείτε από αυτές τις περιόδους για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας.
Προτεραιότητα τα καθήκοντά σας. Όλοι γνωρίζουμε ότι ορισμένες εργασίες είναι πιο σημαντικές από άλλες. Ωστόσο, δεν τους δίνουμε πάντα επαρκή προτεραιότητα. Αναπτύξτε, για παράδειγμα, ένα σύστημα που ταξινομεί τις εργασίες μέσω υπενθυμίσεων που περιλαμβάνουν μάρκες όπως σημαίες ή αστέρια με ειλικρίνεια και ευελιξία. Κρατήστε αυτές τις υπενθυμίσεις κοντά στον υπολογιστή ή το γραφείο σας, είτε εικονικές είτε φυσικές. Αφιερώστε περισσότερο από τον χρόνο και την ενέργειά σας στα στοιχεία κορυφαίας προτεραιότητας της λίστας. Τα παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν εργασίες με σύντομες προθεσμίες, όπως πράγματα που πρέπει να παραδώσετε έως το τέλος της ημέρας ή την επόμενη μέρα. Μπορείτε επίσης να δώσετε προτεραιότητα στις απαντήσεις σε πελάτες, αφεντικά ή σε άλλους που είναι υπεύθυνοι για τις δαπάνες που δημιουργούνται. Και, αν δεν είστε σίγουροι πόσο ευαίσθητη ή σημαντική είναι μια εργασία, είναι πάντα καλή ιδέα να ρωτήσετε.
Ολοκληρώστε αμέσως τις γρήγορες εργασίες. Δεν πρέπει να δοθεί προτεραιότητα σε όλες τις εργασίες και να προγραμματιστεί για μια συγκεκριμένη ώρα.Ο σχεδιασμός ή ο προγραμματισμός ορισμένων από αυτά μπορεί να διαρκέσει όσο καιρό για την ολοκλήρωσή τους. Εάν ναι, και μπορείτε να ολοκληρώσετε αυτές τις εργασίες αμέσως, απολαύστε! Η αντιμετώπιση αυτών των εμποδίων με αυτόν τον τρόπο θα σας βοηθήσει επίσης να αποφύγετε την αναβλητικότητα.
Διαχειριστείτε ακαταστασία και υλικά εργασίας. Τα τραπέζια μας μετακινούνται εύκολα από σκηνές διαταραχής σε σκηνές καταστροφής που αξίζουν ταινίες - κάτι που καθιστά δύσκολη την οργάνωση. Μερικοί άνθρωποι λειτουργούν ακόμη και υπό αυστηρές πολιτικές καθαρισμού. Αν και δεν είναι απαραίτητα, λάβετε ορισμένα μέτρα για να καθαρίσετε το σταθμό εργασίας σας.
- Συνέχιση της παραγγελίας. Πετάξτε τα σκουπίδια και αρχειοθετήστε συστηματικά τα υλικά που χρειάζεστε. Καθαρίστε ακαταστασία όποτε είναι δυνατόν: κατά τη διάρκεια διαλειμμάτων ή μεταξύ εργασιών.
- Καθαρίστε αμέσως τη βρωμιά που δημιουργείτε. Έτσι, δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για τον καθαρισμό αργότερα. Επιπλέον, αυτό θα αποτρέψει την τρέχουσα διαταραχή να παραμείνει στο τραπέζι σας στο μέλλον.
- Κρατήστε τα αναλώσιμα που χρειάζεστε στα χέρια σας. Προφανώς, δεν είναι όλα γύρω σας σημάδι ένταξης. Έχοντας τα διαθέσιμα εργαλεία που χρησιμοποιείτε, εξοικονομείτε χρόνο και αξιοποιείτε τον πολύτιμο χώρο σας.
Προγραμματίστε ώρες για δραστηριότητες και ραντεβού. Μερικά άτομα προγραμματίζουν συναντήσεις μόνο, αλλά δεν κάνουν λίστες με τις απαραίτητες δραστηριότητες. Ο προγραμματισμός των πιο σημαντικών εργασιών, καθώς και ραντεβού, μπορεί να είναι χρήσιμος. Μπορείτε επίσης να "ομαδοποιήσετε" συγκεκριμένες εργασίες. Για παράδειγμα: προγραμματίστε συναντήσεις μόνο κάθε Τρίτη και Πέμπτη. Επίσης, διατηρήστε τον ελεύθερο χρόνο στο ημερολόγιό σας για να αφιερώσετε χρόνο δημιουργικής για τον εαυτό σας ή να φιλοξενήσετε απρόσμενα συμβάντα.
- Χρησιμοποιήστε μια ημερήσια διάταξη και ένα ημερολόγιο. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να είναι χαρτί ή εικονικά, με τη μορφή εφαρμογών όπως το iCalendar και το Google Now.
- Διαχωρίστε τις δραστηριότητές σας σε κατηγορίες. Η κατηγοριοποίηση ή ο διαχωρισμός των δραστηριοτήτων ανά χρώμα μπορεί να σας δώσει γρήγορες οπτικές υπενθυμίσεις για το τι είναι σημαντικό. Αυτές οι κατηγορίες μπορούν να περιλαμβάνουν, για παράδειγμα: αλληλογραφία, έργα, εκδηλώσεις, συναντήσεις, συζητήσεις και ακόμη και διαλείμματα ή ώρες για σωματικές ασκήσεις.
- Βελτιστοποιήστε την τεχνολογία σας. Τα εικονικά ημερολόγια και οι πλατφόρμες email, όπως το Outlook, μπορούν να συνδυάσουν τις λίστες υποχρεώσεων, τις επαφές και τις διευθύνσεις σας. Αυτό όχι μόνο κάνει τα πάντα πιο αποτελεσματικά, αλλά βελτιστοποιεί επίσης τη διαδικασία σκέψης σας.
- Όποτε είναι δυνατόν, αναθέστε καθήκοντα. Δεδομένης της έντασης της εργασίας μιας ημέρας, είναι εύκολο να ξεχάσετε ότι δεν χρειάζεται να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Αναθέστε καθήκοντα σε έναν βοηθό ή, εάν είστε ιδιαίτερα ενοχλημένοι με δουλειές, ζητήστε από έναν συνάδελφο να σας κάνει μια χάρη και να βοηθήσετε σε ορισμένες εργασίες. Μπορείτε να τους ανταμείψετε όταν όλα είναι πιο ήρεμα.
Μέθοδος 2 από 4: Φροντίζετε συστηματικά το email σας
Ελέγξτε τα email σας στις προγραμματισμένες ώρες. Δεν πρέπει όλοι να παραμείνουν στα εισερχόμενά τους, καθώς πολλά μηνύματα που λαμβάνονται δεν είναι τόσο επείγον. Εάν εργάζεστε σε μια τοποθεσία που δεν απαιτεί άμεσες απαντήσεις σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ελέγξτε τα εισερχόμενά σας σε προγραμματισμένες ώρες - περίπου τρεις ή τέσσερις φορές την ημέρα.
Αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εκμεταλλευτείτε τους φακέλους και τις ετικέτες αντί να αφήσετε τα μηνύματα να συσσωρευτούν στα εισερχόμενά σας. Το Outlook έχει φακέλους και υποφακέλους, ενώ το Gmail έχει ετικέτες και πολλά ξεχωριστά εισερχόμενα. Εάν είστε δημοσιογράφος, για παράδειγμα, οι φάκελοί σας μπορεί να ονομάζονται "Τρέχουσες αναφορές", "Μελλοντικές αναφορές", "Παλαιές αναφορές", "Συνεντεύξεις και πηγές" και "Ιστορίες και ιδέες".
- Διαγραφή και αρχειοθέτηση. Αρχειοθετήστε παλιά και σημαντικά μηνύματα και διαγράψτε τα υπόλοιπα. Στο παραπάνω παράδειγμα, ο φάκελος "Old Reports" χρησιμεύει ως αρχείο δημοσιογράφου. Όταν αρχίσετε να διαγράφετε παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εκπλαγείτε με το πόσα αντικείμενα πηγαίνουν στον κάδο απορριμμάτων και πόσα στοιχεία αποθηκεύονται. Μερικά άτομα επιθυμούν επίσης να έχουν άδεια τα εισερχόμενά τους - να μην αφήνουν ένα μήνυμα μη αναγνωσμένο (ή να μην αφήνουν μηνύματα στα εισερχόμενά τους). Εκτός από τη χρήση φακέλων και ετικετών, μπορείτε να αδειάσετε το πλαίσιο χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Αρχειοθέτηση", διαγράφοντας παλιά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια διαλειμμάτων στην εργασία ή χρησιμοποιώντας εφαρμογές οργάνωσης λογαριασμού.
Όποτε είναι πιο αποτελεσματική, χρησιμοποιήστε άλλες μορφές επικοινωνίας. Μερικές φορές, μια απλή τηλεφωνική κλήση μπορεί να επιλύσει ένα ζήτημα που θα απαιτούσε την ανταλλαγή δέκα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν ναι, καλέστε το άτομο! Εάν γνωρίζετε ότι η ανταλλαγή email θα δημιουργήσει μια συζήτηση ή θα περιλαμβάνει πολλά μηνύματα, ίσως είναι καλύτερο να μιλήσετε στο τηλέφωνο. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να λαμβάνετε περισσότερες λεπτομέρειες, αποφεύγοντας παράλληλα μια μακρά και μακρά συζήτηση μέσω ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Μπορείτε ακόμη και να στείλετε ένα email σε έναν συνάδελφο και να πείτε κάτι σαν "Έχω πολλές ερωτήσεις για εσάς σχετικά με αυτό το θέμα. Ίσως πρέπει να μιλήσουμε ο ένας στον άλλο. Μπορώ να σας καλέσω σε πέντε λεπτά;"
Περιορίστε τις διακοπές. Αν και τα στρατηγικά διαλείμματα είναι χρήσιμα, οι διακοπές κατά τις ώρες εργασίας δεν είναι. Μπορούν να σας επιβραδύνουν, να σπάσουν το ρυθμό εργασίας σας και να σας κάνουν να χάσετε τον τρόπο σκέψης σας. Γι 'αυτό προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε ειδικά γραπτά και φωνητικά μηνύματα όταν γνωρίζετε ότι είστε πολύ απασχολημένοι. Αυτά τα εργαλεία δεν χρειάζεται να χρησιμοποιούνται μόνο όταν δεν βρίσκεστε στο γραφείο. Μπορούν να χρησιμοποιηθούν όταν έχετε πρόβλημα. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν επίσης την πολιτική «ανοιχτής πόρτας» - αλλά δεν χρειάζεται να αφήνετε το δωμάτιό σας ανοιχτό όλη την ώρα. Μπορείτε ακόμη και να αφήσετε μια φιλική σημείωση στην πόρτα, λέγοντας κάτι σαν "Είμαι στη μέση μιας κλήσης" ή "Είμαι απασχολημένος. Επιστρέψτε αργότερα ή στείλτε ένα email".
Χρησιμοποιήστε τις υπηρεσίες του "cloud". Η υπηρεσία cloud (επίσης γνωστή ως "cloud computing") μπορεί να εξεταστεί, καθώς είναι φθηνότερη, επεκτάσιμη, αποτελεσματική και εύκολα ενημερωμένη. Το περιεχόμενο που διατίθεται από αυτά τα σύννεφα μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο, καθώς μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό σε διάφορες συσκευές: υπολογιστές, tablet, smartphone κ.λπ. Το cloud storage χρησιμεύει επίσης ως πρωταρχικός ή δευτερεύων τρόπος δημιουργίας ψηφιακών αντιγράφων ασφαλείας. Συμβουλευτείτε τον υπεύθυνο για την πληροφορική ή το λογισμικό στο χώρο εργασίας σας. Μπορεί να έχετε ήδη ελεύθερο χώρο στα σύννεφα (ή μπορείτε ακόμη και να αγοράσετε αυτόν τον χώρο με μικρές ετήσιες χρεώσεις).
Χρησιμοποιήστε τα αγαπημένα internet. Τα καλύτερα προγράμματα περιήγησης καθιστούν δυνατή τη σελιδοδείκτη - όταν αποθηκεύετε και οργανώνετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επισκέπτεστε συχνά για εύκολη και γρήγορη πρόσβαση. Επωφεληθείτε από αυτά, ώστε να μην ξεχάσετε σημαντικούς ιστότοπους που περιέχουν ειδήσεις ή πληροφορίες για τη βιομηχανία.
Μέθοδος 3 από 4: Εκμετάλλευση του χρόνου
Αποφύγετε την ταυτόχρονη άσκηση πολλαπλών εργασιών. Από την άποψη αυτή, οι περισσότεροι εμπειρογνώμονες έχουν παρόμοιες απόψεις. Παρόλο που μπορεί να φαίνεται γρήγορο και δροσερό στην τηλεόραση, η ταυτόχρονη πρακτική πολλών εργασιών ("multitasking" ή "multitasking") δεν είναι αποτελεσματική και μπορεί να επηρεάσει την οργανωτική σας αποτελεσματικότητα. Επιλέξτε να αφιερώσετε την πλήρη προσοχή σας σε μία εργασία κάθε φορά. τελειώστε το και προχωρήστε στο επόμενο στοιχείο της λίστας.
Δημιουργήστε ένα πρόγραμμα ή ένα ημερολόγιο για τον εαυτό σας. Ευτυχώς, οι περισσότερες θέσεις εργασίας δεν απαιτούν να προγραμματίσετε τα πάντα στη μέρα σας ειδικά. Ωστόσο, η τήρηση ενός βασικού προγράμματος επισημάνσεων και των πιο σημαντικών εκδηλώσεων και εργασιών της ημέρας μπορεί να είναι χρήσιμη.
- Ορίστε χρονικά όρια για ορισμένες δραστηριότητες. Ορισμένες εργασίες δεν απαιτούν αυτά τα όρια, αλλά άλλες πρέπει να έχουν χρονικές παραμέτρους για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας. Σκεφτείτε τις καθημερινές δραστηριότητες που τείνουν να διαρκούν περισσότερο από το συνηθισμένο - και να τους δώσετε συγκεκριμένες προθεσμίες στο μέλλον.
- Αφιερώστε επιπλέον χρόνο για άλλες δραστηριότητες. Ορισμένες δραστηριότητες - όπως ίσως έχετε μάθει από την εμπειρία - τείνουν να απαιτούν περισσότερο χρόνο από το αναμενόμενο. Ωστόσο, αυτό δεν είναι απαραίτητα κακό. Αφιερώστε, για παράδειγμα, επιπλέον χρόνο πριν και μετά για να εκτελέσετε αυτούς τους τύπους εργασιών (και ειδικά για σημαντικά γεγονότα και συναντήσεις).
Χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή χρονόμετρου, ένα φυσικό χρονόμετρο ή ένα ξυπνητήρι. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να είναι αποτελεσματικά όταν χρησιμοποιούνται με φειδώ. Μερικά άτομα επιθυμούν να ρυθμίσουν τις ειδοποιήσεις τους 10, 15 ή 30 λεπτά νωρίτερα, προκειμένου να λαμβάνουν προειδοποιήσεις εκ των προτέρων και να προετοιμάζονται για μια δραστηριότητα. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε υπενθυμίσεις.
Αποφύγετε την αναβολή των δραστηριοτήτων σας. Αναρωτηθείτε εάν αυτή η αναβολή είναι απολύτως απαραίτητη ή εάν είναι απλώς ένα παράδειγμα αναβλητικότητας. Εάν νομίζετε ότι καθυστερείτε, μην αναβάλλετε την εργασία - ολοκληρώστε την αμέσως! Ωστόσο, όταν η αναβολή μιας δραστηριότητας είναι αναπόφευκτη, απομνημονεύστε το σημείο στο οποίο το διακόψατε και ορίστε μια άλλη συγκεκριμένη ώρα για να την ολοκληρώσετε. Μια άλλη επιλογή είναι να δημιουργήσετε ένα σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Για παράδειγμα: εάν πρέπει να ακυρώσετε μια συνάντηση πρόσωπο με πρόσωπο, ενδέχεται να μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια κλήση (μέσω ήχου ή / και βίντεο) με το άτομο.
Μέθοδος 4 από 4: Φροντίδα της σωματικής και ψυχικής σας υγείας
Κάνω διαλλείματα. Είναι σημαντικό να κάνετε διανοητικά διαλείμματα για να παραμείνετε υγιείς και παραγωγικοί. Τείνουμε τόσο βυθισμένοι στη δουλειά που μερικές φορές δεν κάνουμε διαλείμματα - τόσο ουσιαστικό. Αυτά τα διαλείμματα μας δίνουν το υπόλοιπο που χρειαζόμαστε και βελτιώνουμε την παραγωγικότητά μας, αλλά μας επιτρέπουν επίσης να επιστρέψουμε και να αναρωτηθούμε αν χρησιμοποιούμε τον χρόνο μας όσο πιο αποτελεσματικά γίνεται.
Κοιμηθείτε καλύτερα. Εάν δεν κοιμηθούμε καλά, μπορεί να είμαστε αναισθητοποιημένοι, κουρασμένοι ή ανυπόμονοι την επόμενη μέρα, γεγονός που μπορεί να υπονομεύσει την αποτελεσματικότητα και τα σχέδιά μας στην εργασία. Προγραμματίστε να ξεκουραστείτε τουλάχιστον επτά ή οκτώ αδιάλειπτες ώρες τη νύχτα.
Μην συγκρίνετε τον εαυτό σας με τους συναδέλφους σας. Το έργο των περισσότερων από αυτούς τους ανθρώπους είναι διαφορετικό από το δικό μας και όλοι έχουν διαφορετικές μεθόδους οργάνωσης. Μια μέθοδος που έχει νόημα και είναι αποτελεσματική για κάποιον που γνωρίζετε μπορεί να μην είναι η καλύτερη για τη ρουτίνα σας και το αντίστροφο.
Αποδεχτείτε ότι ο οργανισμός είναι μια συνεχής διαδικασία. Μην περιμένετε να είστε τέλειοι. Ο οργανισμός είναι συνεχής και απαιτεί συνεχή προσοχή. Δεν θα είστε απόλυτα οργανωμένοι κάθε μέρα. Ωστόσο, μια μικρή παραγγελία μπορεί να σας κάνει πολύ πιο αποτελεσματικούς.
