Περιεχόμενο

• Βήματα
• Ερωτήσεις και απαντήσεις κοινότητας

Άλλες ενότητες

Οι αποτελεσματικοί διευθυντές και οι επικεφαλής της ομάδας παρακολουθούν ενεργά τους υπαλλήλους τους με διάφορους τρόπους για να διασφαλίσουν ότι οι χαμηλοί επιδόσεις είναι γρήγορα πειθαρχημένοι και οι υψηλοί επιδόσεις ανταμείβονται. Η παρακολούθηση υπαλλήλων μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τομείς όπου οι εργαζόμενοι σπαταλούν χρόνο ή πόρους της εταιρείας σε ιδιωτικά θέματα. Με το σωστό λογισμικό, μπορείτε να αποκλείσετε ιστότοπους που είναι ακατάλληλοι ή δεν ισχύουν για επιχειρηματικές δραστηριότητες. Η επιτυχή παρακολούθηση των υπαλλήλων, χωρίς να προκαλείται περιττή τριβή στο γραφείο, πρέπει να αποτελεί στόχο κάθε αποτελεσματικού διευθυντή.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 4: Καθορισμός προσδοκιών

1. 

   Δημιουργήστε μια γραπτή εξήγηση των πολιτικών σας. Οι πολιτικές σας θα είναι αποτελεσματικές μόνο εάν εξηγούνται με σαφήνεια σε ένα εγχειρίδιο ή οδηγό υπαλλήλου. Αυτός ο οδηγός πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμος σε όλους τους υπαλλήλους και να καθορίζει ποιες είναι οι πολιτικές σας και τι θα γίνει σε περίπτωση που δεν τηρούνται. Για οποιαδήποτε πολιτική παρακολούθησης έχετε, όπως παρακολούθηση μέσω διαδικτύου ή τηλεφώνου, ίσως θελήσετε επίσης να εξηγήσετε τη διαδικασία σκέψης που οδήγησε στις πολιτικές σας. Το να εξηγήσετε γιατί το κάνετε αυτό μπορεί να βοηθήσει στη μείωση της δυσπιστίας των εργαζομένων που προκαλείται από την παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους.
   • Ορίστε σαφείς πολιτικές σχετικά με την τήρηση χρόνου, τις χρεώσιμες ώρες (εάν ισχύει), τις προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις και την προσωπική χρήση του διαδικτύου στην εργασία. Ενθαρρύνετε τους υπαλλήλους να κάνουν διαλείμματα όλο το 24ωρο όπου χρειάζεται.

2. 

   
   
   Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν αυτές τις πολιτικές. Εάν πραγματοποιείται οποιοσδήποτε τύπος παρακολούθησης πέραν του κανονικού check-in που βρίσκεται σε εξέλιξη, όπως εάν χρησιμοποιείτε παρακολούθηση τηλεφώνου ή διαδικτύου, θα πρέπει να ενημερώσετε άμεσα τους υπαλλήλους σας. Πραγματοποιήστε μια συνάντηση ή στείλτε ένα μαζικό email για να εξηγήσετε τις αλλαγές στην πολιτική παρακολούθησης και να εξηγήσετε ακριβώς πότε και πώς θα καταγραφούν, θα αποθηκευτούν και θα διαγραφούν οι πληροφορίες.
   • Σε ορισμένες πολιτείες, όπως το Κοννέκτικατ και το Ντέλαγουερ, υποχρεούστε νόμιμα να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας για οποιαδήποτε παρακολούθηση στο Διαδίκτυο.
   • Ακόμα κι αν δεν απαιτείται να ενημερώσετε τους υπαλλήλους σας σχετικά με την παρακολούθηση, μπορεί να υπάρξει αντίδραση αν δεν τους το πείτε και το ανακαλύψουν μόνοι τους.

3. 

   
   
   Ακολουθήστε ακριβώς τις πειθαρχικές οδηγίες. Όταν ένας υπάλληλος δεν ακολουθεί τις πολιτικές σας, βεβαιωθείτε ότι έχει ληφθεί η δηλωμένη πειθαρχική δράση για αυτήν την παράβαση. Βεβαιωθείτε ότι εφαρμόζετε πολιτικές εξίσου σε όλους τους υπαλλήλους. Να είστε ξεκάθαροι για τις προθέσεις σας. Τεκμηριώστε την πειθαρχική δράση και ζητήστε από τον υπάλληλο να υπογράψει πειθαρχικά σχέδια. Εάν δεν ακολουθήσετε σωστά αυτές τις οδηγίες, οι εργαζόμενοι θα πιστέψουν ότι οι προσεκτικά καθορισμένες πολιτικές σας δεν θα εφαρμοστούν πραγματικά.

4. 

   
   
   Κρατήστε τις πολιτικές σας εντός εύλογου. Μην κάνετε check in πολύ συχνά ή μην εφαρμόζετε υπερβολικά περιοριστικές πολιτικές διαδικτύου. Ένα αδιάκριτο αφεντικό μπορεί να μειώσει το ηθικό και να κάνει τους υπαλλήλους να αισθάνονται νευρικοί. Εστίαση στα αποτελέσματα και όχι στη διαδικασία. Εάν ένας υπάλληλος παράγει καλή δουλειά και δουλεύει καλά σε μια ομάδα, μην ακούτε υπερβολικά τις λεπτομέρειες.
   • Δώστε περισσότερη ελευθερία στο προσωπικό σας ανώτερου επιπέδου. Παρόλο που θα ήταν ενδεδειγμένο να δώσετε έναν προσωρινό ή διοικητικό βοηθό που έχει λίγη επένδυση στην επιχείρησή σας έναν υπολογιστή που αντιμετωπίζει έναν ανοιχτό χώρο που μπορείτε να παρακολουθείτε, το προσωπικό ανώτερου επιπέδου θα αναμένει εμπιστοσύνη.
   • Η ελευθερία να δουλεύει με τον δικό της τρόπο πιθανότατα θα κάνει το προσωπικό ανώτερου επιπέδου πιο παραγωγικό, όχι λιγότερο.

Μέθοδος 2 από 4: Αξιολόγηση της παραγωγικότητας

1. 

   Κάντε check in στους υπαλλήλους σας. Κατά διαστήματα, μπορείτε να κάνετε check in με προσωπικό στο γραφείο τους σε μη προγραμματισμένη ώρα. Εάν ένα μέλος του προσωπικού συχνά «κάνει κλικ» από ένα παράθυρο όταν περπατάτε ή κλείνετε το τηλέφωνο, ίσως χρειαστεί να εκφράσετε κάποια ανησυχία. Η παρακολούθηση προσωπικών μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να προσφέρετε εποικοδομητική κριτική για τη δουλειά τους.

2. 

   Ζητήστε μια εξήγηση για το τι εργάζεται ένας υπάλληλος. Ένας απλός τρόπος για να διατηρήσετε τους υπαλλήλους υπόλογους είναι να πραγματοποιείτε τακτικές συνομιλίες μαζί τους σχετικά με την εξέλιξη της εργασίας τους. Ρωτήστε τους τι έχουν κάνει από την τελευταία σας συνομιλία, ζητώντας περισσότερες ερωτήσεις και αξιολογώντας τις απαντήσεις τους καθώς εξελίσσεται η συνομιλία. Ζητήστε λεπτομέρειες και απτά στοιχεία αποτελεσμάτων.

3. 

   Κάντε τους υπαλλήλους να τεκμηριώσουν τη δική τους εργασία. Ζητήστε από τον υπάλληλό σας να καταγράψει την πρόοδο της εργασίας του σε αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων, λίστες ελέγχου ή αναφορές προόδου. Ωστόσο, οι αναφορές δεν θα πρέπει να είναι υπερβολικά επαχθείς ή «απασχολημένοι», αλλά θα πρέπει να ενθαρρύνουν τα μέλη της ομάδας και τη διοίκηση να διατηρούν επαφή και στην ίδια σελίδα. Μην φοβάστε να ζητήσετε απόδειξη της εργασίας που περιγράφεται σε μια αναφορά όταν μιλάτε με τον υπάλληλο.

4. 

   Αξιολόγηση έργων σε εξέλιξη. Εάν ανησυχείτε για την παραγωγικότητα, ζητήστε συγκεκριμένη απόδειξη απόδοσης που είναι μετρήσιμη και χρονικά περιορισμένη. Εάν ένας υπάλληλος είναι επικεφαλής του έργου, ορίστε ορόσημα, αλλά ζητήστε επίσης σχέδια και χρονοδιαγράμματα για το έργο. Ελέγξτε με άλλο προσωπικό για να βεβαιωθείτε ότι επικοινωνούν όλα τα μέλη της ομάδας του έργου. Παρακολουθήστε προσωπικά την πρόοδο των μακροπρόθεσμων έργων και αξιολογήστε την ακρίβεια και την πληρότητά τους.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να παρακολουθείτε τις καταχωρίσεις δεδομένων για έναν υπάλληλο που έχει ανατεθεί στη διαχείριση μιας βάσης δεδομένων. Θα μπορούσατε να αξιολογήσετε την επικαιρότητα των καταχωρήσεων, την ακρίβειά τους και την τήρησή τους στις οδηγίες της εταιρείας.

5. 

   Ρωτήστε τους άλλους για τις αλληλεπιδράσεις των εργαζομένων. Ρωτήστε τους προμηθευτές, τους πελάτες και άλλους υπαλλήλους για τις αλληλεπιδράσεις τους με έναν συγκεκριμένο υπάλληλο για να πάρετε μια εικόνα για το πώς συμπεριφέρεται αυτός ο υπάλληλος. Ωστόσο, χρειάζεστε έναν τρόπο για να αυξήσετε την αντικειμενικότητα αυτών των παρατηρήσεων, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να μην εκπροσωπούνται άδικα. Όταν ζητάτε αυτές τις πληροφορίες, ζητήστε λεπτομέρειες σχετικά με την αλληλεπίδραση αντί για εμφανίσεις. Ζητήστε περιγραφές των αλληλεπιδράσεων αντί για αξιολογήσεις. Και έχετε πάντα ανοιχτό μυαλό. Ποτέ δεν ξέρεις πότε ένας υπάλληλος έχει παραπλανηθεί.

Μέθοδος 3 από 4: Παρακολούθηση της διαδικτυακής δραστηριότητας

1. 

   Επιλέξτε λογισμικό παρακολούθησης. Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να ρυθμιστεί με διάφορους τρόπους. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι η ρύθμιση ενός πλήρους συστήματος με διακομιστή. Αυτό θα περιλαμβάνει προστασία από ιούς και κακόβουλα προγράμματα, καθώς και παρακολούθηση υπαλλήλων. Εάν δεν διαθέτετε προσωπικό πληροφορικής για τη συντήρηση του εξοπλισμού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία που βασίζεται σε σύννεφο όπως το Trend Micro Business Security ή το Symantec Cloud για να λάβετε αυτές τις υπηρεσίες. Αυτές οι υπηρεσίες δεν είναι εξαιρετικά δαπανηρές. αναμένετε να πληρώνετε περίπου 150 $ ετησίως.
   • Εάν προσπαθείτε απλώς να παρακολουθήσετε τη χρήση ιστού υπαλλήλων και να αποκλείσετε ορισμένους ιστότοπους, θα κάνει ένα απλούστερο πακέτο λογισμικού. Αυτή η υπηρεσία θα είναι φθηνότερη και σας επιτρέπει να παρακολουθείτε και να φιλτράρετε ιστοσελίδες, να προβάλλετε πλήκτρα και να τραβάτε στιγμιότυπα οθόνης. Για παράδειγμα, η Interguard Sonar παρέχει αυτές τις υπηρεσίες.
   • Σε ορισμένες περιπτώσεις, ίσως έχετε τη δυνατότητα να λάβετε δωρεάν στοιχειώδη συστήματα παρακολούθησης. Για παράδειγμα, το ActivTrak παρακολουθεί την κυκλοφορία ιστού του συστήματος και παράγει μια μηνιαία αναφορά για εσάς.

2. 

   Αποκλεισμός επιβλαβών ή ακατάλληλων ιστότοπων. Οι εργοδότες έχουν το δικαίωμα να παρακολουθούν τις ιστοσελίδες που επισκέπτονται οι υπάλληλοί τους και να αποκλείουν ιστότοπους που θεωρούν ασήμαντες για επιχειρηματικές δραστηριότητες, ακατάλληλες ή δυνητικά επιβλαβείς. Κυρίως, οι εργοδότες αποκλείουν ορισμένους ιστότοπους είτε για να βεβαιωθούν ότι οι εργαζόμενοι είναι παραγωγικοί, όπως το μπλοκάρισμα Facebook ή ιστότοπων διαπραγμάτευσης μετοχών που τους αποσπούν την προσοχή ή για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι δεν παρενοχλούν συναδέλφους ή διαπράττουν εταιρική κατασκοπεία.
   • Οι εργοδότες μπορούν επίσης να αποκλείσουν ιστότοπους που θεωρούνται πορνογραφικοί ή μισητοί.
   • Ορισμένα πακέτα παρακολούθησης επιτρέπουν καθορισμένα χρονικά όρια σε συγκεκριμένους τύπους ιστότοπων, για παράδειγμα επιτρέποντας ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα κάθε μέρα σε ιστότοπους κοινωνικών μέσων.
   • Όταν παρατηρήσετε ότι οι υπάλληλοί σας επισκέπτονται έναν ιστότοπο που δεν σχετίζεται συχνά για να εργάζονται συχνά, αποκλείστε αυτόν τον ιστότοπο και, στη συνέχεια, στείλτε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπενθυμίζει ότι βρίσκονται στην ώρα της εταιρείας.

3. 

   Παρακολούθηση email. Η παρακολούθηση των email είναι πιο δύσκολη για τους εργοδότες. Πριν από την ανάγνωση οποιωνδήποτε email εργαζομένων, οι υπάλληλοι πρέπει να ενημερώνονται για την πολιτική που επιτρέπει την ανάγνωση των email τους. Επιπλέον, ο εργοδότης χρειάζεται συνήθως έναν λόγο για την υποψία που τους οδήγησε να διαβάσουν τα email, όπως ένα τεκμηριωμένο περιστατικό με αυτόν τον υπάλληλο. Είναι επίσης δύσκολο για τους εργοδότες να δικαιολογήσουν την ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν ισχυρίστηκαν αρχικά ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα είναι εμπιστευτικά.

4. 

   Βεβαιωθείτε ότι συμμορφώνεστε με το νόμο. Ορισμένα μέτρα παρακολούθησης ενδέχεται να επηρεάσουν το δικαίωμα απορρήτου των υπαλλήλων σας. Επικοινωνήστε με έναν δικηγόρο εργασίας πριν εγκαταστήσετε λογισμικό παρακολούθησης. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει γραπτή τεκμηρίωση σχετικά με το λογισμικό που έχουν υπογράψει οι εργαζόμενοι και ότι όλοι καταλαβαίνουν τι είναι το λογισμικό.

Μέθοδος 4 από 4: Ίδρυση άλλων τύπων παρακολούθησης

1. 

   Καταγράψτε τηλεφωνικές συνομιλίες. Ο ομοσπονδιακός νόμος επιτρέπει στους εργοδότες να παρακολουθούν τις τηλεφωνικές συνομιλίες των υπαλλήλων. Ωστόσο, αυτό ισχύει μόνο για κλήσεις που σχετίζονται με τις επιχειρήσεις, όπως αυτές με πελάτες ή προμηθευτές. Ο εργοδότης γενικά δεν επιτρέπεται να παρακολουθεί προσωπικές κλήσεις και πρέπει να σταματήσει την εγγραφή και την παρακολούθηση της κλήσης όταν συνειδητοποιήσει ότι είναι προσωπική. Η μόνη εξαίρεση σε αυτό είναι εάν οι προσωπικές τηλεφωνικές κλήσεις απαγορεύονται ρητά από την πολιτική στο χώρο εργασίας.
   • Η καταγραφή και παρακολούθηση των φωνητικών μηνυμάτων θα πρέπει να γίνεται μόνο με αιτιολόγηση, όπως μια τεκμηριωμένη υποψία για κακή συμπεριφορά.
   • Οι τηλεφωνικές συνομιλίες μπορούν να καταγραφούν χρησιμοποιώντας βρύσες τηλεφώνου ή ηλεκτρονικό σύστημα εγγραφής. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να συνδεθεί με το άλλο λογισμικό παρακολούθησης.

2. 

   Ρύθμιση παρακολούθησης βίντεο. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συνήθως παρακολούθηση βίντεο για να αποθαρρύνουν τους πελάτες από την κλοπή προϊόντων. Ωστόσο, ορισμένες επιχειρήσεις χρησιμοποιούν επίσης παρακολούθηση βίντεο για να βεβαιωθούν ότι οι εργαζόμενοι είναι παραγωγικοί και δεν παραβιάζουν τις πολιτικές της επιχείρησης. Η παρακολούθηση των υπαλλήλων με αυτόν τον τρόπο μπορεί να σας παρέχει αμερόληπτα στοιχεία για κακή συμπεριφορά των εργαζομένων και μπορεί επίσης να τους παρακινήσει να εργαστούν πιο επιμελώς. Ωστόσο, η συνεχής αίσθηση της παρακολούθησης μπορεί να κάνει τους υπαλλήλους άβολα και να οδηγήσει σε μείωση του ηθικού. Για αυτούς τους λόγους, εξετάστε προσεκτικά τα υπέρ και τα κατά πριν χρησιμοποιήσετε την παρακολούθηση βίντεο.
   • Σε πολλές πολιτείες, η παρακολούθηση βίντεο ρυθμίζεται επίσης προσεκτικά από τον κρατικό νόμο. Ελέγξτε με τους νόμους της πολιτείας σας πριν εφαρμόσετε αυτόν τον τύπο παρακολούθησης.
   • Η βιντεοσκόπηση εργαζομένων που κάνουν συγκεκριμένες δραστηριότητες, όπως η χρήση τουαλέτα ή η αλλαγή, είναι πάντα παράνομη και μπορεί να οδηγήσει σε ποινικές κυρώσεις.

3. 

   Παρακολουθήστε τις τοποθεσίες των υπαλλήλων σας. Ορισμένες εφαρμογές, όπως το Xora και το TSheets, επιτρέπουν στους εργοδότες να παρακολουθούν την κίνηση των εργαζομένων μέσω των smartphone τους. Αυτό χρησιμοποιείται συνήθως για ρολόι εισόδου ή εξόδου και είναι νόμιμο εάν ο υπάλληλος δώσει τη συγκατάθεσή του. Ωστόσο, ορισμένοι υπάλληλοι παρακολουθούνται όλο το 24ωρο 7 ημέρες την εβδομάδα χρησιμοποιώντας το λογισμικό, το οποίο θα μπορούσε να τους δώσει νομικούς λόγους να μηνύσουν τους εργοδότες τους για παραβίαση της ιδιωτικής ζωής. Εάν εφαρμόσετε αυτόν τον τύπο πολιτικής, συμβουλευτείτε έναν δικηγόρο για να βεβαιωθείτε ότι το κάνετε νόμιμα.
   • Οι επιχειρήσεις που βασίζονται στη ναυτιλία ή στην οδήγηση μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν ανιχνευτές σε οχήματα για να διασφαλίζουν ότι οι οδηγοί παραμένουν στη διαδρομή. Αυτή είναι μια κοινή πρακτική και είναι γενικά αποδεκτή.

Ερωτήσεις και απαντήσεις κοινότητας

Διαχειρίζομαι μια ομάδα αποτελούμενη από 4 μέλη. Ποιο εργαλείο παρακολούθησης χρόνου θα συνιστούσατε;

Θα ήθελα να προτείνω το πρόγραμμα παρακολούθησης WebWork. Το χρησιμοποιώ για τις ανάγκες παρακολούθησης της ομάδας μου για ήδη 7 μήνες. Είναι αρκετά εύκολο στη χρήση και έχει πολλές χρήσιμες λειτουργίες, όπως επίπεδα δραστηριότητας, στιγμιότυπα οθόνης, αναφορές, τιμολόγια και ούτω καθεξής. Ακόμα περισσότερο, είναι πιο προσιτό σε σύγκριση με άλλες εφαρμογές.

Πώς μπορώ να κάνω καθημερινές αναφορές;

Μπορείτε να δοκιμάσετε ένα λογισμικό παρακολούθησης και διαχείρισης all-in-one. Θα συλλέγει κάθε εργάσιμη περίληψη καθημερινής εργασίας και θα εξάγει μια ημερήσια, εβδομαδιαία ή μηνιαία αναφορά που μπορείτε να ελέγξετε ή να κατεβάσετε.

Η εταιρεία έχει υιοθετήσει μια πολιτική σύμφωνα με την οποία κάθε υπάλληλος πρέπει να προσέχει όταν πηγαίνει στο γήπεδο ή έξω από το γραφείο και να παρακολουθεί όταν επιστρέφει. Πώς μπορώ να χειριστώ αυτό το ζήτημα εάν το προσωπικό αρνηθεί να το κάνει;

Είναι δύσκολο να αναγκάσεις τους υπαλλήλους σου να το κάνουν αυτό, οπότε γιατί δεν χρησιμοποιείς άλλο τρόπο για να επιτύχεις τον σκοπό σου; Μπορείτε να δοκιμάσετε ένα λογισμικό παρακολούθησης. Μπορεί να εγγράψει αυτόματα τον χρόνο σύνδεσης και αποσύνδεσης του υπολογιστή, οπότε θα ήταν η ώρα λήξης και λήξης που θέλετε να εγγράψετε. Διαφορετικά, θα μπορούσατε να απειλήσετε τους υπαλλήλους σας ότι δεν θα πληρώνονται με ακρίβεια εάν δεν χρησιμοποιούν με ακρίβεια το σύστημα, αλλά θα πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για να το εφαρμόσετε. Βεβαιωθείτε ότι το έχετε δημοσιεύσει νόμιμα και δώστε στους υπαλλήλους σας αρκετό χρόνο για να προσαρμοστούν.