Συγγραφέας:
Robert White
Ημερομηνία Δημιουργίας:
1 Αύγουστος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης:
12 Ενδέχεται 2024
Περιεχόμενο
Μόλις εκλέξατε ή διορίσατε γραμματέα της επιτροπής στην οποία ανήκετε. Συγχαρητήρια! Ξέρετε πώς να ηχογραφήσετε, να προετοιμάσετε και να παρουσιάσετε λεπτά; Δεν έχει σημασία αν ακολουθείτε τη νομοθετική Βίβλο Ενημερωμένοι κανόνες παραγγελίας Robert ή γράφοντας λεπτά σε λιγότερο επίσημες ρυθμίσεις, ακολουθούν οι σημαντικές μέθοδοι που πρέπει να ακολουθήσετε.
Βήματα
Μέρος 1 από 4: Προηγούμενη προετοιμασία
Μάθετε τους κανόνες σύσκεψης του οργανισμού σας. Εάν ο γραμματέας αναμένεται να κάνει επίσημα πρακτικά, ρωτήστε αν η ομάδα ακολουθεί τον Κανονισμό του Robert ή κάποιον άλλο επίσημο οδηγό. Σε πιο ανεπίσημες ρυθμίσεις, ρωτήστε τι πρέπει να συμπεριληφθεί στα λεπτά ή πώς θα χρησιμοποιηθούν.
- Δεν χρειάζεται να εξοικειωθείτε με τους ολοκληρωμένους Ενημερωμένους Κανόνες Παραγγελίας, αλλά η λήψη αντιγράφου ή δανεισμού μπορεί να είναι χρήσιμη για την απάντηση συγκεκριμένων ερωτήσεων.
- Γνωρίστε και τον ρόλο σας. Μερικά λεπτά γραμματείς δεν παρευρίσκονται στη συνάντηση, ενώ άλλοι παίρνουν λεπτά και συνεισφέρουν στη συζήτηση. Ανεξάρτητα από την περίπτωση, ο γραμματέας δεν πρέπει να είναι κάποιος με άλλο σημαντικό ρόλο, όπως ο διαμεσολαβητής ή ο πρόεδρος.
Προετοιμάστε πρώτα ένα μοντέλο. Τα πρακτικά κάθε συνάντησης επαναλαμβάνουν κάποιες πληροφορίες, έτσι ένα πρότυπο θα δημιουργήσει μια σταθερή μορφή για εύκολη αναφορά. Περιλάβετε τουλάχιστον χώρο για τις ακόλουθες πληροφορίες:- Το όνομα του οργανισμού.
- Το είδος της συνεδρίασης: είναι τακτική, εβδομαδιαία ή ετήσια συνεδρίαση, συνεδρίαση μικρής επιτροπής ή συνεδρίαση ειδικού σκοπού;
- Ημερομηνία, ώρα και τόπος. Αφήστε χώρο για τις ώρες έναρξης και λήξης (προγραμματισμένος και αναβλημένος).
- Όνομα του προέδρου ή του αρχηγού της συνεδρίασης και του γραμματέα (ή των αναπληρωτών).
- Λίστα "δώρων" και "απουσιάζει". Σημειώστε εάν υπάρχει απαρτία (αρκετά άτομα για να ψηφίσουν).
- Ένας χώρος για την υπογραφή σας. Ως υπεύθυνος για τα πρακτικά, θα υπογράφετε πάντα την εργασία σας και ενδέχεται να απαιτείται επιπλέον υπογραφή μετά την έγκριση των πρακτικών, ανάλογα με την πολιτική του οργανισμού σας.
- Μια ημερήσια διάταξη, εάν παρέχεται. Εάν ο πρόεδρος ή ο διαμεσολαβητής της συνεδρίασης δεν σας έχει ζητήσει να συντάξετε μια ημερήσια διάταξη, θα πρέπει να διαθέτει μια διαθέσιμη που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τις σημειώσεις σας σχετικά με τη συνάντηση.
Πάρτε μαζί σας ένα σημειωματάριο ή σημειωματάριο. Επιλέξτε κάτι με το οποίο είστε άνετοι. Εάν πρόκειται να γράφετε συχνά λεπτά, αφήστε ένα σημειωματάριο για το σκοπό αυτό ή δημιουργήστε ένα φάκελο στον υπολογιστή σας.- Εάν έχετε πάρει λεπτά σε μια προηγούμενη συνάντηση και δεν έχουν υποβληθεί ακόμη για έγκριση, πάρτε τα επίσης μαζί σας.
- Αν και μια συσκευή εγγραφής μπορεί να σας βοηθήσει να μεταγράψετε τα λεπτά αργότερα, δεν αποτελεί υποκατάστατο της λήψης σημειώσεων. Εάν πρόκειται να ηχογραφήσετε τη συνάντηση, δείτε αν όλοι οι παρευρισκόμενοι συμφωνούν και δεν παραδοθείτε στον πειρασμό να το μεταγράψετε λέξη προς λέξη.
- Η εκμάθηση στενογραφίας θα επιταχύνει τη διαδικασία λήψης σημειώσεων, αλλά δεν είναι απαραίτητο να μπορείτε να γράφετε κάθε λέξη για να παράγετε λεπτά. Στην πραγματικότητα, πρέπει να αποφύγετε να το κάνετε.
- Εάν σας ζητηθεί να κρατήσετε σημειώσεις δημόσια κατά τη διάρκεια της συνάντησης, χρησιμοποιήστε έναν προβολέα ή ένα καβαλέτο παρουσίασης και μεταφέρετε τις σημειώσεις στο σπίτι μετά, χωρίς να τους θολώσετε, ώστε να μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε για να εισαγάγετε τα πρακτικά.
Μέρος 2 από 4: Σημειώσεις σχετικά με τη συνάντηση
Διανείμετε μια λίστα συμμετοχών. Μόλις παρευρεθούν όλοι, διανείμετε ένα κομμάτι χαρτί (ή περισσότερα, για μεγαλύτερες συναντήσεις) με χώρο για κάθε άτομο να γράψει το όνομά του και τα στοιχεία επικοινωνίας του. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λίστα μετά τη σύσκεψη για να συμπληρώσετε την ενότητα δώρων του μοντέλου σας ή να επισυνάψετε τη λίστα στα ίδια λεπτά.- Εάν δεν γνωρίζετε πολλά από αυτά που είναι παρόντα, σχεδιάστε έναν πίνακα με μέρη και συμπληρώστε τον ζητώντας από τον καθένα να παρουσιάσει. Διατηρήστε το πρακτικό κατά τη δημιουργία μιας σημείωσης, ώστε να μπορείτε να καλείτε άτομα με το όνομά τους όταν χρειάζεται, όπως θα συζητηθεί παρακάτω.
Συμπληρώστε όσο το δυνατόν περισσότερο το πρότυπό σας. Ενώ περιμένετε να ξεκινήσει η σύσκεψη, γράψτε το όνομα του οργανισμού, την ημερομηνία και τον τόπο της συνάντησης και τον τύπο (π.χ. εβδομαδιαία, ειδική συνεδρίαση επιτροπής κ.λπ.). Όταν ξεκινήσει, καταγράψτε την ώρα έναρξης.
- Εάν δεν έχετε πρότυπο, καταγράψτε αυτές τις πληροφορίες στο επάνω μέρος των σημειώσεών σας.
- Εάν η σύσκεψη κλήθηκε για ειδικό σκοπό ή σε ειδική ώρα, αποθηκεύστε τη σημείωση που εστάλη για να ειδοποιήσετε τα μέλη και επισυνάψτε την στα πρακτικά μετά την αντιγραφή τους.
Γράψτε το αποτέλεσμα της πρώτης κίνησης. Οι περισσότερες επίσημες συναντήσεις θα ξεκινήσουν με μια πρόταση για την έγκριση μιας ημερήσιας διάταξης, οπότε αυτό το βήμα θα χρησιμοποιήσει αυτήν τη διαδικασία ως παράδειγμα. Εάν η συνάντηση ξεκινά με διαφορετική κίνηση, γράψτε όλες τις σχετικές πληροφορίες:
- Η κίνηση γράφεται συνήθως ξεκινώντας από το "προτείνω". Συνήθως "προτείνω την έγκριση αυτής της ημερήσιας διάταξης".
- Το όνομα του προτείνοντος (το πρόσωπο που πρότεινε την πρόταση).
- Το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας. Εάν είναι θετικό, γράψτε "κίνηση αποδεκτή". Διαφορετικά, γράψτε "η κίνηση απορρίφθηκε".
- Μπορείτε να ζητήσετε την αποστολή μεγαλύτερων κινήσεων γραπτώς εάν δεν μπορείτε να τις γράψετε σωστά. Εάν αυτό το πρόβλημα είναι συχνό, ρωτήστε μεταξύ συναντήσεων εάν αυτή η πολιτική μπορεί να γίνει επίσημη για προτάσεις με περισσότερες από έναν ορισμένο αριθμό λέξεων.
- Εάν έχετε συντάξει την ημερήσια διάταξη, μπορείτε να είστε ο υποστηρικτής αυτής της πρότασης και ο γραμματέας των πρακτικών. Δεν υπάρχει πρόβλημα κατά την εγγραφή των δικών σας ενεργειών, αρκεί να παραμείνετε αντικειμενικοί.
Καταγράψτε τυχόν άλλες κινήσεις που εμφανίζονται κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Ακούστε προσεκτικά όλες τις συζητήσεις, ωστόσο, εκτός εάν δοθεί διαφορετική εντολή, μην τις καταγράψετε. Όταν γίνεται μια νέα κίνηση, γράψτε τις σχετικές πληροφορίες.
- Να θυμάστε ότι κάθε πρόταση πρέπει να περιλαμβάνει τις ακριβείς λέξεις, το όνομα του προτείνοντος και το αποτέλεσμα της ψηφοφορίας.
- Ορισμένες προτάσεις πρέπει να υποστηριχθούν πριν προχωρήσετε στην ψηφοφορία. Αν κάποιος λέει "Υποστηρίζω την κίνηση" ή κάτι παρόμοιο, γράψτε το όνομα αυτού του ατόμου ως υποστηρικτής.
- Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του υποστηρικτή ή θέλετε να επαναληφθεί η πρόταση, διακόψτε τη συνάντηση ευγενικά για να ρωτήσετε. Η σωστή καταγραφή των πληροφοριών είναι αρκετά σημαντική ώστε να δικαιολογεί μια μικρή διακοπή.
- Εάν μια πρόταση λάβει μια τροποποίηση, αλλάξτε τις λέξεις της πρότασης στις σημειώσεις σας. Δεν είναι απαραίτητο να σημειωθεί ότι έχει γίνει μια τροποποίηση, εκτός εάν είναι αμφιλεγόμενη και προκαλεί πολλή συζήτηση.
Ακούστε τις αναφορές και αποκτήστε αντίγραφα αυτών. Κάθε φορά που μια αναφορά, ένα είδος ειδήσεων ή παρόμοια διαβάζεται δυνατά, σημειώστε το όνομα του εγγράφου και ποιος το διαβάζει ή την υποεπιτροπή που το συνέταξε. Εάν μια κίνηση ακολουθεί την ανάγνωση, καταγράψτε την όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε άλλη.
- Είναι πιο πρακτικό να αποκτήσετε ένα αντίγραφο στο τέλος της συνάντησης. Δημιουργήστε μια σημείωση για να ζητήσετε από τον αναγνώστη ή τον αρχηγό της σύσκεψης ένα αντίγραφο αργότερα και επισυνάψτε το αντίγραφο στα πρακτικά που μεταγράψατε.
- Εάν δεν υπάρχουν αντίγραφα, σημειώστε πού φυλάσσεται το πρωτότυπο έγγραφο. Ίσως χρειαστεί να ζητήσετε αυτές τις πληροφορίες μετά τη συνάντηση.
- Εάν ένα μέλος υποβάλει προφορική αναφορά αντί να διαβάσει ένα έγγραφο, γράψτε μια σύντομη και αντικειμενική περίληψη της έκθεσης χωρίς να αναφερθείτε στη λεπτομέρεια ή να αναφέρετε κυριολεκτικά τον ομιλητή.
Καταγράψτε τις ενέργειες που πραγματοποιήθηκαν ή επισημάνθηκαν. Αυτό περιλαμβάνει τον έλεγχο των εργασιών που έχουν ανατεθεί στην τελευταία σύσκεψη και των νέων ενεργειών. Έμεινε κάποιος για να γράψει μια επιστολή; Γράψτε το όνομα και τις οδηγίες του ατόμου.
- Ανάλογα με τη διατύπωση της συνάντησης, πολλές από αυτές τις ενέργειες ενδέχεται να εμπίπτουν στην ταξινόμηση των "κινήσεων". Σε λιγότερο επίσημες συναντήσεις, μπορεί να είναι απαραίτητο να κρατήσετε τα αυτιά σας ανοιχτά και για λιγότερο σαφώς οργανωμένες αποφάσεις.
- Αναφέρετε εν συντομία το σκεπτικό πίσω από μια απόφαση, εάν δοθεί κάποια.
Καταγράψτε όλα τα ζητήματα και τις αποφάσεις. Κάθε φορά που γίνεται ένσταση σε μια διαδικασία, σημειώστε την πλήρη αντίρρηση και τη βάση της, καθώς και ολόκληρη την απόφαση που έλαβε ο πρόεδρος.
- Συμπεριλάβετε τυχόν αναφορές στους Κανονισμούς του Robert, στις πολιτικές οργάνωσης ή στο πρωτόκολλο της εταιρείας.
Καταγράψτε περιλήψεις συζητήσεων μόνο αν σας ζητηθεί. Επισήμως, τα πρακτικά καταγράφουν τι ήταν Έγινε, όχι τι ήταν είπεΩστόσο, ικανοποιήστε τυχόν συγκεκριμένα αιτήματα που σας υποβάλλει ο οργανισμός.
- Κατά την καταγραφή συζητήσεων, να είστε όσο το δυνατόν πιο αντικειμενικοί. Συμπεριλάβετε συγκεκριμένα σημεία, όχι απόψεις και ελαχιστοποιήστε τη χρήση επίθετων και επιρρήσεων. Ο στόχος σας είναι να γράψετε με ξηρό, πραγματικό και κουραστικό τρόπο!
- Μην δίνετε ονόματα σε άτομα κατά τη διάρκεια της περίληψης της συζήτησης. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να μην το κάνετε αυτό σε έντονες συζητήσεις που μπορεί να σας προσβάλλουν.
Δέστε τα άκρα στο τέλος της συνάντησης. Γράψτε την ώρα που έληξε και θυμηθείτε να λάβετε αντίγραφα των αναφορών ή να υπενθυμίσετε σε κάποιον να τα στείλει σε εσάς.
- Ρίξτε μια ματιά στις σημειώσεις σας για να δείτε αν λείπει κάτι ή χρειάζεται διευκρίνιση. Εάν πρέπει να ρωτήσετε κάποιον κάτι, κάντε το πριν φύγει το άτομο.
Μέρος 3 από 4: Μεταγραφή των πρακτικών
Ξεκινήστε αυτήν τη διαδικασία το συντομότερο δυνατό. Είναι καλύτερο να μεταγράψετε τα επίσημα λεπτά αμέσως μετά τη συνάντηση, όταν τα γεγονότα θα εξακολουθούν να είναι φρέσκα στο μυαλό σας.
Χρησιμοποιήστε έναν υπολογιστή για να πληκτρολογήσετε σημειώσεις για τη σύσκεψη. Ίσως το έχετε ήδη κάνει εάν χρησιμοποιούσατε ένα σημειωματάριο. Αποθηκεύστε τις σημειώσεις σας και ξεκινήστε ένα νέο έγγραφο για τα λεπτά, ώστε να μπορείτε να συγκρίνετε τα δύο πράγματα δίπλα-δίπλα.
Διαμορφώστε τις σημειώσεις σας σε οργανωμένες παραγράφους. Κάθε νέα πρόταση, απόφαση ή διαδικαστικό σημείο πρέπει να είναι στη δική της παράγραφο. Κατά τη μορφοποίησή τους, βεβαιωθείτε ότι:
- Χρησιμοποιήσατε τη σωστή ορθογραφία και γραμματική. Χρησιμοποιήστε έναν ορθογραφικό έλεγχο εάν χρειαστεί.
- Χρησιμοποίησε την ίδια ένταση σε όλο το κείμενο. Χρησιμοποιήστε το τέλειο παρελθόν ή το παρόν, αλλά μην τα εναλλάσσετε στο ίδιο έγγραφο.
- Ήταν όσο το δυνατόν πιο αντικειμενικό. Η άποψή σας δεν θα πρέπει να εμφανίζεται στα λεπτά, καθώς θέλετε να δημιουργήσετε ένα αντικειμενικό αρχείο που μπορούν να χρησιμοποιήσουν όλοι.
- Χρησιμοποίησε απλή και ακριβή γλώσσα. Οποιαδήποτε ασαφής γλώσσα πρέπει να αντικατασταθεί με ακριβείς λέξεις και οι διακοσμημένες περιγραφές πρέπει να αφαιρεθούν.
- Περιλάμβανε μόνο τις ενέργειες που έγιναν και όχι τις συζητήσεις. Εκτός αν σας ζητηθεί να γράψετε τις συζητήσεις, εστιάστε στο τι ήταν Έγινε, όχι τι ήταν είπε.
- Αριθμούσε τις σελίδες για εύκολη αναφορά.
Διανείμετε ένα σχέδιο των πρακτικών στα μέλη. Στείλτε ένα αντίγραφο σε καθένα χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας στο φύλλο παρουσίας. Εάν δεν έχετε αυτές τις πληροφορίες, ο αρχηγός της σύσκεψης θα πρέπει να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας.
Λάβετε έγκριση των πρακτικών. Μπορεί να σας ζητηθεί να το διαβάσετε δυνατά στην επόμενη συνάντηση και να το στείλετε για έγκριση. Εάν η κίνηση περάσει, γράψτε την.
- Εάν τα πρακτικά διορθωθούν πριν γίνουν δεκτά, κάντε αλλαγές στο έγγραφο και υποδείξτε στο τέλος ότι τα πρακτικά διορθώθηκαν χωρίς να περιγραφούν οι συγκεκριμένες διορθώσεις.
- Εάν γίνει μια πρόταση για τη διόρθωση των πρακτικών μετά την έγκρισή τους, συμπεριλάβετε τις ακριβείς λέξεις αυτής της κίνησης στα σχετικά πρακτικά και εάν έχει εγκριθεί ή όχι.
Μέρος 4 από 4: Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο πρακτικών συσκέψεων
Μεταβείτε σε έναν ιστότοπο προτύπου σύσκεψης. Αυτά τα προκατασκευασμένα πρότυπα θα εξοικονομήσουν χρόνο για την οργάνωση λεπτών και θα βοηθήσουν στην αποτροπή σφαλμάτων.
Περάστε χρόνο κοιτάζοντας κάθε ιστότοπο. Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες αναζήτησης και ακολουθήστε τις επιλογές για να βρείτε την καλύτερη για εσάς.
- Εάν χρειάζεστε ένα συγκεκριμένο μοντέλο, όπως γενικό ή τυπικό, αναζητήστε τους ιστότοπους για τις συγκεκριμένες ανάγκες σας και κατεβάστε τα μοντέλα κάνοντας κλικ στα κατάλληλα κουμπιά. Αποθηκεύστε τα σε μια εύχρηστη τοποθεσία, ώστε να μην τα χάσετε.
Ανοίξτε το αρχείο. Αφού το κατεβάσετε, αποσυμπιέστε το και ανοίξτε το στο Microsoft Word ή στο Excel. Για να βελτιώσετε την ποιότητα και την ευκολία χρήσης, χρησιμοποιήστε την τελευταία έκδοση του Microsoft Word, καθώς η ενημέρωσή της θα διευκολύνει τα πράγματα και θα σας επιτρέψει να επωφεληθείτε από νέες δυνατότητες.
Προσθέστε το λογότυπο και τα πνευματικά δικαιώματα της εταιρείας σας στην κεφαλίδα. Διαγράψτε το δείγμα του λογότυπου, αλλά όχι χωρίς πρώτα να διαβάσετε τους όρους χρήσης από τους οποίους αποκτήσατε το μοντέλο. Σε τελική ανάλυση, δεν υπάρχει ανάγκη για νομικά προβλήματα, σωστά;
Αλλάξτε τον τίτλο. Στην περιοχή τίτλου, επισημάνετε τις λέξεις "Συνάντηση / Ομάδα" και γράψτε τον τίτλο των πρακτικών σας.
Αλλάξτε το θέμα (προαιρετικό). Για να κάνετε το μοντέλο των λεπτών σας πιο όμορφο και πιο επαγγελματικό, σκεφτείτε να αλλάξετε τα χρώματα ή να επιλέξετε ένα έτοιμο θέμα. Είναι εύκολο: βρείτε την καρτέλα "Διάταξη σελίδας" και ακολουθήστε την στην ενότητα "Χρώματα και θέματα". Εκεί, μπορείτε να προσαρμόσετε την εμφάνιση του μοντέλου σας και ακόμη και να το προσαρμόσετε στα χρώματα του λογότυπου της εταιρείας σας.
Ονομάστε τις ενότητες του προτύπου. Πρέπει να υπάρχουν πολλά ονόματα πεδίων σε όλο το μοντέλο. Μπορεί να χρειαστείτε περισσότερο ή λιγότερο, ή ακόμα δεν σας αρέσουν οι ονομασίες των ενοτήτων. Προσαρμόστε τα για να καλύψουν τις ανάγκες της σύσκεψης.
Αποθηκεύστε το πρότυπο στο σημειωματάριό σας, ώστε να μπορείτε να το πάρετε σε συναντήσεις και να αρχίσετε να δημιουργείτε λεπτά. Εάν συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το Microsoft Office, τα πράγματα θα είναι γρήγορα και εύκολα και μπορείτε να παρακολουθήσετε τη συνάντηση ακόμη πιο οργανωμένη και με μεγαλύτερη ακρίβεια από ό, τι πριν. Εναλλακτικά, μπορείτε να εκτυπώσετε το πρότυπό σας για να το γράψετε με το χέρι, αλλά διατηρήστε το ύψος των πεδίων ώστε να μπορείτε να βάλετε όσες πληροφορίες χρειάζεστε.
Ελέγξτε το μοντέλο σας. Συγχαρητήρια! Το πρότυπο λεπτών συνάντησης ολοκληρώθηκε. Η παραγωγικότητα και η ακρίβειά σας κατά τη διάρκεια των συναντήσεων αναμένεται να αυξηθούν εκθετικά, τώρα που έχετε ένα μοντέλο που θα σας καθοδηγήσει και θα οργανώσει τις σκέψεις σας. Όπως συμβαίνει με οποιοδήποτε έργο, ελέγξτε τις λεπτομέρειες για να δείτε εάν κάτι λείπει ή προκαλεί σύγχυση. Μόλις είστε σίγουροι ότι όλα είναι εντάξει, θα έχετε τελειώσει το μοντέλο σας και θα είστε έτοιμοι για τις επόμενες συναντήσεις.
Συμβουλές
- Εισαγάγετε τα πρακτικά αμέσως μετά τη λήξη των συσκέψεων, καθώς είναι καλύτερο να τα διατηρήσετε ενώ τα γεγονότα είναι ακόμα νωπά. Είναι επίσης σημαντικό για τους συμμετέχοντες να λάβουν ένα αντίγραφο των ενεργειών που πρέπει να κάνουν το συντομότερο δυνατό μετά τη λήξη της συνάντησης.
- Καθίστε όσο πιο κοντά μπορείτε στον αρχηγό της σύσκεψης, ώστε να μπορείτε να ακούσετε τα πάντα και να ζητήσετε διευκρινίσεις χωρίς να χρειάζεται να αυξήσετε τη φωνή σας.
- Διατηρήστε τα πρακτικά στο αρχείο σε ασφαλές μέρος.
- Ζητήστε από τους ανθρώπους να γράψουν τις κινήσεις τους, ώστε να μην χρειάζεται να τις εγγράψουν επί τόπου.
- Μην φοβάστε να διακόψετε και να ζητήσετε διευκρινίσεις ανά πάσα στιγμή.
- Τα πρακτικά είναι πολύ σημαντικά: φυλάσσονται και μπορούν να χρησιμοποιηθούν χρόνια αργότερα. Εάν το ζήτημα είναι νόμιμο, για παράδειγμα, η φήμη κάποιου μπορεί να εξαρτάται από λεπτά.
- Διαβάστε μερικά μέρη του Ενημερωμένοι κανόνες παραγγελίας Robert, ιδίως το τμήμα που μιλάει για γραμματέα.
- Γράψτε τα πράγματα καθώς συμβαίνουν. Εάν το ίδιο θέμα εμφανίζεται δύο φορές, μην το ομαδοποιήσετε.
Προειδοποιήσεις
- Μην βάλετε πάρα πολλές λεπτομέρειες στα λεπτά. Ακόμα κι αν σας ζητηθεί να καταγράψετε συζητήσεις, διατηρήστε τις όσο το δυνατόν πιο σύντομες και αντικειμενικές. Περιορίστε τον εαυτό σας για να αναφέρετε μόνο τα κύρια σημεία που προκύπτουν, διαφορετικά θα είστε συγκλονισμένοι και θα συμπληρώσετε τα έγγραφα με περιττές λεπτομέρειες.
- Οι προσωπικές ερμηνείες και τα συναισθήματα του υπευθύνου για τα πρακτικά δεν πρέπει να καταγράφονται στα αρχεία.
- Εάν μέρος της συνάντησης είναι εμπιστευτικό, όχι να αναφέρουν. Αντ 'αυτού, γράψτε ότι "το διοικητικό συμβούλιο ανέφερε ότι η συζήτηση ήταν εμπιστευτική. Επομένως, δεν καταγράφηκε."
- Εάν σας ζητηθεί να καταγράψετε μια εμπιστευτική συζήτηση, όπως μια συνάντηση μεταξύ δικηγόρου και του πελάτη σας, κάντε το σε ένα λεπτό σε διασταση και κρατήστε το μακριά από τα πρακτικά της γενικής συνέλευσης. Σημειώστε το ως εμπιστευτικό και καταστήστε σαφές ποιος θα έχει πρόσβαση σε αυτό.
