Περιεχόμενο

• Βήματα

Η ανάλυση κόστους αντιπροσωπεύει μία από τις τέσσερις οικονομικές εκτιμήσεις (οι άλλες τρεις είναι το κόστος-όφελος, η σχέση κόστους-αποτελεσματικότητας και το κόστος-χρησιμότητα). Η διαδικασία του, όπως υποδηλώνει το όνομα, εστιάζεται στο κόστος εφαρμογής ενός προγράμματος χωρίς να λαμβάνεται υπόψη το τελικό αποτέλεσμα. Η ανάλυση κόστους είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα προτού προχωρήσουμε σε άλλους τύπους οικονομικών μελετών στην προσπάθεια να προσδιοριστεί εάν ένα πιθανό έργο είναι πιθανό ή κατάλληλο.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Καθορισμός του πεδίου και του σκοπού

1. 

   Προσδιορίστε εάν απαιτείται ανάλυση κόστους. Το επίκεντρο αυτής της μελέτης θα εξαρτηθεί από τον σκοπό της. Για αυτόν τον λόγο, πριν εξετάσουμε το εύρος της ανάλυσης, είναι απαραίτητο να προσδιορίσουμε ποιες ερωτήσεις πρέπει να έχει απαντήσει στο τέλος.
   • Εάν πραγματοποιείτε ανάλυση κόστους για να ορίσετε τον προϋπολογισμό ή να σχεδιάσετε το μέλλον στρατηγικά, μπορεί να είναι δυνατόν να συμπεριλάβετε ολόκληρο τον οργανισμό στη μελέτη.
   • Από την άλλη πλευρά, ένας πιο αυστηρός ή συγκεκριμένος σκοπός (όπως ο καθορισμός του κατά πόσον ο λογαριασμός ή η ποσότητα μιας υπηρεσίας θα απαιτήσει ανάλυση κόστους που σχετίζεται μόνο με αυτά τα συγκεκριμένα κόστη).

2. 

   
   
   Προσδιορίστε την προοπτική της ανάλυσης κόστους. Εκτός από τον προσδιορισμό των λόγων της μελέτης, πρέπει επίσης να γνωρίζετε από ποιον το κόστος θα αναλυθεί. Αυτό καθορίζει ποια δεδομένα θα συλλεχθούν και πώς θα ταξινομηθούν.
   • Ενδέχεται να σας ενδιαφέρει, για παράδειγμα, το κόστος για τους πελάτες που προσφέρουν μια συγκεκριμένη υπηρεσία. Πρέπει να δείτε τα κόστη από τη σκοπιά τους, λαμβάνοντας υπόψη το ποσό που πληρώθηκε (ή θα πληρωθεί στο μέλλον) για την υπηρεσία, τη μεταφορά στην τοποθεσία και άλλα ζητήματα.
   • Αν θέλετε απλώς να δείτε το κόστος του προγράμματος σε σχέση με την εταιρεία, απλώς κοιτάξτε τα οργανωτικά έξοδα με έναν γενικό τρόπο. Είναι επίσης δυνατό να αναλυθεί το κόστος ευκαιρίας, καθώς όταν καθορίζεται εάν η προσφορά ενός συγκεκριμένου προϊόντος σημαίνει ότι θα είναι αδύνατο να προσφερθούν άλλα προγράμματα.

3. 

   
   
   Διαχωρίστε τις προσφορές σας. Ο τρόπος με τον οποίο περιγράφετε τα υπάρχοντα προγράμματα καθορίζει τον τρόπο κατανομής των δαπανών στην ανάλυση κόστους. Εάν η εταιρεία λειτουργεί με πολύ διαφορετικά προγράμματα, η διαίρεση μπορεί να είναι προφανής. Ωστόσο, εάν αλληλεπικαλύπτονται ή μοιράζονται πόρους, θα πρέπει να καθορίσετε τρόπους για να τους διαχωρίσετε.
   • Τα προγράμματα που αλληλεπικαλύπτονται μεταξύ τους μπορούν να αναλυθούν μαζί, χωρίς διαχωρισμό. Επιλέξτε αυτό που έχει τη μεγαλύτερη σημασία στις λειτουργίες της εταιρείας σας, αποφεύγοντας την επανάληψη προσπαθειών όποτε είναι δυνατόν.
   • Για να προσδιορίσετε ποια προγράμματα πρέπει να διαχωριστούν, κοιτάξτε τις υπηρεσίες που προσφέρει ο καθένας, καθώς και τους απαραίτητους πόρους και σε ποιον θα προσφέρονται. Εάν δύο από αυτές είναι ίδιες σε δύο ή τρεις από αυτές τις διαστάσεις, είναι πιθανό ότι θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως το ίδιο πρόγραμμα στην ανάλυση κόστους.

4. 

   
   
   Ορίστε την περίοδο προς ανάλυση. Ο τρόπος τους για την κατηγοριοποίηση και τον υπολογισμό του κόστους ποικίλλει εάν η ανάλυση είναι μακροπρόθεσμη (μήνες ή έτη) ή βραχυπρόθεσμα (εβδομάδες ή ακόμη και μία εφαρμογή).
   • Εάν προσπαθείτε να αποφασίσετε εάν θα χρεώσετε ή όχι για μια συγκεκριμένη υπηρεσία, για παράδειγμα, πρέπει πρώτα να καθορίσετε το κόστος παραγωγής. Στη συνέχεια, θα κάνετε μια μακροπρόθεσμη ανάλυση κόστους για να προσδιορίσετε εάν η εταιρεία μπορεί να ξεπεράσει την πιθανή απώλεια της προσφοράς της.
   • Συνήθως είναι καλύτερο να επιλέξετε μια περίοδο για την οποία μπορείτε να λάβετε ακριβή δεδομένα εισοδήματος και όχι εκτιμήσεις. Αυτό βοηθά αν υπάρχουν σχέδια για χρήση της ανάλυσης κόστους ως βάση για περαιτέρω οικονομική αξιολόγηση.

Μέθοδος 2 από 3: Κατηγοριοποίηση κόστους

1. 

   Ελέγξτε τις προηγούμενες αναφορές, εάν υπάρχουν. Εάν η εταιρεία έχει πραγματοποιήσει αναλύσεις κόστους στο παρελθόν, χρησιμοποιήστε τις ίδιες ή παρόμοιες μεθόδους για να τις κατηγοριοποιήσετε. Η διατήρηση αυτής της συνέχειας επιτρέπει τη σύγκριση των αναφορών, καθιστώντας τις πιο χρήσιμες με την πάροδο του χρόνου.
   • Μπορείτε ακόμη και να αναζητήσετε αναλύσεις κόστους από κοντινές εταιρείες που έχουν εφαρμόσει προγράμματα ή έχουν προσφέρει παρόμοιες υπηρεσίες.

2. 

   Καταγράψτε όλα τα άμεσα κόστη του προγράμματος που αναλύεται. Σε αυτά περιλαμβάνονται μισθοί και παροχές για μέλη της ομάδας, προμήθειες και υλικά, καθώς και κρίσιμα έπιπλα και δομές. Ανάλογα με τον τύπο του προγράμματος ή της προσφερόμενης υπηρεσίας, ενδέχεται να εξακολουθείτε να έχετε κόστος συμβολαίου, αδειοδότησης ή ασφάλισης.
   • Οι άμεσες δαπάνες αφορούν το πρόγραμμα ή την υπηρεσία που αξιολογείται στην ανάλυσή σας - δεν κοινοποιούνται σε άλλους τομείς.
   • Τα γενικά έξοδα όπως το ενοίκιο, ο ηλεκτρισμός και το νερό μπορεί να έχουν άμεσο κόστος εάν το πρόγραμμα ή η υπηρεσία έχει τη δική του τοποθεσία.

3. 

   Συμπεριλάβετε έμμεσες δαπάνες. Αυτά περιλαμβάνουν τους μισθούς και τις γενικές παροχές διοίκησης και διαχείρισης, την υποδομή, τον εξοπλισμό και οτιδήποτε άλλο μοιράζονται από πολλά προγράμματα ή υπηρεσίες. Αυτό που κατηγοριοποιείται ως έμμεσο κόστος θα εξαρτηθεί από τον τρόπο διαχωρισμού των προγραμμάτων ή των υπηρεσιών στην εταιρεία.
   • Τέλος, κατά τον υπολογισμό του κόστους ενός συγκεκριμένου προγράμματος ή υπηρεσίας, είναι απαραίτητο να γίνει η κατανομή του.

4. 

   Οργανώστε το κόστος για να αντικατοπτρίσετε τον σκοπό της ανάλυσης. Για το σκοπό σας, η αναφορά σας πρέπει να είναι χρήσιμη για την εταιρεία. Αντί να βασίζεστε σε ευρείες χρηματοοικονομικές κατηγορίες, χρησιμοποιήστε αυτές που αντικατοπτρίζουν με ακρίβεια τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί η ανάλυση.
   • Μεταξύ των πιο συνηθισμένων κατηγοριών, μπορούν να συμπεριληφθούν τα έξοδα προσωπικού, τα λειτουργικά έξοδα και τα έξοδα εκκίνησης. Σε καθένα από αυτά είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ποια έξοδα είναι άμεσα και ποια είναι έμμεσα.

Μέθοδος 3 από 3: Υπολογισμός κόστους

1. 

   Συγκεντρώστε οικονομικές πληροφορίες και αρχεία. Για κάθε τύπο κόστους που περιλαμβάνεται στην ανάλυση, σημειώστε από πού προέρχονται τα δεδομένα που απαιτούνται για τον υπολογισμό. Εάν κάποιο από αυτά πρέπει να εκτιμηθεί, καταγράψτε πού θα ληφθούν οι πληροφορίες που τις καθιστούν αξιόπιστες.
   • Χρησιμοποιήστε πραγματικά δεδομένα κόστους όποτε είναι δυνατόν. Αυτό αυξάνει τη χρησιμότητα και την αξιοπιστία της τελικής ανάλυσής σας.
   • Για εκτιμήσεις, αναζητήστε αξιόπιστες πηγές που μπορούν να εφαρμοστούν όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα. Εάν είναι απαραίτητο να εκτιμηθεί η πληρωμή των μισθών, για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τα μέσα ποσοστά που εφαρμόζονται στην τοπική αγορά αντί για την εθνική.

2. 

   Προσθέστε τις άμεσες δαπάνες του προγράμματος. Με τις πληροφορίες που έχουν συγκεντρωθεί μέχρι τώρα, προσθέστε μισθούς, προμήθειες, υλικά και άλλα έξοδα που ισχύουν για το πρόγραμμα που αναλύεται. Παρατείνετε τα κατά τη διάρκεια της περιόδου που παρατηρείται από τη μελέτη.
   • Εάν κάνετε μακροπρόθεσμη ανάλυση κόστους, υπολογίστε τα άμεσα έξοδά σας σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση και, στη συνέχεια, επεκτείνετε το.
   • Κατά τον υπολογισμό του κόστους προσωπικού, θυμηθείτε να συμπεριλάβετε τα έξοδα (ή το ποσό) των παροχών που προσφέρονται στους ενεργούς υπαλλήλους στο πρόγραμμα.

3. 

   Αναλύστε το έμμεσο κόστος στο πρόγραμμα που μελετάτε. Για αυτόν τον διαχωρισμό, προσδιορίστε πόσα μπορεί να χωριστεί μεταξύ διαφορετικών τομέων. Στη συνέχεια, υπολογίστε το ποσοστό αυτού του κόστους που χρησιμοποιείται από το πρόγραμμα.
   • Ας υποθέσουμε, για παράδειγμα, ότι διαθέτετε τον μισθό του διευθυντή ανθρώπινων πόρων. Καθώς αποτελεί ευθύνη του χώρου προσωπικού, είναι λογικό να διαιρούνται οι μισθοί με τον αριθμό των ατόμων που είναι παρόντα στην ομάδα. Εάν υπάρχουν συνολικά δέκα εργαζόμενοι, δύο εκ των οποίων είναι αφιερωμένοι στην υπηρεσία που αναλύεται, μπορείτε να διαχωρίσετε το 20% του μισθού της διαχείρισης του προγράμματος στην ανάλυση κόστους.

4. 

   Υπολογίστε την απόσβεση περιουσιακών στοιχείων. Εάν τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας (συμπεριλαμβανομένων των επίπλων, του εξοπλισμού ή των κατασκευών) χρησιμοποιούνται για την υλοποίηση του προγράμματος ή την παροχή της υπό ανάλυση υπηρεσίας, είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη η απόσβεσή του στο συνολικό κόστος.
   • Ο υπολογισμός της απόσβεσης μπορεί να είναι μια περίπλοκη διαδικασία. Εάν δεν έχετε εμπειρία σε αυτόν τον τομέα, βασιστείτε στη βοήθεια ενός επαγγελματία λογιστή.

5. 

   Λάβετε υπόψη το κρυφό κόστος. Ανάλογα με τον οργανισμό και το πρόγραμμα που αναλύεται, ενδέχεται να υπάρχουν πρόσθετα έξοδα που δεν εμφανίστηκαν σε υπολογιστικά φύλλα προϋπολογισμού ή οικονομικές εκθέσεις. Η συμπερίληψη εκτιμήσεων αυτών των τιμών δίνει στη μελέτη σας μεγαλύτερη αξιοπιστία.
   • Εάν κάνετε ανάλυση κόστους προγράμματος ενός μη κερδοσκοπικού οργανισμού, για παράδειγμα, τα κρυφά έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν το εκτιμώμενο ποσό ωρών εθελοντισμού, το υλικό που έχει δωρηθεί ή τη δωρεά χώρου.
   • Το κρυφό κόστος μπορεί επίσης να περιλαμβάνει κόστος ευκαιρίας. Το άνοιγμα ενός προγράμματος, για παράδειγμα, μπορεί να επηρεάσει την ικανότητα της εταιρείας να προσφέρει σε άλλους.

6. 

   Εξαγάγετε συμπεράσματα με βάση τα αποτελέσματα. Θυμηθείτε την αρχική υπόθεση της ανάλυσης κόστους και καθορίστε ποιες ενέργειες πρέπει να αναληφθούν. Μπορείτε να συμπεριλάβετε προβλέψεις ή εκτιμήσεις μελλοντικών δαπανών που σχετίζονται με το πρόγραμμα ή την υπηρεσία.
   • Τουλάχιστον, η ανάλυση κόστους πρέπει να παρέχει στην εταιρεία μια ακριβή εικόνα για το πόσο κοστίζει για την εκτέλεση του προγράμματος ή για μια συγκεκριμένη υπηρεσία.
   • Η ανάλυση κόστους μπορεί επίσης να εγείρει άλλα ερωτήματα, υποδεικνύοντας ότι απαιτείται περαιτέρω μελέτη πριν ληφθεί η τελική απόφαση.