Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές
• Απαραίτητα υλικά

Παρόλο που τα πράγματα είναι λιγότερο τυπικά σε ένα email, η σύνταξη επιστολών πρέπει να ακολουθεί τη γραμματική και την εθιμοτυπία. Τόσο μια προσωπική επιστολή όσο και μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να ξεκινούν με μια επικεφαλίδα που προσδιορίζει τον αποστολέα, τον παραλήπτη και την ημερομηνία.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Η κεφαλίδα μιας επαγγελματικής επιστολής

1. 

   Ανοίξτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ανοιχτού κώδικα στο Google Drive ή ένα ολοκαίνουργιο φύλλο χαρτιού σε μια γραφομηχανή. Ωστόσο, η επίσημη επαγγελματική αλληλογραφία πρέπει απαραιτήτως να πληκτρολογείται και να τυπώνεται, με υπογραφή πένας.

2. 

   
   
   Εάν είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε ένα φύλλο με την κεφαλίδα της εταιρείας. Η κεφαλίδα μιας επίσημης αλληλογραφίας πρέπει να περιλαμβάνει, τουλάχιστον, το όνομα του ατόμου, το όνομα της εταιρείας, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και συνήθως περιλαμβάνει επίσης το λογότυπο της εταιρείας. Αυτές οι πληροφορίες αντικαθιστούν την αναφορά στη διεύθυνση επιστροφής στο κύριο μέρος του κειμένου.

3. 

   Ξεκινήστε το γράμμα με τη διεύθυνσή σας, εάν δεν έχετε κεφαλίδα. Συμπεριλάβετε το όνομα της οδού, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα στις δύο πρώτες γραμμές στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας. Δεν είναι απαραίτητο να βάλετε το όνομα ή τον τίτλο σας, καθώς θα εμφανίζεται στο τέλος της επιστολής.
   • Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το email και τον αριθμό τηλεφώνου σας, εάν η επιστολή σας προτείνει να επικοινωνήσετε με μία από αυτές τις μεθόδους.

4. 

   
   
   Συμπεριλάβετε την ημερομηνία. Χρησιμοποιήστε τη μορφή: ημέρα, μήνας και έτος ("4 Μαΐου 2014"). Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να εμφανιστούν σε δύο διαστήματα κάτω από τη διεύθυνση, στα δεξιά ή στα αριστερά.
   • Δεν υπάρχει ορισμός από ποια πλευρά πρέπει να γραφτεί η ημερομηνία, επομένως είναι καλό να ελέγξετε σε άλλη αλληλογραφία από την εταιρεία σας για να χρησιμοποιήσετε ως πρότυπο.
   • Οι ημερομηνίες στο ΗΒ γράφονται επίσης με τη μορφή: ημέρα, μήνας και έτος (παράδειγμα: 4 Μαΐου 2014).

5. 

   
   
   Εισαγάγετε τη διεύθυνση του παραλήπτη δύο γραμμές κάτω από την ημερομηνία στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Αυτό αναφέρεται επίσης συχνά ως «διεύθυνση στο εσωτερικό», και περιλαμβάνει τον τίτλο και το όνομα του ατόμου, καθώς και τη διεύθυνση στην κατάλληλη μορφή ταχυδρομείου. Συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας, εάν υπάρχει, στο κενό μεταξύ του ονόματος και της διεύθυνσης του ατόμου.
   • Μην αφήνετε μια εσοχή πριν από τη διεύθυνση, την ημερομηνία, τον χαιρετισμό ή κάθε παράγραφο. Η παράγραφος σε μια εμπορική αλληλογραφία χωρίζεται με κενά και ξεκινά με το αριστερό περιθώριο.
   • Εάν γράφετε σε ξένη χώρα, γράψτε το όνομα της χώρας με κεφαλαία γράμματα στην κάτω γραμμή.
   • Η διεύθυνση στο εσωτερικό θα πρέπει να είναι περίπου 2,5 cm κάτω από την ημερομηνία, εάν βρίσκεται στα αριστερά, ή θα πρέπει να υπάρχει μια γραμμή μετά την ημερομηνία εάν βρίσκεται στα δεξιά.

6. 

   Πατήστε "Enter" δύο φορές. Στη συνέχεια, ξεκινήστε το χαιρετισμό με "Αγαπητέ" και τον τίτλο ακολουθούμενο από το όνομα του ατόμου. Για παράδειγμα: «Αγαπητέ κύριε Σίλβα» ή «Αγαπητέ Πρόεδρο Σίλβα». Συμπεριλάβετε άνω και κάτω τελεία μετά το χαιρετισμό.

7. 

   Συνεχίστε με το σώμα του γράμματος. Ολοκληρώστε με έναν επίσημο χαιρετισμό, την υπογραφή και το όνομα και τον τίτλο σας.

Μέθοδος 2 από 2: Η κεφαλίδα μιας προσωπικής επιστολής

1. 

   Επιλέξτε μονογραφημένα χαρτικά ή άλλο προσαρμοσμένο στυλ. Σε αντίθεση με την επαγγελματική αλληλογραφία, πολλά προσωπικά γράμματα είναι χειρόγραφα σε χαρτί με τα αρχικά ή το πλήρες όνομα του ατόμου στην κορυφή.

2. 

   Συμπεριλάβετε τη διεύθυνσή σας στην επάνω δεξιά γωνία μόνο εάν ο παραλήπτης δεν έχει αυτές τις πληροφορίες. Οι φάκελοι μπορούν να πεταχτούν και η συμπερίληψη της διεύθυνσης επιστροφής είναι ο καλύτερος τρόπος για να ενθαρρύνετε μια απάντηση. Πηγαίνετε για την ημερομηνία εάν είστε αρκετά οικείοι με τον παραλήπτη.
   • Η διεύθυνση επιστροφής πρέπει να έχει δύο γραμμές, με οδό, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικό κώδικα. Το όνομα δεν απαιτείται.

3. 

   Συμπεριλάβετε την ημερομηνία που γράφετε και στέλνετε το γράμμα δύο γραμμές κάτω από τη διεύθυνση, στα αριστερά ή στα δεξιά. Η μορφή είναι: ημέρα, μήνας και έτος. Για παράδειγμα: 15 Σεπτεμβρίου 2014.
   • Προσωπικές επιστολές θα πρέπει να αποστέλλονται μόλις γράφονται για να διασφαλιστεί ότι οι επείγουσες πληροφορίες λαμβάνονται εγκαίρως.

4. 

   Μην συμπεριλάβετε τη διεύθυνση του παραλήπτη σε άτυπες επιστολές. Εάν γράφετε μια επίσημη καταγγελία ή επιστολή που θα εγγραφεί σε ένα ίδρυμα, ακολουθήστε τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας.

5. 

   Γράψτε τον χαιρετισμό ξεκινώντας με: "Ακριβός _______". Η διατύπωση εξαρτάται από το πόσο οικείος είστε με το άτομο που λαμβάνει την επιστολή. Να συμπεριλαμβάνετε πάντα άνω και κάτω τελεία μετά το χαιρετισμό.
   • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε: «Αγαπητέ κύριε Σίλβα», «Αγαπητέ Πάολο Σίλβα» ή «Αγαπητέ Πάολο».
   • Γράψτε το υπόλοιπο γράμμα, συμπεριλαμβανομένων των παραγράφων, ενός συμπεράσματος, της υπογραφής και άλλων δομών.

Συμβουλές

• Πάντα να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές και αναθεωρήσεις για γραμματικά ή σφάλματα περιεχομένου πριν από την υπογραφή και την αποστολή της επιστολής σας.

Απαραίτητα υλικά

• Επεξεργαστής κειμένου ή γραφομηχανή
• Χαρτί για γράψιμο
• Μια κεφαλίδα εταιρείας
• Στυλό