Συγγραφέας:
Roger Morrison
Ημερομηνία Δημιουργίας:
4 Σεπτέμβριος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης:
9 Ενδέχεται 2024
Περιεχόμενο
Ένα σημείωμα χρησιμεύει για την ενημέρωση μιας συγκεκριμένης ομάδας ανθρώπων για ένα συγκεκριμένο ζήτημα - ένα μελλοντικό γεγονός ή μια νέα πολιτική, για παράδειγμα - και για να τους ενθαρρύνει να ενεργήσουν. Ο όρος «υπόμνημα» σημαίνει «που πρέπει να θυμόμαστε». Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να γράφετε αποτελεσματικά σημειώματα.
Βήματα
Μέρος 1 από 4: Σύνταξη της κεφαλίδας
Γράψτε το "MEMORANDUM" στην αρχή της σελίδας για να ξεκαθαρίσετε αμέσως την πρόθεση του εγγράφου. Ο τίτλος πρέπει να είναι γραμμένος στην πρώτη γραμμή, με κεφαλαία γράμματα και κατά προτίμηση με έντονη γραφή. Προαιρετικά, μπορείτε να το ευθυγραμμίσετε προς τα αριστερά ή στο κέντρο της σελίδας. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια γραμματοσειρά μεγαλύτερη από το υπόλοιπο κείμενο.
- Διπλό διάστημα μεταξύ του τίτλου και της υπόλοιπης κεφαλίδας.
Υποδείξτε τον παραλήπτη. Το υπόμνημα λειτουργεί ως μια μορφή επαγγελματικής επικοινωνίας και πρέπει να αντιμετωπιστεί επίσημα. Χρησιμοποιήστε το πλήρες όνομα και τον τίτλο του ατόμου στο οποίο θα στείλετε το σημείωμα.- Εάν πρόκειται να στείλετε το έγγραφο σε όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας, για παράδειγμα, γράψτε: "TO: Όλοι οι εργαζόμενοι".
Αναφέρετε επιπλέον παραλήπτες. Κάτω από τη γραμμή "TO:", συμπεριλάβετε τη γραμμή "CC:" (ευγενική αντιγραφή. Η ιδέα είναι να λάβει το άτομο το σημείωμα ως προειδοποίηση για να το κρατήσει ενήμερο, ακόμη και αν το θέμα δεν το αφορά άμεσα.
Γράψτε το όνομά σας στη γραμμή "ΑΠΟ:Εκτός από τους παραλήπτες, η κεφαλίδα πρέπει να περιλαμβάνει τον αποστολέα του σημειώματος. Εισαγάγετε το πλήρες όνομα και τον τίτλο σας.
Εισαγάγετε την ημερομηνία του εγγράφου. Γράψτε ολόκληρη την ημέρα, το μήνα και το έτος. Για παράδειγμα: "ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: 5 Ιανουαρίου 2016" ή "Ημερομηνία: 5 Ιανουαρίου 2016".
Γράψτε το θέμα του υπομνήματος. Να είστε συγκεκριμένοι και σύντομοι, έτσι ώστε οι παραλήπτες να έχουν καλή ιδέα για το τι ακριβώς αφορά το έγγραφο.- Για παράδειγμα, αντί να γράφετε "Μυρμήγκια", να είστε πιο συγκεκριμένοι: "Το πρόβλημα των μυρμηγκιών στο γραφείο".
Μορφοποιήστε την κεφαλίδα ανάλογα. Θα πρέπει να βρίσκεται στο επάνω μέρος της σελίδας, να ευθυγραμμίζεται προς τα αριστερά. Οι όροι "έως", "από", "δεδομένα" και "θέμα" πρέπει να είναι γραμμένοι με κεφαλαία γράμματα.
- Ένα παράδειγμα μιας καλά μορφοποιημένης κεφαλίδας:
TO: Όνομα και θέση του παραλήπτη.
DE: Το όνομα και ο τίτλος σας.
ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Πλήρης ημερομηνία σύνταξης του σημειώματος.
ΘΕΜΑ: Το θέμα που αναφέρεται στο έγγραφο. - Κατά τη σύνταξη της κεφαλίδας, φροντίστε να ευθυγραμμίσετε το κείμενο και να τοποθετήσετε διπλά κενά μεταξύ των ενοτήτων.
- Εάν θέλετε, συμπεριλάβετε επίσης μια γραμμή κάτω από την κεφαλίδα που διασχίζει τη σελίδα. Αυτό θα σας χωρίσει από το σώμα του εγγράφου.
- Ένα παράδειγμα μιας καλά μορφοποιημένης κεφαλίδας:
Μέρος 2 από 4: Γράφοντας το σώμα του υπομνήματος
Σκεφτείτε το κοινό-στόχο του εγγράφου. Για να έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα, είναι απαραίτητο να ρυθμίσετε τον τόνο, το μέγεθος και το επίπεδο της τυπικότητας ανάλογα με τα άτομα που θα το διαβάσουν. Για να κάνετε μια καλή δουλειά, πρέπει να έχετε μια καλή ιδέα για το ποιος θα διαβάσει το έγγραφο.
- Σκεφτείτε τις προτεραιότητες και τις ανησυχίες του κοινού σας.
- Προσπαθήστε να προβλέψετε πιθανές ερωτήσεις από τους αναγνώστες. Περιεχόμενο καταιγισμού ιδεών, συμπεριλαμβανομένων παραδειγμάτων, αποδεικτικών στοιχείων και πληροφοριών που μπορούν να πείσουν το κοινό-στόχο.
- Το να σκεφτείτε ποιος θα διαβάσει το σημείωμα θα σας βοηθήσει επίσης να αξιολογήσετε εάν θα συμπεριλάβετε συγκεκριμένες πληροφορίες ή όρους που ενδέχεται να είναι ακατάλληλοι.
Αγνοήστε τους χαιρετισμούς. Τα υπομνήματα δεν είναι γράμματα και δεν χρειάζεται να ξεκινούν με "Αγαπητέ κύριε So-and-so". Πατήστε απευθείας στο εν λόγω θέμα για να εισαγάγετε τι θα συζητηθεί στο έγγραφο.
Παρουσιάστε το πρόβλημα στην πρώτη παράγραφο. Συγκρατήστε το περιεχόμενο του αναγνώστη σχετικά με τη δράση που θέλετε να κάνει. Η παράγραφος λειτουργεί σαν μια διατριβή, όπου εισάγετε το θέμα και λέτε πόσο σημαντικό είναι. Σκεφτείτε επίσης την εισαγωγή ως σύνοψη του τι θα πείτε στο υπόλοιπο σημείωμα.
- Σε γενικές γραμμές, η εισαγωγή πρέπει να έχει το πολύ μία παράγραφο.
Παράδειγμα: "Από την 1η Ιουλίου 2016, η εταιρεία θα εφαρμόσει νέες πολιτικές σχετικά με τα προγράμματα υγείας. Όλοι οι εργαζόμενοι θα λάβουν ιατρικό πρόγραμμα και θα κερδίσουν τουλάχιστον 30,00 R $ ανά ώρα ".
Συγκρατήστε το θέμα που συζητήσατε. Ο αναγνώστης μπορεί να χρειαστεί κάποιες πληροφορίες σχετικά με το ζήτημα που αντιμετωπίστηκε. Δώστε πλαίσιο, αλλά να είστε σύντομοι και να μιλήσετε μόνο ό, τι είναι απαραίτητο.
- Εάν χρειάζεται, συνεχίστε να εξηγείτε γιατί εφαρμόζεται μια πολιτική. Για παράδειγμα: "Μετά τη συνέλευση, το σωματείο απαιτεί τώρα όλοι οι υπάλληλοι να λαμβάνουν τουλάχιστον 30,00 R $ ανά ώρα".
Ενισχύστε τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν. Συνοψίστε τα σύντομα και δώστε αποδεικτικά στοιχεία και λογικούς λόγους για τις προτεινόμενες λύσεις. Ξεκινήστε με τις πιο σημαντικές πληροφορίες και συνεχίστε με τις πιο συγκεκριμένες. Ενημερώστε τους αναγνώστες πώς θα επωφεληθούν από τις προτεινόμενες ενέργειες και τι θα συμβεί εάν δεν κάνουν τίποτα.
- Εάν θέλετε, συμπεριλάβετε γραφήματα, εικόνες, λίστες και πίνακες. Τα συνημμένα πρέπει να είναι πάντα σχετικό με το κείμενο.
- Εάν γράφετε ένα μεγάλο σημείωμα, γράψτε επικεφαλίδες που διαχωρίζουν όλες τις κατηγορίες. Για παράδειγμα, αντί να γράφετε "Πολιτικές", γράψτε "Νέες πολιτικές για υπαλλήλους μερικής απασχόλησης". Να είσαι σύντομος και συγκεκριμένα, έτσι ώστε το θέμα του υπομνήματος να είναι απλό.
Προτείνετε τις ενέργειες που πρέπει να αναληφθούν. Η αποστολή του υπομνήματος είναι να αναλαμβάνει δράση σε ένα συγκεκριμένο ζήτημα, είτε ανακοινώνει ένα νέο προϊόν, γνωστοποιεί νέες πολιτικές σχετικά με τις αναφορές είτε ενημερώνει τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία αντιμετωπίζει ένα πρόβλημα. Ενισχύστε την ενέργεια που πρέπει να αναλάβει ο αναγνώστης στην τελευταία παράγραφο του κειμένου.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Όλοι οι υπάλληλοι πρέπει να χρησιμοποιήσουν το νέο σύστημα έως τον Ιούνιο του 2017".
- Εάν είναι απαραίτητο, συμπεριλάβετε αποδεικτικά στοιχεία για να υποστηρίξετε τις συστάσεις.
Τερματίστε το σημείωμα με θετική νότα. Η τελευταία παράγραφος πρέπει να επισημαίνει τα απαραίτητα βήματα για την επίλυση του εν λόγω προβλήματος, εκτός από την επανάληψη της αλληλεγγύης της εταιρείας.
- Μπορείτε να γράψετε κάτι σαν "Θα χαρώ να συζητήσω τις προτάσεις αργότερα και να προχωρήσω με τις αποφάσεις που θα λάβουμε".
- Ένα άλλο παράδειγμα κλεισίματος: "Είμαστε πολύ ευχαριστημένοι με την επέκταση της γραμμής και είμαστε πεπεισμένοι ότι θα βοηθήσει την εταιρεία να γίνει πιο βιώσιμη".
- Το κλείσιμο πρέπει να έχει το μέγιστο δύο προτάσεις.
Μέρος 3 από 4: Οριστικοποίηση του υπομνήματος
Μορφοποιήστε το κείμενο ανάλογα. Χρησιμοποιήστε τυπική μορφοποίηση για εύκολη ανάγνωση, με γραμματοσειρά Arial ή Times New Roman μέγεθος 12. Χρησιμοποιήστε τυπικά περιθώρια Word σε όλες τις πλευρές.
- Μορφοποιήστε παραγράφους χρησιμοποιώντας διπλά κενά μεταξύ τους και χωρίς εσοχή.
Ελέγξτε το κείμενο. Διαβάστε το δυνατά για να βεβαιωθείτε ότι η γραφή είναι καθαρή, περιεκτική και χωρίς λάθη. Βεβαιωθείτε ότι η γλώσσα που χρησιμοποιείται είναι συνεπής και εξαλείψτε συγκεκριμένους και περιττούς όρους.
- Σφάλματα ορθογραφίας, γραμματικής και περιεχομένου, δίνοντας ιδιαίτερη προσοχή πολλά προσοχή σε ονόματα, ημερομηνίες και τιμές.
- Βεβαιωθείτε ότι το σημείωμα δεν είναι πολύ μεγάλο και κόψτε τα περιττά υλικά.
Υπογράψτε το σημείωμα. Το έγγραφο δεν πρέπει να περιλαμβάνει γραμμή υπογραφής, αλλά είστε ευτυχείς να το υπογράψετε. Συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά σας στο κείμενο και, μετά την εκτύπωσή του, υπογράψτε το με το χέρι με στυλό για να υποδείξετε ότι έχετε εγκρίνει το έγγραφο.
Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο εταιρείας, εάν υπάρχει. Μάθετε εάν η εταιρεία διαθέτει ένα συγκεκριμένο επιστολόχαρτο για τα σημειώματα. Εάν όχι, χρησιμοποιήστε το τυπικό επιστολόχαρτο της εταιρείας.
- Εάν δημιουργείτε ένα έγγραφο που θα σταλεί μόνο μέσω email, δημιουργήστε μια κεφαλίδα με το λογότυπο της εταιρείας σας και τα στοιχεία επικοινωνίας. Αποθηκεύστε το ως πρότυπο για τα επόμενα σημειώματα που γράφετε.
Επιλέξτε τον καλύτερο τρόπο διανομής του σημειώματος. Μπορείτε να εκτυπώσετε αντίγραφα του σημειώματος και να τα διανείμετε στο γραφείο ή απλά να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλους τους παραλήπτες.
- Εάν στέλνετε το σημείωμα μέσω email, μορφοποιήστε το σε HTML ή μετατρέψτε το σε PDF και επισυνάψτε το στο σώμα του μηνύματος.
Μέρος 4 από 4: Χρήση προτύπων
Αναζητήστε ένα πρότυπο σημείωσης στο Διαδίκτυο εάν δεν θέλετε να δημιουργήσετε το έγγραφο από την αρχή. Κάντε μια λεπτομερή αναζήτηση για να βρείτε το ιδανικό πρότυπο για την εταιρεία ή χρησιμοποιήστε τα πρότυπα που είναι διαθέσιμα στο Microsoft Word. Τα πρότυπα έχουν συνήθως μια τυπική βασική μορφή, αλλά χρησιμοποιούν διαφορετικές γραμματοσειρές και μεγέθη.
- Κατεβάστε το πιο κατάλληλο μοντέλο για ό, τι χρειάζεστε.
- Διαβάστε τους όρους χρήσης πριν χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε μοντέλο βρίσκεται στο Διαδίκτυο.
Ανοίξτε το ληφθέν μοντέλο στον υπολογιστή. Αφού κάνετε κλικ στο κουμπί λήψης, απλώς περιμένετε. Μεταβείτε στο φάκελο στον οποίο αποθηκεύσατε το αρχείο και ανοίξτε το στο Microsoft Word. Εάν το έγγραφο έγινε λήψη σε μορφές .ZIP ή.RAR, πραγματοποιήστε λήψη ενός προγράμματος εξαγωγής.
- Για να αποφύγετε προβλήματα συμβατότητας με τα πρότυπα που βρίσκονται στο Διαδίκτυο, εγκαταστήστε την πιο ενημερωμένη έκδοση του Microsoft Word στον υπολογιστή σας. Όταν χρησιμοποιείτε παλαιότερες εκδόσεις, τα μοντέλα ενδέχεται να μην λειτουργούν όπως αναμενόταν. Ενημερώστε πρώτα το Microsoft Word.
Διαμορφώστε την κεφαλίδα. Τα πρότυπα είναι πλήρως επεξεργάσιμα και μπορούν να προσαρμοστούν ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας στην κεφαλίδα οποιουδήποτε προτύπου, απλώς κάντε κλικ στην ενότητα και κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
Συμπληρώστε τα πεδία κεφαλίδας. Να είστε πολύ προσεκτικοί όταν συμπληρώνετε τα πεδία "Από", "Προς", "CC" και "Θέμα", ώστε να μην μένει τίποτα κενό. Ελέγξτε μετά τη συμπλήρωσή τους για να αποφύγετε τυπογραφικά λάθη και γραμματική.
Πληκτρολογήστε το μήνυμα. Τώρα είναι η ώρα να γράψετε την εισαγωγή, το σώμα και το κλείσιμο του υπομνήματος. Εάν προτιμάτε, χρησιμοποιήστε παραγγελίες για να οργανώσετε τις πληροφορίες.
- Διατηρήστε τη μορφοποίηση του προτύπου έτσι ώστε το κείμενο να είναι καλά ευθυγραμμισμένο και με σωστά περιθώρια.
- Εάν είναι απαραίτητο, προσαρμόστε το σημείωμα για να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα. Αυτό μπορεί να είναι καλή ιδέα εάν η χρήση λιστών καθιστά το κείμενο μολυσμένο και δύσκολο να διαβαστεί.
- Μην ξεχάσετε να διαγράψετε το προεπιλεγμένο κείμενο του προτύπου. Ελέγξτε προσεκτικά το έγγραφο πριν από την εκτύπωση ή την αποστολή του.
Μην ξεχνάτε το υποσέλιδο. Βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας και συνήθως περιέχει πρόσθετες πληροφορίες, όπως την προσωπική σας επαφή ή την εταιρεία σας. Αφιερώστε χρόνο στην κριτική για να επαληθεύσετε ότι οι πληροφορίες που καταχωρίσατε είναι σωστές. Δεν θέλετε να γράψετε ένα εξαιρετικό σημείωμα με λανθασμένα στοιχεία επικοινωνίας, έτσι;
Τροποποιήστε την εμφάνιση του εγγράφου. Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα της χρήσης ενός μοντέλου είναι η σχεδόν ολοκληρωμένη προσαρμογή του υπομνήματος. Δώστε στο έγγραφο λίγη προσωπικότητα για να το ξεχωρίσετε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κατάλληλο χρώμα για την κατάσταση, έτσι ώστε το σημείωμα να είναι οπτικά εντυπωσιακό, αλλά εξακολουθεί να είναι επαγγελματικό.
Αποθηκεύστε το σημείωμα ως νέο αρχείο. Είναι καλό να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του εγγράφου, το οποίο θα χρησιμεύσει ως απόδειξη της επικοινωνίας που αποστέλλεται στους υπαλλήλους.
Αποθηκεύστε το μοντέλο για να το χρησιμοποιήσετε ξανά. Όποτε χρειάζεστε ένα σημείωμα για ένα διαφορετικό θέμα, απλώς επεξεργαστείτε ξανά το πρότυπο, αλλάζοντας ό, τι είναι απαραίτητο. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο και θα δημιουργήσει συνεπή και επαγγελματική επικοινωνία. Ένα καλό σημείωμα θα τραβήξει την προσοχή των αναγνωστών.
Συμβουλές
- Μην εξηγείτε τον εαυτό σας πάρα πολύ. Είναι καλό να εξηγήσετε γιατί πρέπει να κάνετε κάτι, αλλά δεν χρειάζεται να υπερβάλλετε.
- Τα υπομνήματα πρέπει να είναι σύντομα, πάντα.
