Περιεχόμενο

• Βήματα

Η συγγραφή προσκλήσεων μπορεί να είναι ένα αγχωτικό μέρος του σχεδιασμού και της οργάνωσης μιας εκδήλωσης. Ωστόσο, εάν αφιερώσετε λίγο περισσότερο χρόνο στη λίστα επισκεπτών, εάν επιλέξετε το σωστό μέσο επικοινωνίας, εξατομικεύσετε τις προσκλήσεις και συλλέγετε απαντήσεις, μπορείτε να στείλετε προσκλήσεις γρήγορα και εύκολα και να παρακολουθείτε την αναπτυσσόμενη λίστα επισκεπτών.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Δημιουργία της λίστας επισκεπτών

1. 

   Δημιουργήστε μια βασική λίστα. Μια τέτοια λίστα πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα άτομα που δεν μπορούν να χάσουν την εκδήλωση, όπως η πλησιέστερη οικογένεια και οι καλύτεροι φίλοι τους. Εάν πρόκειται για επαγγελματική εκδήλωση, συμπεριλάβετε επιχειρηματικούς εταίρους στη λίστα. Τα πάρτι αποφοίτησης ή άλλοι ακαδημαϊκοί εορτασμοί μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν προτιμώμενους μέντορες και εκπαιδευτικούς. Οι γάμοι και άλλες εκδηλώσεις με πολλούς οικοδεσπότες πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τους ανθρώπους που είναι σημαντικοί για κάθε οικοδεσπότη.

2. 

   
   
   Συμπεριλάβετε άλλους φίλους και συγγενείς. Αφού ολοκληρώσετε τη βασική λίστα, συγκρίνετε τη με τον μέγιστο αριθμό ατόμων που μπορείτε να προσκαλέσετε στο πάρτι ή στην εκδήλωση. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε άλλα μέλη της οικογένειας και όχι φίλους. Εάν καταλήξετε να έχετε λιγότερα άτομα από το μέγιστο επιτρεπόμενο, δεν υπάρχει πρόβλημα, αλλά προσπαθήστε να μην υπερβείτε αυτόν τον αριθμό.

3. 

   
   
   Σκεφτείτε αδρανή. Εάν πρόκειται να επιτρέψετε στους επισκέπτες να φέρουν κάποιον άλλο στο πάρτι, θα πρέπει να λάβετε υπόψη αυτόν τον αριθμό κατά τον καθορισμό της τελικής λίστας. Επιπλέον, πρέπει να συμπεριλάβετε τις παραμέτρους πρόσκλησης. Για παράδειγμα, εάν δεν πρόκειται να συμπεριλάβετε παιδιά στην εκδήλωση, γράψτε ευγενικά υπενθυμίζοντας στους επισκέπτες ότι δεν πρέπει να φέρουν άλλα άτομα κάτω από μια συγκεκριμένη ηλικία.
   • Μπορείτε να γράψετε κάτι σαν, «κ. Ο João Almeida και η οικογένειά του καλούνται θερμά στη δεξίωση γάμου μας. Ζητούμε όλοι οι επισκέπτες να είναι άνω των 18 ετών ».

4. 

   
   
   Ελέγξτε τη λίστα. Είναι σημαντικό να μην αφήσετε κανέναν έξω. Ζητήστε από έναν φίλο ή μέλος της οικογένειάς σας να αναθεωρήσει τη λίστα μαζί σας και να υποβάλει προτάσεις σχετικά με την προσθήκη ή τη διαγραφή κάποιου. Να θυμάστε πάντα τον μέγιστο αριθμό επισκεπτών και να αποφεύγετε να προσκαλείτε πάρα πολλά άτομα. Ωστόσο, εάν πιστεύετε ότι ορισμένοι επισκέπτες δεν θα μπορούν να παρευρεθούν, προσκαλέστε μερικά ακόμη άτομα.
   • Εάν ανησυχείτε για ακυρώσεις, προσπαθήστε να στείλετε ένα μέρος των προσκλήσεων νωρίς. Στη συνέχεια, στείλτε έναν δεύτερο γύρο προσκλήσεων εάν πολλά άτομα δεν μπορούν να παρευρεθούν.

Μέρος 2 από 3: Δημιουργία των προσκλήσεων

1. 

   Κάντε τις δικές σας προσκλήσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα Microsoft Word, Adobe ή άλλο λογισμικό σχεδίασης. Εάν έχετε όμορφη γραφή, μπορείτε επίσης να γράψετε τα πάντα με το χέρι. Χρησιμοποιήστε χαρτί καλής ποιότητας με υφή από χαρτόνι ή κάτι πιο ενδιαφέρον.
   • Μια άλλη επιλογή είναι να δημιουργήσετε πολλαπλά επίπεδα στις προσκλήσεις. Ξεκινήστε με μια εκτύπωση σε μέγεθος κάρτας και προσθέστε ένα κομμάτι από χρωματιστό χαρτόνι ελαφρώς μεγαλύτερο από το πίσω μέρος. Χρησιμοποιήστε κόλλα ή κολλητική ταινία διπλής όψης.
   • Εάν θέλετε να εξατομικεύσετε και να εξοικονομήσετε χρόνο, χρησιμοποιήστε προσαρμοσμένα γραμματόσημα.Μπορείτε να μετατρέψετε ένα εξατομικευμένο θραύσμα ή φωτογραφία σε σφραγίδα και να αναπαράγετε γρήγορα κάθε κάρτα στους επισκέπτες.

2. 

   Αγοράστε εξατομικευμένες προσκλήσεις για εξοικονόμηση χρόνου σε σύγκριση με το DIY. Οι τιμές ποικίλλουν ευρέως ανάλογα με το στυλ, τον τύπο χαρτιού, την έγχρωμη ή ασπρόμαυρη εκτύπωση και άλλες μεταβλητές, οπότε αποκτήστε μια ιδέα για το πώς θέλετε η πρόσκληση να λάβει μια ακριβή προσφορά.
   • Υπάρχουν πολλά χαρτικά και καταστήματα ειδών γραφείου που εκτυπώνουν εξατομικευμένες προσκλήσεις.
   • Μπορείτε επίσης να βρείτε πολλούς ιστότοπους που κάνουν αυτόν τον τύπο προσκλήσεων.

3. 

   Κάντε ηλεκτρονικές προσκλήσεις. Εάν οι προσκεκλημένοι σας είναι πιο μοντέρνοι ή εάν η εκδήλωσή σας είναι λιγότερο επίσημη, έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε πολλές εφαρμογές για να προσκαλέσετε άτομα πιο εύκολα και γρήγορα μέσω email ή κοινωνικών μέσων. Τα περισσότερα προγράμματα σάς επιτρέπουν να συμπεριλάβετε τα δικά σας σχέδια ή να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο πρότυπο για να διευκολύνετε την πρόσκληση. Εκτός από την επιτάχυνση της διαδικασίας δημιουργίας σχεδιασμού, θα μπορείτε επίσης να στέλνετε αμέσως μέσω ψηφιακού αρχείου και να λαμβάνετε την απάντηση πιο γρήγορα, κάτι που είναι εξαιρετική ιδέα για όσους έχουν μικρότερη προθεσμία.

4. 

   Γράψτε κάτι πολύ δεκτικό. Συμπεριλάβετε την περίσταση, την ημερομηνία, την τοποθεσία και την ώρα της εκδήλωσης. Είναι επίσης σημαντικό να ενημερώσετε τους επισκέπτες εάν μπορούν ή όχι να φέρουν άλλους ανθρώπους. Επίσης, ζητήστε απάντηση χρησιμοποιώντας συνημμένη κάρτα, διεύθυνση email, εφαρμογή ή τηλέφωνο, ανάλογα με την προτίμησή σας. Διατηρήστε την πρόσκληση σύντομη και ευγενική, αλλά συμπεριλάβετε ευγενικά αιτήματα όπως: "Παρακαλώ παρακολουθήστε" ή "Ζητάμε την παρουσία σας" έτσι ώστε οι επισκέπτες να αισθάνονται ευπρόσδεκτοι.
   • Για παράδειγμα, γράψτε κάτι σαν: "Παρακαλώ ελάτε στο πάρτι γενεθλίων μου. Η εκδήλωση θα γίνει στις 16 Οκτωβρίου στο σπίτι μου. Το πάρτι θα είναι από τις 3 έως τις 2:30 μ.μ. Απαντήστε χρησιμοποιώντας την κάρτα, το email μου ή τηλεφωνώντας μου ».
   • Πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε ειδικές οδηγίες για την εκδήλωσή σας ή άλλες οδηγίες, όπως το κοστούμι ή άλλες σχετικές πληροφορίες.

5. 

   Χρησιμοποιήστε τη σωστή ονοματολογία για τον επισκέπτη. Το πιο σημαντικό πράγμα είναι η πρόθεση και η δική σας είναι να δείξετε σεβασμό στους επισκέπτες, οπότε κάντε μια προσπάθεια να θυμάστε και να συμπεριλάβετε αυτές τις λεπτομέρειες. Εάν προσκαλείτε μια ανύπαντρη γυναίκα, χρησιμοποιήστε το "Miss" ή "Ms." ή εάν η πρόσκληση αφορά έναν άντρα, χρησιμοποιήστε το "Mr.". Για ένα παντρεμένο ζευγάρι, χρησιμοποιήστε το "Mr." και «κυρία». Ωστόσο, τα πράγματα μπορεί να γίνουν πιο περίπλοκα, εάν προσκαλείτε φίλους ή συγγενείς με ειδικούς τίτλους, όπως "Dr." ή κάποιον άλλο σημαντικό τίτλο.
   • Εάν χρησιμοποιείτε λάθος ονοματολογία σε μια πρόσκληση, ζητήστε συγγνώμη μέσω τηλεφώνου, αυτοπροσώπως ή γραπτώς. Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να εξαργυρώσετε τον εαυτό σας για το gaffe.

6. 

   Συμπεριλάβετε τον παραλήπτη και τη διεύθυνση επιστροφής. Στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου, συμπεριλάβετε το όνομα, την οδό, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό σας κώδικα. Στο κέντρο, γράψτε τις ίδιες πληροφορίες με τον επισκέπτη. Μπορείτε επίσης να στείλετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας εντός της πρόσκλησης ή στην κάρτα απάντησης. Έτσι, εάν ο επισκέπτης χάσει το φάκελο, θα έχει ακόμα πρόσβαση στις πληροφορίες σας.

7. 

   Υπογράψτε ευγενικά. Η τελευταία πρόταση και η υπογραφή σας πρέπει να επιλεγούν ανάλογα με το κοινό. Για παράδειγμα, εάν προσκαλείτε το αφεντικό σας, ένας ευγενικός «προσεκτικός» είναι ο καλύτερος τρόπος για να αποχαιρετήσετε. Αν είναι για τους γονείς σας, γράψτε "με αγάπη". Αυτή είναι μια καλή ευκαιρία για να δώσετε στις προσκλήσεις σας μια γρήγορη και εύκολη εξατομικευμένη πινελιά.
   • Χρησιμοποιήστε ένα αστείο για να κάνετε την πρόσκληση πιο προσωπική. Για παράδειγμα: "Ευχαριστώ που με αγοράσατε πάντα ένα ποτό, Roberto". Αυτό είναι ένα πολύ προσωπικό μήνυμα που μπορείτε να γράψετε σε έναν συγκάτοικο κολλεγίου σχετικά με την πρόσκληση γάμου σας. Αλλά γνωρίζετε ότι δεν θα είναι πολύ κατάλληλο να το γράψετε στους γονείς σας.

8. 

   Διακοσμήστε τις προσκλήσεις. Μπορείτε να βρείτε μια μεγάλη ποικιλία απλών διακοσμητικών αντικειμένων, όπως σύνορα και πιο περίπλοκα, όπως αμπέλια, τριαντάφυλλα και κολοκύθες. Εάν έχετε έναν φίλο ή συγγενή που είναι καλλιτέχνης, ζητήστε του να εξατομικεύσει την πρόσκλησή σας. Αυτή είναι επίσης μια άλλη ευκαιρία να συμπεριλάβετε το προσωπικό σας στυλ κατά τη δημιουργία. Ωστόσο, να θυμάστε ότι ο σχεδιασμός πρέπει να ταιριάζει με το στυλ της εκδήλωσης. Για παράδειγμα, ένα κρανίο και ένα σταυρόνημα μπορεί να είναι ωραία για μια πρόσκληση σε πάρτι αποκριών, αλλά δεν θα φαίνονται καλά στην πρόσκληση του γάμου σας.

Μέρος 3 από 3: Συλλογή της απάντησης

1. 

   Παρακολουθήστε τις απαντήσεις με μη αυτόματο τρόπο. Εάν έχετε δώσει οδηγίες στους επισκέπτες να απαντήσουν χρησιμοποιώντας μια κάρτα που συμπεριλάβατε στην πρόσκληση ή μέσω τηλεφώνου, μπορεί να είναι ευκολότερο να δημιουργήσετε μια μη αυτόματη λίστα απαντήσεων. Μπορεί να είναι τόσο απλό όσο μια τυπωμένη λίστα επισκεπτών με πινακίδες βίζας που υποδηλώνουν παρουσία ή ένα "Χ" που δείχνει απουσία. Μια άλλη επιλογή είναι να δημιουργήσετε ένα πιο προηγμένο σύστημα παρακολούθησης χρησιμοποιώντας ένα υπολογιστικό φύλλο Excel με τον συνολικό αριθμό επιβεβαιώσεων, επιπλέον επισκέπτες, τον αριθμό των ενηλίκων ή των παιδιών, τον τύπο του πιάτου και άλλους προκαθορισμένους παράγοντες.

2. 

   Χρησιμοποιήστε ένα εικονικό σύστημα. Εάν έχετε αποφασίσει ότι οι ψηφιακές προσκλήσεις είναι η καλύτερη επιλογή για την εκδήλωσή σας, πιθανότατα θα έχετε πρόσβαση σε ένα πρόγραμμα παρακολούθησης απόκρισης και επιβεβαίωσης. Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους οι άνθρωποι επιλέγουν ηλεκτρονικές προσκλήσεις. Ωστόσο, εάν έχετε στείλει παραδοσιακές προσκλήσεις σε χαρτί, εξακολουθεί να είναι δυνατή η μεταφορά της λίστας επισκεπτών και των πληροφοριών σε ψηφιακά συστήματα παρακολούθησης για τον έλεγχο της διαδικασίας. Υπάρχουν αρκετοί πόροι στο Διαδίκτυο που είναι φτηνές ή δωρεάν.

3. 

   Προετοιμαστείτε για τον κατάλληλο αριθμό επισκεπτών. Όταν έχετε μια καλή ιδέα για τον αριθμό των επισκεπτών που μπορούν να παρευρεθούν στην εκδήλωση, κανονίστε τον χώρο, τον μπουφέ και άλλα καταλύματα για να καλύψετε τις ανάγκες αυτών που είναι παρόντες. Ελέγξτε ξανά τον αριθμό των γευμάτων που παραγγείλατε, τη μέγιστη χωρητικότητα του τόπου και άλλους παράγοντες για να έχετε μια καλή εμπειρία για όλους τους παρευρισκόμενους.

4. 

   Στείλτε ευχαριστήριες κάρτες. Δεν έχει σημασία αν έχετε λάβει ή όχι δώρα από τους επισκέπτες, είναι σημαντικό να δείξετε ότι είστε ευγνώμονες που έχουν προσθέσει την εκδήλωσή σας στο ημερολόγιό τους. Χρησιμοποιήστε μια λίστα υπογραφών ή ζητήστε από κάποιον να μείνει στην πόρτα για να παρακολουθεί ποιος παρακολούθησε. Στη συνέχεια, στείλτε ευχαριστήριες κάρτες.
   • Η κάρτα μπορεί να περιέχει ένα μήνυμα τόσο απλό όσο: "Σας ευχαριστούμε που ήρθατε στο πάρτι γενεθλίων μου!"
   • Εάν λάβατε ένα δώρο, συμπεριλάβετε μια συγκεκριμένη αναφορά στην κάρτα που λέει κάτι, "Σας ευχαριστώ πολύ που ήρθατε στο πάρτι αποφοίτησής μου. Ανυπομονώ να χρησιμοποιήσω το σετ των στυλό που μου έδωσες στη μελλοντική μου καριέρα! "
   • Όπως και οι προσκλήσεις, αυτές οι κάρτες μπορούν να εκτυπωθούν ψηφιακά ή παραδοσιακά, ανάλογα με τη δική σας κατάσταση.