Περιεχόμενο

• Βήματα

Αν και οι περισσότεροι άνθρωποι επικοινωνούν σήμερα μέσω τηλεφώνου ή e-mail, γνωρίζοντας πώς να γράψετε μια επίσημη επιστολή μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη περιστασιακά. Για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να στείλετε ένα επίσημο αίτημα σε μια εταιρεία, να ενημερώσετε έναν πελάτη για ένα σημαντικό θέμα ή ακόμα και να υποβάλετε αίτηση για εργασία. Όταν γράφετε μια επίσημη επιστολή, φροντίστε να ξεκινήσετε με τη διεύθυνσή σας, την ημερομηνία και τη διεύθυνση του παραλήπτη, εκτός από το χαιρετισμό σας.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Αντιμετώπιση κάποιου που γνωρίζετε

1. 

   Ορίστε το χαιρετισμό σας σε Εκτιμώμενο ή Εκτιμώμενο (θεραπεία) (ψευδώνυμο). Είναι σύνηθες να ξεκινάμε γράμματα με "εκτιμημένο", καθώς αυτή η λέξη εκφράζει συμπάθεια και επαγγελματισμό. Η μη χρήση του μπορεί να κάνει την επιστολή σας λιγότερο επίσημη.

2. 

   
   
   Συνεχίστε να ανοίγετε το χαιρετισμό σας με μια αντωνυμία θεραπείας. Μετά την «εκτίμηση», προσθέστε μια αντωνυμία θεραπείας όπως ο κ., Η κα, η κα, ο δρ. Κ.λπ. Εάν δεν γνωρίζετε το φύλο του παραλήπτη, αποκρύψτε την αντωνυμία θεραπείας. Χρησιμοποιήστε το "Mrs." όταν ο παραλήπτης της επιστολής είναι γυναίκα και δεν γνωρίζετε την οικογενειακή σας κατάσταση, καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη θέση της «κας». με το ίδιο νόημα.

3. 

   
   
   Χρησιμοποιήστε το επώνυμο του ατόμου στο χαιρετισμό σας. Προτιμήστε να χρησιμοποιήσετε το επώνυμο του παραλήπτη στο χαιρετισμό σας, για παράδειγμα, "Αγαπητή κυρία. Pereira "ή" Esteemed Mr. Gonçalves ", εκτός εάν εσείς και το άτομο γνωρίζετε ήδη ο ένας τον άλλο καλά και έχετε συνηθίσει να επικοινωνείτε μεταξύ τους με το όνομα.
   • Εάν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου, αλλά δεν είστε σίγουροι για το φύλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήρες όνομα του παραλήπτη ως ευγενική παραχώρηση, για παράδειγμα, "Αγαπητοί Luís Gonçalves".

4. 

   
   
   Τερματίστε τον χαιρετισμό σας με άνω και κάτω τελεία. Αν και τα κόμματα και τα ερωτηματικά είναι κοινά με ανεπίσημα γράμματα, ένας επίσημος χαιρετισμός πρέπει πάντα να σημειώνεται με άνω και κάτω τελεία. Ο χαιρετισμός σας θα πρέπει να έχει την ακόλουθη μορφή: "Αγαπητέ κ. Luis:" ή "Αγαπητέ συντάκτη:"

Μέθοδος 2 από 3: Χρήση γενικών χαιρετισμών

1. 

   Χρησιμοποιήστε έναν γενικό χαιρετισμό εάν δεν ξέρετε για ποιον είναι το γράμμα. Αυτός ο τύπος χαιρετισμού είναι κατάλληλος ανεξάρτητα από το ποιος το λαμβάνει. Για παράδειγμα, εάν δεν γράφετε την επιστολή με συγκεκριμένο άτομο κατά νου ή εάν η επιστολή σας πρόκειται να απευθυνθεί σε πολλά διαφορετικά άτομα, ξεκινήστε την με "Όποιος μπορεί να ενδιαφέρεται:"

2. 

   Χρησιμοποιήστε "Sir" ή "Madame" εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. «Αγαπητέ κύριε», «Αγαπητή κυρία» ή «Αγαπητέ κύριε και κυρία», είναι όλοι απολύτως αποδεκτοί τρόποι χαιρετισμού με επίσημες επιστολές. Επιπλέον, είναι ελαφρώς πιο προσωπικοί από έναν γενικό χαιρετισμό.

3. 

   Εάν γνωρίζετε το επάγγελμα του παραλήπτη, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε στον χαιρετισμό. Για επαγγελματικές επιστολές που απευθύνονται σε έναν συγκεκριμένο επαγγελματία, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε το επάγγελμα του παραλήπτη στο χαιρετισμό, αυτό δείχνει σεβασμό για τη θέση του. Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε με "Αγαπητέ συντάκτη:" ή "Αγαπητέ διευθυντή ανθρώπινου δυναμικού:"

Μέθοδος 3 από 3: Μορφοποίηση του γράμματος

1. 

   Επιλέξτε μεταξύ μορφής μπλοκ ή παραγράφου. Αυτές είναι οι πιο κοινές μορφές για επίσημα γράμματα. Σε μορφή μπλοκ, όλα τα μέρη του γράμματος θα ευθυγραμμιστούν με το αριστερό περιθώριο. Η μορφή παραγράφου απαιτεί να εσοχή στην αρχή κάθε παραγράφου, καθώς και τη διεύθυνση επιστροφής, τους χαιρετισμούς και την υπογραφή.
   • Η διαφορά μεταξύ των δύο στυλ είναι κυρίως ζήτημα προτίμησης. Ωστόσο, το στυλ μπλοκ χρησιμοποιείται συνήθως στις επαγγελματικές επιστολές σήμερα.

2. 

   Ξεκινήστε με τη διεύθυνσή σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τόσο τη διεύθυνση κατοικίας σας όσο και τη διεύθυνση της επιχείρησής σας, ανάλογα με το αν η επιστολή σας αποστέλλεται προσωπικά ή από την εταιρεία σας. Συμπεριλάβετε την οδό, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό σας κώδικα στη διεύθυνση, αλλά όχι το όνομά σας.
   • Εάν γράφετε το γράμμα σας σε μορφή μπλοκ, η διεύθυνσή σας πρέπει να ευθυγραμμιστεί με το αριστερό περιθώριο. Εάν η μορφή είναι σε παραγράφους, ευθυγραμμίστε την με ένα κενό στα δεξιά του κεντρικού περιθωρίου.
   • Οι αριθμοί τηλεφώνου και οι διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γενικά δεν εισάγονται στη διεύθυνση του αποστολέα, αλλά είναι εντάξει εάν θέλετε να εισαγάγετε.

3. 

   Συμπεριλάβετε την ημερομηνία μία γραμμή κάτω από τη διεύθυνση επιστροφής. Η ημερομηνία που θα δημοσιεύσετε θα είναι η ημέρα που γράψατε την επιστολή. Είναι σημαντικό να υπάρχει κενό μεταξύ της διεύθυνσής σας και της ημερομηνίας και δύο κενών μεταξύ της ημερομηνίας και της διεύθυνσης του παραλήπτη.

4. 

   Ξεκινήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη με το όνομά του. Δύο κενά κάτω από την ημερομηνία, γράψτε το όνομα του ατόμου που θα λάβει την επιστολή, συμπεριλαμβανομένης της αντωνυμίας θεραπείας, όπως ο κ., Κα, κα. ή Δρ. Χρησιμοποιήστε την ίδια αντωνυμία θεραπείας όπως στον χαιρετισμό.

5. 

   Μετά το όνομα του παραλήπτη, συμπεριλάβετε το όνομα της επιχείρησής του και την πλήρη διεύθυνση. Κάτω από το όνομα του ατόμου που λαμβάνει την επιστολή, αναφέρετε το πλήρες όνομα της εταιρείας στην οποία εργάζεται, εάν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή. Για επίσημες προσωπικές επιστολές, μπορείτε να παραλείψετε το όνομα της επιχείρησης, απλώς ακολουθήστε την πλήρη διεύθυνση. Για τη διεύθυνση επιστροφής, συμπεριλάβετε το όνομα της οδού, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα.

6. 

   Συμπεριλάβετε μια προσοχή όταν γράφετε σε μια εταιρεία. Εάν η επιστολή σας απευθύνεται σε εταιρεία ή εταιρεία ή σε συγκεκριμένο τμήμα, μπορείτε να προσθέσετε μια προσοχή για να κατευθύνετε την επιστολή σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Για να το κάνετε αυτό, προσθέστε 2 γραμμές κάτω από τη διεύθυνση και 2 γραμμές πάνω από τον χαιρετισμό. Αυτός ο χαιρετισμός πρέπει να απευθύνεται στην εταιρεία ή το τμήμα.

7. 

   Γράψτε το χαιρετισμό σας μία γραμμή κάτω από τη διεύθυνση του παραλήπτη. Ο χαιρετισμός είναι ένα κομπλιμέντο και πρέπει να είναι το πρώτο πράγμα που θα διαβάσει ο παραλήπτης. Θα πρέπει να ευθυγραμμιστεί με το αριστερό περιθώριο.
   • Αυτά μπορεί να είναι μερικά παραδείγματα χαιρετισμών: "Αγαπητέ κ. Luis:" ή "Αγαπητέ καθηγητή:"

8. 

   Ακολουθήστε με το σώμα και το κλείσιμο του γράμματος. Εάν επιλέξατε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή μπλοκ, το σώμα, το κλείσιμο και η υπογραφή πρέπει να ευθυγραμμιστούν με το αριστερό περιθώριο. Εάν έχετε επιλέξει τη μορφή σε παραγράφους, το σώμα πρέπει να ευθυγραμμιστεί με μια ακριβή εσοχή παραγράφου και το κλείσιμο θα είναι σε ένα κενό αριστερά από το κέντρο, ευθυγραμμισμένο με τη διεύθυνση του παραλήπτη.
   • Για το κλείσιμο, είναι σημαντικό να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως "Ειλικρινά" ή "Ευχαριστώ" και πρέπει να ακολουθείται από κόμμα. Μόνο το πρώτο γράμμα πρέπει να είναι κεφαλαίο. Παράλειψη 4 γραμμών, που θα πρέπει να είναι ο χώρος για την υπογραφή σας και, στη συνέχεια, τελειώστε με το όνομά σας.