Περιεχόμενο

• Βήματα
• Ερωτήσεις και απαντήσεις κοινότητας
• Συμβουλές

Άλλες ενότητες

Εάν εξαντλείται ο χώρος στο email IBM Notes, αλλά δεν είστε έτοιμοι να διαγράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξετάστε το ενδεχόμενο να τα αρχειοθετήσετε. Η αρχειοθέτηση email σημαίνει αντιγραφή μηνυμάτων σε διαφορετική τοποθεσία στον υπολογιστή σας. Μάθετε πώς μπορείτε να αρχειοθετήσετε τις σημειώσεις IBM για να ελευθερώσετε χώρο στο λογαριασμό σας ενώ αποθηκεύετε τα αρχικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Βοηθά επίσης τον υπολογιστή και το λογισμικό σας να λειτουργούν με κορυφαία απόδοση.

Βήματα

1. 

   Περιορίστε το μέγεθος του αρχείου αλληλογραφίας σας. Διατηρήστε το μέγεθος του αρχείου αλληλογραφίας σας μικρότερο από 500MB. (Ορισμένοι οργανισμοί ενδέχεται να απαιτούν αυστηρότερο περιορισμό, όπως 200MB.)
   • Ελέγξτε το μέγεθος των δεδομένων σας μεταβαίνοντας στο Αρχείο, Βάση δεδομένων, Ιδιότητες. Στο Lotus 8, μεταβείτε στο Αρχείο, Εφαρμογές, Ιδιότητες.
   • Κάντε κλικ στην καρτέλα "i". Ο αριθμός μετά το "Space Space" είναι πόσα δεδομένα έχετε επί του παρόντος στο IBM Notes.

2. 

   
   
   Μάθετε τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις του οργανισμού σας. Εάν χρησιμοποιείτε IBM Notes για σχολείο ή εργασία, ενδέχεται να υπάρχουν ήδη ρυθμίσεις αρχειοθέτησης. Αυτό βοηθά τους οργανισμούς να ελέγχουν τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά χρήστη, καθώς και τη γενική απόδοση των υπολογιστών εντός του οργανισμού. Εάν οι ρυθμίσεις αρχειοθέτησης έχουν ήδη δημιουργηθεί, επικοινωνήστε με το προσωπικό του τεχνικού σας συστήματος για να δείτε εάν μπορούν να τροποποιηθούν.

3. 

   
   
   Προσδιορίστε τις επιθυμητές ρυθμίσεις αρχειοθέτησης. Μπορείτε να αρχειοθετήσετε όλα τα μηνύματα IBM Notes ή να επιλέξετε συγκεκριμένα. Θα πρέπει επίσης να αποφασίσετε πόσο συχνά θέλετε να αρχειοθετούνται οι σημειώσεις IBM.
   • Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
   • Μεταβείτε στις Ενέργειες, Αρχείο, Ρυθμίσεις.
   • Μεταβείτε στην καρτέλα Κριτήρια και βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί "Προεπιλογή για τελευταία τροποποίηση".
   • Κάντε κλικ στο "ok" για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
   • Βεβαιωθείτε ότι τα κριτήρια είναι ενεργοποιημένα.

4. 

   
   
   Προγραμματίστε αυτόματα αρχεία. Ο προγραμματισμός των αυτόματων αρχείων διασφαλίζει ότι αρχειοθετείτε τακτικά και με συνέπεια. Σας εξοικονομεί επίσης χρόνο.
   • Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
   • Μεταβείτε στις Ενέργειες, Αρχείο, Ρυθμίσεις.
   • Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματισμός. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το "Προγραμματισμός αρχειοθέτησης".
   • Επιλέξτε την κατάλληλη ώρα και ημέρα που θέλετε ο υπολογιστής σας να αρχειοθετήσει τα αρχεία σας.

5. 

   Μη αυτόματη αρχειοθέτηση IBM Notes. Ακόμα κι αν προγραμματίσετε την αυτόματη αρχειοθέτηση, μπορείτε ακόμα να αρχειοθετήσετε χειροκίνητα ανά πάσα στιγμή.
   • Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
   • Ανοίξτε την αλληλογραφία ή το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
   • Μεταβείτε στις Ενέργειες, Αρχείο, Αρχειοθετήστε τώρα.
   • Κάντε κλικ στο Ναι για αρχειοθέτηση σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις σας.

6. 

   Αρχειοθέτηση χρησιμοποιώντας τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης. Αυτός είναι απλώς ένας άλλος τρόπος για τη μη αυτόματη αρχειοθέτηση των IBM Notes.
   • Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
   • Ανοίξτε την αλληλογραφία ή το φάκελο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
   • Επιλέξτε τα κατάλληλα μηνύματα.
   • Σύρετε τα μηνύματα στο απαιτούμενο αρχείο στο παράθυρο περιήγησης.

7. 

   Προβολή αρχειοθετημένων μηνυμάτων. Παρόλο που έχετε αρχειοθετήσει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ίσως χρειαστεί να έχετε πρόσβαση σε αυτό κατά καιρούς. Το αρχείο αρχειοθέτητός σας θα μιμείται τους φακέλους που έχετε ρυθμίσει στον λογαριασμό σας IBM Notes. Όλα θα παραμείνουν οργανωμένα με τον τρόπο που το σχεδιάσατε.
   • Ανοίξτε την κατάλληλη εφαρμογή (Mail).
   • Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχειοθέτηση στο παράθυρο περιήγησης.
   • Επιλέξτε το κατάλληλο αρχείο (δηλαδή, Προεπιλογή για Τελευταία τροποποίηση).

Ερωτήσεις και απαντήσεις κοινότητας

Συμβουλές

• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σημαντικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν έχετε σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο IBM Notes, φροντίστε να τα αντιγράψετε σε άλλη τοποθεσία, όπως σε CD ή DVD. Αυτό σας παρέχει ένα επιπλέον αντίγραφο σε περίπτωση που συμβεί κάτι στο διακομιστή ή στο αντίγραφο που είναι αποθηκευμένο στον προσωπικό σας υπολογιστή.
• Διαγράψτε παλιά και περιττά μηνύματα, ειδικά αν περιέχουν συνημμένα. Αυτό θα συμβάλει επίσης στη μείωση του μεγέθους των δεδομένων σας και θα βοηθήσει στην απόδοση του υπολογιστή σας.