Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Ένα πρόγραμμα μας επιτρέπει να θυμόμαστε ραντεβού, εργασίες, προθεσμίες και διασκεδαστικές δραστηριότητες πολύ πιο εύκολα. Η συνήθεια να χρησιμοποιείτε, να ενημερώνετε και να παίρνετε έναν διοργανωτή παντού μπορεί να είναι δύσκολη, αλλά μερικά απλά κόλπα μπορούν να σας βοηθήσουν να συμπεριλάβετε την ατζέντα στην καθημερινή ζωή με συνεχή και αποτελεσματικό τρόπο.

Βήματα

Μέρος 1 από 2: Αγορά του σωστού υλικού

1. 

   Προσδιορίστε γιατί θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα ημερολόγιο. Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι καθημερινών διοργανωτών, ο καθένας για διαφορετικά καθήκοντα και προσωπικότητες. Μερικά είναι πολύ απλά, όπως σημειωματάρια, άλλα έχουν διαφορετικές ενότητες για διαφορετικούς τύπους εργασιών. Σκεφτείτε γιατί θέλετε να αγοράσετε ένα και πώς θα το χρησιμοποιούσατε. Είναι πολύ σημαντικό να λάβετε υπόψη αυτά τα ζητήματα, καθώς είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιήσετε μια ατζέντα - περισσότερα από ένα θα δημιουργήσουν σύγχυση και θα καταλήξουν στον αρχικό σκοπό. Ρωτήστε τον εαυτό σας τις ακόλουθες ερωτήσεις:
   • Χρειάζομαι μια ενότητα για να γράψω αριθμούς τηλεφώνου;
   • Είναι ο κύριος στόχος να θυμόμαστε τις δεσμεύσεις;
   • Θέλω μια ατζέντα που διαρκεί περισσότερο από ένα χρόνο;
   • Θέλω να αντικαταστήσει ένα άλλο εργαλείο οργάνωσης (όπως μια λίστα υποχρεώσεων);
   • Θέλω ένα απλό σημειωματάριο ή μια ατζέντα με διαφορετικές λειτουργίες και ενότητες;
   • Προτιμώ έναν καθημερινό διοργανωτή που είναι αρκετά μικρός για να χωράει στην τσέπη μου ή αρκετά μεγάλος για να λαμβάνω σημειώσεις κατά τη διάρκεια των συναντήσεων εργασίας μου;
   • Θέλω μια ατζέντα με περισσότερο χώρο για τις καθημερινές, ή θα την χρειάζομαι κυρίως για δραστηριότητες Σαββατοκύριακου;

2. 

   
   
   Αγοράστε ένα πρόγραμμα που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Οι ημερήσιοι διοργανωτές βρίσκονται σε διάφορες τοποθεσίες, όπως καταστήματα ειδών γραφείου, καταστήματα χαρτικών και ηλεκτρονικά καταστήματα. Οι τιμές ποικίλλουν ευρέως, από λίγες μόνο έως περισσότερες από 100 reais. Αν και η αισθητική του προϊόντος είναι σημαντική, προσέξτε πρώτα τη διάταξη και τις ενότητες. Βεβαιωθείτε ότι έχει μια ευχάριστη οργάνωση και ταιριάζει με τις ευθύνες και τον τρόπο ζωής σας.

3. 

   
   
   Σκεφτείτε πώς μοιάζει το ημερολόγιο. Αν και η λειτουργία είναι το πιο σημαντικό στοιχείο, είναι πιο πιθανό να συνηθίσετε να χρησιμοποιείτε τον διοργανωτή εάν είναι αισθητικά ελκυστικό. Μερικά είναι πολύ απλά και έχουν μόνο μαύρο κάλυμμα, άλλα είναι πολύχρωμα και εκκεντρικά, γεμάτα περίτεχνα σχέδια και εκτυπώσεις. Οτιδήποτε πηγαίνει, αρκεί να είναι σύμφωνο με την επαγγελματική διακόσμηση που απαιτείται στο χώρο εργασίας σας.
   • Παρατηρήστε τη σχεδίαση του καλύμματος και του εσωτερικού. Μερικά άτομα προτιμούν σελίδες χωρίς οδηγίες, για παράδειγμα. Μερικοί συμπαθούν τη συμμετρία, άλλες προτιμούν πιο δυναμικές διατάξεις. Μπορείτε επίσης να προτιμήσετε μια συγκεκριμένη γραμματοσειρά. Για να έχετε ένα επιπλέον κίνητρο, είναι σημαντικό η ατζέντα να κοιτάζει ευχάριστα - μέσα και έξω.

4. 

   
   
   Συμπληρώστε με μολύβια και στυλό. Ένα ημερολόγιο δεν είναι πολύ χρήσιμο αν δεν μπορείτε να γράψετε τίποτα σε αυτό. Διατηρήστε αρκετά στυλό και μολύβια αιχμηρά, όπου είναι πιο πιθανό να χρησιμοποιηθεί, όπως:
   • Ο χαρτοφύλακας σας;
   • Η τσάντα σου;
   • Το γραφείο σου;
   • Το γραφείο σου;
   • Δίπλα στα σταθερά;
   • Εάν συνεχίζετε να χάνετε μολύβια και στυλό, αφήστε το μολύβι έκτακτης ανάγκης στην ίδια την ημερήσια διάταξη. Μερικά από αυτά έχουν μικρό χώρο αποθήκευσης που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ένα εφεδρικό μολύβι.

Μέρος 2 από 2: Αποτελεσματική χρήση της ατζέντας

1. 

   Δέσμευση να χρησιμοποιείτε καθημερινά την ημερήσια διάταξη. Οι άνθρωποι που δεσμεύονται σταθερά είναι πιο πιθανό να τηρήσουν. Οι ρουτίνες είναι δύσκολο να αλλάξουν, αλλά λέγοντας στον εαυτό σας ότι έχετε αποφασίσει να κάνετε κάτι διαφορετικά θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε μια νέα συνήθεια.
   • Λάβετε υπόψη ότι είναι πιο πιθανό να δημιουργήσουμε καλές συνήθειες όταν επικεντρωνόμαστε σε μία από αυτές κάθε φορά, οπότε μην είστε συγκλονισμένοι με νέες μεθόδους διαχείρισης χρόνου. Προς το παρόν, απλώς επικεντρωθείτε στο να ενημερώνετε το πρόγραμμά σας.

2. 

   Μιλήστε σε έναν φίλο σας σχετικά με την επιθυμία να χρησιμοποιήσετε μια ημερήσια διάταξη. Είναι επίσης πιο πιθανό να διατηρήσουμε μια νέα συνήθεια όταν οι άνθρωποι γύρω μας γνωρίζουν τι αποφασίζουμε και υποστηρίζουμε την απόφασή μας. Μιλήστε με έναν φίλο ή συνάδελφο για αυτό. Μπορεί επίσης να θέλει να υιοθετήσει αυτή τη χρήσιμη συνήθεια. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να θυμάστε ο ένας τον άλλον.

3. 

   Κρατήστε το ημερολόγιό σας στο ίδιο μέρος, τόσο στην εργασία όσο και στο σπίτι, κάθε μέρα. Χρησιμοποιήστε το ως τον μοναδικό σας διοργανωτή - οι ευθύνες σας θα τακτοποιηθούν γρήγορα με περισσότερες από μία ατζέντες. Αυτό μπορεί να είναι λίγο δύσκολο στην αρχή, γιατί θα πρέπει να είστε ενημερωμένοι στη δουλειά και στο σπίτι. Για να βεβαιωθείτε ότι το ημερολόγιό σας είναι πάντα γύρω, ορίστε ένα συγκεκριμένο μέρος για να το αποθηκεύσετε στο γραφείο και στο σπίτι. Μην το αποθηκεύετε ποτέ αλλού: η συνέπεια είναι το κλειδί για την ανάπτυξη αυτής της συνήθειας.
   • Τα καλύτερα μέρη για να διατηρήσετε την ατζέντα σας στο σπίτι περιλαμβάνουν το γραφείο στο σταθερό, το χαρτοφύλακα ή την τσάντα εργασίας ή δίπλα στο κινητό τηλέφωνο και τα κλειδιά σπιτιού.
   • Στο γραφείο, μπορεί να αποθηκευτεί στο κεντρικό συρτάρι ή κάτω από το γραφείο σας, δίπλα στο τηλέφωνο ή στην τσάντα σας.

4. 

   Γράψτε υπενθυμίσεις για να συνηθίσετε να φέρνετε το πρόγραμμα εργασίας σας στο σπίτι και το αντίστροφο. Όταν συνηθίζουμε να χρησιμοποιούμε έναν διοργανωτή, μπορεί να καταλήξουμε να ξεχάσουμε να τον φέρουμε μαζί μας. Για να μην συμβεί αυτό, διαδώστε υπενθυμίσεις σε ορατά μέρη, τόσο στο σπίτι όσο και στην εργασία. Μελέτες δείχνουν ότι οι σημειώσεις που αφήνονται στο "post-its" είναι ένα από τα πιο αποτελεσματικά μέσα για την ενθάρρυνση μιας συγκεκριμένης συμπεριφοράς. Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο, αφήνοντας σημειώσεις με την ερώτηση "Θυμηθήκατε να λάβετε το ημερολόγιο;" σε πολύ ορατά μέρη, όπως:
   • Στο σημειωματάριο.
   • Στο τραπέζι εργασίας.
   • Δίπλα στο τηλέφωνο.
   • Στην πόρτα;
   • Στο τραπέζι της κουζίνας.
   • Στον καθρέφτη του μπάνιου.
   • Μόλις αποκτήσετε τη συνήθεια να παίρνετε το ημερολόγιο μαζί σας, οι σημειώσεις μπορούν να αφαιρεθούν.

5. 

   Μεταφορά πληροφοριών στο ημερολόγιο. Πρέπει να συμπεριλάβουμε πολλές πληροφορίες σε έναν οργανωτή που αγοράστηκε πρόσφατα. Πιθανότατα έχετε ήδη κάποια ραντεβού, εργασίες σε εξέλιξη και άλλες μη οργανωμένες πληροφορίες. Αφιερώστε μία ή δύο ώρες για να συμπεριλάβετε όλα αυτά στο νέο πρόγραμμα, ώστε να μπορείτε να εξασκήσετε πώς να το ενημερώσετε σωστά. Αυτή η στάση θα επιτρέψει επίσης πιο αποτελεσματικό προγραμματισμό χρόνου. Τα στοιχεία που μπορούν να προστεθούν στο ημερολόγιο περιλαμβάνουν:
   • Σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας, όπως αυτά της οικογένειας, φίλων, συναδέλφων και πελατών.
   • Επαγγελματικές συναντήσεις
   • Πρόγραμμα μαθημάτων
   • Προθεσμίες για σχολική εργασία ή επαγγελματικά έργα ·
   • Οι αλλαγές στο Shift (εάν η εργασία σας δεν έχει μόνιμο πρόγραμμα).
   • Διαβουλεύσεις με γιατρούς ή οδοντίατροι.
   • Γενέθλια αγαπημένων προσώπων.
   • Ειδικές εκδηλώσεις στην εργασία
   • Ειδικές προσωπικές εκδηλώσεις
   • Σημαντικές ημέρες που σχετίζονται με χόμπι ή εξωσχολικές δραστηριότητες (για παράδειγμα, ημέρες πρόβας για σχολικό παιχνίδι ή ημέρες τάξης zumba).

6. 

   Ελέγχετε την ημερήσια διάταξη κάθε πρωί. Καθημερινά, πριν από την έναρξη της εργασίας, ελέγχετε το ημερολόγιο για να ελέγξετε τυχόν δεσμεύσεις, συναντήσεις ή ευθύνες. Αφιερώστε ένα λεπτό για να σκεφτείτε εάν πρέπει να προσθέσετε οποιαδήποτε εργασία στο πρόγραμμα της ημέρας ή αν θέλετε να ακυρώσετε ή να αναβάλλετε άλλη. Χρησιμοποιήστε αυτήν την ώρα για να σχεδιάσετε την ημέρα σας και να διαχειριστείτε τον χρόνο αποτελεσματικά όταν εργάζεστε.

7. 

   Ελέγχετε την ημερήσια διάταξη κάθε απόγευμα. Πριν φύγετε από τη δουλειά, συμβουλευτείτε ξανά τον διοργανωτή, βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει όλα όσα σχεδιάσατε. Δείτε αν πρέπει να εισαγάγετε αντικείμενα για την επόμενη εβδομάδα. Πάντα να ενημερώνετε το πρόγραμμά σας πριν φύγετε από την εργασία σας για να έχετε καλύτερο έλεγχο στις επαγγελματικές σας ευθύνες.

8. 

   Παρακινήστε τον εαυτό σας με θετική ενίσχυση. Σκεφτείτε την ατζέντα ως θετικό στοιχείο της ζωής σας, όχι βαρετό ή κουραστικό έργο. Χρησιμοποιήστε τον διοργανωτή ως τρόπο ανταμοιβής για τα καθήκοντα που επιτελέσατε. Σύντομα, θα αρχίσετε να εκτελείτε όλα τα καθήκοντα με την απλή χαρά να περάσετε κάθε στοιχείο από τη λίστα ραντεβού. Για να καλλιεργήσετε θετική ενίσχυση, κάντε τα εξής:
   • Διαγράψτε όλες τις εργασίες και τα ραντεβού μόλις τα ολοκληρώσετε. Όταν αποθαρρύνεστε, ρίξτε μια ματιά σε όλα όσα διαγράψατε στην ημερήσια διάταξη και να είστε περήφανοι για αυτό που έχετε επιτύχει.
   • Επιβραβεύστε τον εαυτό σας για την ολοκλήρωση ορισμένου αριθμού εργασιών. Για κάθε πέντε αντικείμενα που διαγράφονται στην ημερήσια διάταξη, περιποιηθείτε τον εαυτό σας με μια μικρή απόλαυση, όπως έναν καφέ ή έναν σύντομο περίπατο. Αυτό θα σας παρακινήσει να χρησιμοποιήσετε το πρόγραμμα σωστά και επίσης να εκτελέσετε όλες τις εργασίες.
   • Κάντε κάτι ωραίο όταν κοιτάζετε την ατζέντα. Μην βλέπετε τον διοργανωτή ως εργασία, αλλά ως σημαντικό εργαλείο παραγωγικότητας. Για να συσχετίσετε την ατζέντα με θετικά συναισθήματα, κάντε κάποια ευχάριστη δραστηριότητα κάθε πρωί και απόγευμα, ενώ συμβουλεύεστε το πρόγραμμα της ημέρας. Πιείτε ένα υπέροχο φλιτζάνι καφέ, φάτε μια σοκολάτα ή ακούστε την αγαπημένη σας μουσική. Με αυτόν τον τρόπο, ο εγκέφαλος θα αρχίσει να συσχετίζει την ατζέντα με θετικά συναισθήματα.
   • Δώστε στον εαυτό σας μια ειδική απόλαυση σε εβδομάδες όταν το πρόγραμμα χρησιμοποιείται σωστά. Στην αρχή, όταν ξεκινήσαμε να αποκτούμε αυτήν τη συνήθεια, ίσως χρειαζόμαστε επιπλέον κίνητρα για να φέρουμε την ατζέντα μαζί μας και να την ενημερώνουμε καθημερινά. Έτσι, κάθε εβδομάδα που θυμάστε να ενημερώνετε τον διοργανωτή και να το έχετε πάντα μαζί σας, κάντε κάτι ιδιαίτερα καλό για τον εαυτό σας: αγοράστε παγωτό, πηγαίνετε στις ταινίες ή πιείτε με φίλους. Σε λίγες μόνο εβδομάδες, θα έχετε τη συνήθεια να φέρετε πάντα την ατζέντα.
   • Γράψτε θετικά πράγματα στον διοργανωτή, καθώς και πιο σοβαρές ευθύνες. Χρησιμοποιώντας το ημερολόγιο για να θυμάστε τις αγαπημένες σας δραστηριότητες (όπως το γεύμα με έναν φίλο) και τις λιγότερο διασκεδαστικές δραστηριότητες (όπως ραντεβού με τον οδοντίατρο), θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να μείνετε πιστοί στη νέα συνήθεια.

9. 

   Συνεχίστε να ενημερώνετε το πρόγραμμα όπως απαιτείται. Όταν το ελέγχετε πρωί και βράδυ, προσθέστε νέες εργασίες, ραντεβού, προθεσμίες και συναντήσεις. Επίσης, ενημερώστε πάντα το πρόγραμμά σας όταν εμφανίζεται μια νέα εργασία. Η ενημέρωσή του θα σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον χρόνο πιο αποτελεσματικά, εμποδίζοντας σας να αισθάνεστε συγκλονισμένοι. Όταν βάζουμε ένα έργο σε χαρτί, δεν χρειάζεται πλέον να το έχουμε κατά νου, το οποίο αποτρέπει τα φοβερά συναισθήματα αμφιβολίας και ανησυχίας.
   • Εάν αρχίσετε να αισθάνεστε συγκλονισμένοι, μετακινήστε ορισμένα στοιχεία σε μια ξεχωριστή κατηγορία "εκκρεμών εργασιών" όπου μπορείτε να εργαστείτε με πιο χαλαρό ρυθμό. Μην καταστρέψετε το κίνητρό σας κοιτάζοντας εργασίες που δεν μπορούν ποτέ να επιτευχθούν κατά τη διάρκεια μιας κανονικής εργάσιμης ημέρας.

10. 

    Κάνε υπομονή. Οι νέες συνήθειες μπορεί να χρειαστούν δύο ή περισσότερους μήνες για να γίνουν αυτόματες. Έως ότου η συνήθεια είναι πλήρως ριζωμένη, μπορείτε να ξεχάσετε την ημερήσια διάταξη κάπου ή να αποτύχετε να κλείσετε ραντεβού. Να είστε υπομονετικοί και ανεκτικοί στον εαυτό σας. Θυμηθείτε ότι η επιδιόρθωση μιας νέας ρουτίνας απαιτεί χρόνο και η περιστασιακή ξεχασμό δεν θα αποτρέψει την πραγματοποίηση αυτής της επιδιόρθωσης.
    • Το σχέδιο Β μπορεί να είναι χρήσιμο για μέρες που η ημερήσια διάταξη ξεχνά στο σπίτι. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε τυχόν νέα ραντεβού εργασίας μετά τη λήξη του και να τα πάρετε σπίτι για να ενημερώσετε το πρόγραμμά σας. Στην περίπτωση εξαιρετικά σημαντικών γεγονότων και προθεσμιών, μια επιλογή θα ήταν να χρησιμοποιήσετε έναν διαδικτυακό διοργανωτή για να στείλετε υπενθυμίσεις την κατάλληλη στιγμή: με αυτόν τον τρόπο, δεν θα ξεχάσετε ποτέ σημαντικά ραντεβού, ακόμη και όταν αφήσετε την ημερήσια διάταξη στο σπίτι.

Συμβουλές

• Μην βλέπετε την ατζέντα ως καθήκον, αλλά ως πλεονέκτημα. Θα αισθανθείτε πολύ περισσότερο τον έλεγχο της ζωής σας με τον διοργανωτή και λίγα λεπτά την ημέρα θα εξοικονομήσετε ώρες εργασίας μακροπρόθεσμα.
• Το μυστικό για την ανάπτυξη μιας νέας συνήθειας είναι η συνέπεια σε συνδυασμό με θετική ενίσχυση.Ακολουθήστε μια ρουτίνα, εστιάζοντας σε όλα τα οφέλη που προσφέρει η ατζέντα στη ζωή σας και ανταμείβοντας τον εαυτό σας όταν πρέπει να διατηρήσετε τα κίνητρα ψηλά.
• Αγοράστε μια ατζέντα κατάλληλη για τα γούστα και τις δεσμεύσεις σας που περιέχει όλες τις ενότητες που είναι απαραίτητες για να διατηρήσετε τη ζωή σας οργανωμένη.

Προειδοποιήσεις

• Αναπόφευκτα, όταν αναπτύσσουμε μια νέα συνήθεια, θα υπάρξουν στιγμές που θα αποτύχουμε. Μπορεί να ξεχάσετε το πρόγραμμά σας στο σπίτι μια μέρα ή να συνειδητοποιήσετε ότι έχετε μπερδευτεί όταν γράφετε μια ώρα συνάντησης. Σκεφτείτε το ως μια μαθησιακή εμπειρία: μην παραιτηθείτε από την ημερήσια διάταξη. Θα κάνει τη ζωή σας πολύ πιο εύκολη.